Devenir freelance administratif : Comment faire ?

Le freelance administratif est un professionnel indépendant qui propose des services de gestion administrative aux entreprises, entrepreneurs et professions libérales. Ses missions peuvent inclure la gestion des emails, la facturation, la relance clients, la saisie de données ou encore le support RH. Dans ce guide complet nous allons vous expliquer pas à pas comment vous lancer ! 

Pourquoi devenir freelance administratif ? Les atouts

Le freelancing est en forte croissance, avec près d’1 million de freelances en France (+92 % depuis 2009) et 1,57 milliard dans le monde en 2025. Parallèlement, la digitalisation pousse les entreprises à externaliser leurs tâches administratives pour gagner en efficacité et réduire leurs coûts.

La demande pour des services administratifs externalisés est en forte croissance, notamment parmi les entrepreneurs, artisans, professions libérales et TPE/PME. Ces petites structures, souvent en manque de ressources internes, privilégient les freelances pour gérer des tâches administratives sans embaucher de personnel à temps plein. Cette externalisation permet aux entreprises de gagner du temps, réduire leurs coûts et bénéficier d’une grande flexibilité. 

En 2024, la France comptait 1,1 million de freelances, un chiffre qui devrait atteindre 1,2 million d'ici 2025. Les TPE et PME passent en moyenne 130 jours par an sur des tâches administratives, mais seulement 24 % utilisent des solutions digitales adaptées. Ce besoin croissant d'externalisation administrative ouvre de nombreuses opportunités pour les freelances administratifs, qui peuvent répondre à la demande de flexibilité et d'efficacité des petites entreprises.

Quel budget pour devenir freelance administratif ?

Pour démarrer une activité de freelance administratif, les coûts varient entre 850 € à 3 500 € en fonction du matériel nécessaire, des démarches administratives, ainsi que des éventuelles formations ou accompagnements.

Comment faire pour devenir freelance administratif ? Les étapes

Étudier le marché

Les freelances administratifs peuvent répondre à une variété de besoins spécifiques en fonction du profil du client.

Les freelances administratifs répondent à une diversité de besoins selon le profil de leurs clients :

• TPE et PME : Ces structures, souvent limitées en ressources internes, externalisent des tâches telles que la gestion des agendas, la facturation ou le suivi administratif pour gagner en efficacité.
• Indépendants et micro-entrepreneurs : Ils sollicitent des freelances pour des missions ponctuelles comme la gestion des courriels, la préparation de devis ou la tenue de dossiers clients.
• Professions libérales : Les avocats, médecins ou notaires font appel à des assistants spécialisés pour gérer des tâches administratives spécifiques à leur domaine.
• Start-ups

Choisir son positionnement et ses services 

Les freelances administratifs peuvent se spécialiser dans une variété de domaines. Par exemple : 

Assistance administrative généraliste : Idéale pour les TPE/PME nécessitant une gestion polyvalente des tâches courantes.

Secrétariat médical : Gestion des dossiers patients, prise de rendez-vous, facturation des actes médicaux. 

Secrétariat juridique : Rédaction d'actes, gestion de procédures, suivi des dossiers juridiques. 

Gestion des factures et devis : Élaboration de devis, émission de factures, suivi des paiements.

Aide à la gestion des ressources humaines : Soutien dans le recrutement, la gestion des contrats et la paie.

Vous pouvez choisir de travailler en indépendant pour une totale liberté, ou rejoindre une plateforme pour une gestion simplifiée de vos missions et clients.

Réaliser un business plan

Même en tant que freelance, un business plan reste essentiel pour structurer et organiser son activité. Il sert de feuille de route, permettant de définir des objectifs clairs et de planifier les actions nécessaires pour atteindre le succès.

Choisir le statut juridique et créer son entreprise

Lorsque vous lancez votre activité en tant que freelance administratif, le choix du statut juridique est super important. Ce choix impacte vos responsabilités fiscales, sociales et comptables, ainsi que la manière dont vous gérez votre activité. Voici un aperçu des trois statuts les plus courants pour un freelance administratif : 

N'hésitez pas à tester ce simulateur afin de connaître la forme juridique qui vous correspond le mieux !

Déterminer le montant du capital social

Pour un freelance administratif, le capital social peut être nul ou symbolique, selon le statut choisi.

• Capital nul : Cela signifie qu'aucun capital n'est requis pour démarrer l’activité. C'est le cas pour la micro-entreprise, où vous n'avez pas besoin de verser de somme initiale.
• Capital symbolique : Cela désigne un capital très faible, généralement 1 €, comme c’est le cas pour la SASU ou EURL. Bien que le montant soit minime, il permet de protéger votre patrimoine personnel tout en respectant les exigences légales pour créer une société. 

Bon à savoir : Nous conseillons de déposer un capital entre 500 et 1000€ pour apporter de la crédibilité à la structure ! 

Réaliser les démarches administratives

Les formalités d'immatriculation varient selon le statut choisi pour un freelance administratif :

• Micro-entreprise : L’immatriculation se fait en ligne sur le site officiel. Les démarches sont simples et rapides, sans besoin de comptabilité complexe. Fiscalité simplifiée avec le prélèvement libératoire ou le régime de la micro-fiscalité.
• SASU : L'immatriculation nécessite la rédaction de statuts, un dépôt de capital (même symbolique), et la publication d'une annonce légale. Des obligations comptables et fiscales plus lourdes s'appliquent, avec la tenue d'une comptabilité complète et la déclaration des résultats. L’impôt sur les sociétés (IS) est le régime fiscal par défaut.
• EURL : L’immatriculation se fait également par la rédaction des statuts et le dépôt du capital, suivi de la publication d’une annonce légale. La comptabilité est plus complexe que pour une micro-entreprise, et le freelance peut être soumis à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés, selon les choix.

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Dans tous les cas, chaque statut implique des obligations fiscales et comptables, mais elles sont plus légères pour la micro-entreprise.

Souscrire aux assurances obligatoires

En tant que freelance administratif, certaines assurances sont recommandées voire obligatoires, selon les activités exercées.

Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro) : Bien qu’elle ne soit pas obligatoire pour tous les freelances, elle est fortement recommandée, voire obligatoire dans certains secteurs. Elle couvre les dommages causés à des tiers dans le cadre de l’exercice de votre activité (erreurs, omissions, négligence, etc.).

Prévoyance : La prévoyance, qui couvre les risques liés à l'incapacité de travail (maladie, accident), n’est pas obligatoire pour les freelances, mais elle est fortement conseillée.

Mutuelle santé : Bien que la mutuelle ne soit pas obligatoire pour les freelances, elle est recommandée pour bénéficier d'une couverture de santé optimale. 

Bien que certaines assurances soient non obligatoires, elles sont vivement conseillées pour protéger votre activité et votre bien-être personnel.

Trouver ses premiers clients

Pour trouver des clients, un freelance administratif peut utiliser plusieurs canaux de prospection :

• Réseaux sociaux : Des plateformes comme LinkedIn, Facebook ou Instagram sont essentielles pour se faire connaître. Publier régulièrement du contenu pertinent (conseils, témoignages, études de cas) aide à attirer l’attention des prospects. 
• Plateformes de freelancing : Des sites comme Malt, Upwork ou Fiverr sont des lieux où les freelances peuvent proposer leurs services à une large base de clients potentiels. Bien que la concurrence soit importante, ces plateformes offrent un cadre sécurisé pour débuter et gagner en visibilité.
• Bouche-à-oreille : Le réseau personnel et professionnel est souvent un excellent moyen de trouver de nouveaux clients. Le bouche-à-oreille et les recommandations des anciens clients jouent un rôle dans le développement d’une activité freelance.

S'équiper en outils de travail

Pour exercer efficacement en tant que freelance administratif, l'utilisation de logiciels adaptés est essentielle. Voici une sélection des outils incontournables :

Suite bureautique : Microsoft Office ou Google Workspace pour la gestion des documents, des feuilles de calcul et des présentations.

Outils de gestion de projets et de tâches : Trello ou Asana pour organiser les tâches et suivre l’avancement des projets clients.

CRM (Customer Relationship Management) : HubSpot CRM ou Zoho CRM pour gérer les contacts clients, suivre les interactions et automatiser certaines tâches commerciales.

Plateformes de facturation : Facture.net, Debitoor ou QuickBooks pour créer, envoyer et suivre les factures, ainsi que pour gérer la comptabilité.

Ces outils vous permettent de gagner en productivité, de mieux organiser votre travail et de gérer plus facilement les aspects administratifs de votre activité.

Se faire connaître et fidéliser ses clients

Pour un freelance administratif, il est très important de se faire connaître et de fidéliser ses clients. Voici quelques stratégies de marketing digital efficaces :

• Réseaux sociaux : Utilisez LinkedIn, Facebook ou Instagram pour partager votre expertise, interagir avec des clients potentiels et promouvoir vos services. Publiez des conseils, des témoignages clients et des études de cas pour bâtir votre crédibilité.
• Site Internet : Créez un site web professionnel qui présente vos services, vos tarifs et vos témoignages. Un site bien conçu offre une visibilité en ligne et renforce votre image de professionnel.
• SEO (Référencement Naturel) : Optimisez votre site internet pour le référencement naturel afin d'être mieux positionné sur les moteurs de recherche. Utilisez des mots-clés pertinents pour attirer des visiteurs intéressés par vos services.
• Networking : Participez à des événements en ligne ou en présentiel, rejoignez des groupes de freelances ou des forums professionnels. Le bouche-à-oreille et les recommandations sont souvent de puissants leviers pour attirer de nouveaux clients et fidéliser les existants.

En combinant ces stratégies, vous pourrez non seulement attirer de nouveaux clients, mais aussi renforcer les relations avec ceux qui vous font déjà confiance.

Combien de temps pour devenir freelance administratif ?

Le processus de démarrage d'une activité de freelance administratif se divise en plusieurs étapes , chacune ayant des délais spécifiques. En moyenne, il faut compter entre 2 et 4 semaines entre la réflexion, la création du statut et les premières missions.

Bon à savoir : La gestion du temps est essentielle, en tant que freelance, vous serez responsable de votre emploi du temps. La gestion des priorités et l’organisation sont des compétences clés pour réussir à honorer les délais tout en gérant plusieurs clients.

Quelles sont les aides pour devenir freelance administratif ?

Se lancer en tant que freelance peut être complexe, mais plusieurs structures offrent un soutien  pour faciliter les démarches et le développement de votre activité. 

• BGE : Offre des conseils et des formations pour la création d'entreprise.
• CMA : Accompagne les artisans et freelances dans les métiers indépendants.
• France travail (ex Pôle emploi) : Propose des dispositifs d'accompagnement et des aides spécifiques pour les créateurs d'entreprise.
• Incubateurs : Fournissent des ressources, des conseils et un réseau pour les jeunes entreprises.

Pour soutenir les freelances dans leurs premiers pas, des aides financières sont disponibles, afin de réduire les risques et faciliter le lancement de l’activité. 

• ACRE : Exonération partielle des charges sociales pendant les premières années.
• ARCE : Versement en capital d’une partie des allocations chômage pour les créateurs d'entreprise.
• ARE : Maintien des allocations chômage pour soutenir les freelances au début de leur activité.

Ces aides et accompagnements offrent une sécurité financière et un soutien indispensable pour démarrer en toute confiance.

Quelles obligations et réglementations pour devenir freelance administratif ?

En tant que freelance administratif, certaines obligations sont à respecter pour assurer la conformité de votre activité :

• Confidentialité : Vous pouvez être amené à signer des contrats de confidentialité (NDA) pour protéger les données de vos clients.
• Protection des données et RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux freelances qui traitent des données personnelles de mettre en place des mesures pour assurer leur sécurité et leur confidentialité.

Les obligations fiscales et comptables varient en fonction du statut juridique choisi par le freelance. 

Ces obligations doivent être respectées pour éviter toute sanction. Il est souvent recommandé de faire appel à un expert-comptable. 

Comment réussir en tant que freelance administratif ? Nos conseils

Réussir en tant que freelance administratif ne repose pas uniquement sur vos compétences techniques. Pour développer votre activité, il est essentiel de créer un réseau solide, en utilisant des outils comme LinkedIn ou le bouche-à-oreille. La prospection reste un levier indispensable pour décrocher des missions. Ensuite, misez sur vos soft skills : soyez organisé, rigoureux et autonome pour gagner la confiance de vos clients. Enfin, pour fidéliser votre clientèle et obtenir des recommandations, délivrez un travail de qualité et restez toujours à l’écoute de leurs besoins.

Les questions courantes sur le métier de freelance administratif

Faut-il un diplôme pour devenir freelance administratif ?

Non, il n'est pas nécessaire d'avoir un diplôme spécifique pour devenir freelance administratif. Cependant, des formations comme un BTS Assistant de gestion ou une formation en secrétariat peuvent être un atout pour acquérir des compétences techniques et améliorer la crédibilité auprès des clients.

Est-ce rentable de devenir freelance administratif ?

Cela dépend des tarifs pratiqués et du nombre de clients. En moyenne, les revenus mensuels peuvent varier de 1 500 à 3 000 euros pour un freelance débutant, et dépasser les 5 000 euros pour un freelance expérimenté avec un portefeuille de clients stable.

Où trouver des missions en tant que freelance administratif ?

Les plateformes de freelancing comme Malt, Upwork, ou Fiverr sont des sources populaires pour trouver des missions. Vous pouvez également utiliser LinkedIn, compter sur les recommandations clients et participer à du networking pour élargir votre réseau.

Quelles compétences sont essentielles pour réussir ?

Les compétences clés incluent une bonne organisation, une maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.), des capacités en communication, et une excellente gestion du temps pour répondre efficacement aux demandes des clients.