Quels sont les frais véritablement déductibles en SASU ? (2025)

Lors de la gestion d'une SASU, il est essentiel de connaître les frais déductibles pour optimiser la fiscalité de l'entreprise. Certaines dépenses professionnelles peuvent être soustraites du bénéfice imposable, réduisant ainsi l'impôt à payer. Cependant, seules les dépenses jugées nécessaires par l'administration fiscale sont déductibles. Cet article présente les principaux frais déductibles en SASU et les conditions à respecter pour en bénéficier.

Pourquoi déduire des frais en SASU ? 

La déduction des frais en SASU permet de réduire le bénéfice imposable, ce qui diminue l'impôt sur les sociétés (IS). Les frais déductibles incluent les dépenses liées au fonctionnement (loyer, équipements), aux salaires, aux frais kilométriques, etc. Ces frais doivent être justifiés et permettent de payer moins d'impôts.

Comment déduire des frais en SASU ?

Procédure à suivre pour la déduction :

1. Identifier les frais professionnels engagés.
2. Remplir une note de frais détaillant chaque dépense.
3. Soumettre la note de frais à l'entreprise pour validation.
4. Comptabiliser les frais dans les comptes de la société, en respectant la réglementation fiscale.

La note de frais doit inclure la date, la description des frais, le montant, ainsi que la nature de la dépense (transport, repas, matériel, etc.). Elle doit aussi mentionner le motif professionnel des frais.

Il est essentiel de conserver toutes les pièces justificatives (factures, tickets de caisse, etc.) pour prouver la réalité des dépenses. Ces justificatifs doivent être joints à la note de frais pour pouvoir bénéficier de la déduction fiscale.

L'intérêt de déduire les charges est de réduire le bénéfice imposable de l'entreprise, ce qui permet de diminuer le montant de l'impôt à payer. 

Quels sont les différents types de frais déductibles en SASU ?

En SASU, les frais déductibles incluent les salaires et charges sociales, les honoraires professionnels (comptable, avocat), les frais de déplacement (transport, repas, hébergement), le loyer et charges des locaux ainsi que les achats de matériel et de fournitures.

Les dépenses de publicité, les intérêts d'emprunts, les amortissements des biens professionnels, les assurances, les cotisations à des syndicats, les frais juridiques et de formation sont également déductibles. 

Comment savoir si mes frais sont réellement déductibles pour ma SASU ?

Pour savoir si vos frais sont déductibles pour votre SASU, vous devez vous assurer qu'ils sont en lien avec votre activité professionnelle, ils doivent être justifiés avec des factures et conformes à la législation fiscale. La nature de la dépense est primordiale car certains frais peuvent avoir des restrictions. De plus, les frais ne doivent pas être excessifs ou injustifiés.

En complément, vous pouvez faire appel à un expert-comptable ou vous référer à la documentation fiscale officielle.

Exemple de frais déductibles en SASU

Les frais de repas

Pour qu’un repas d’affaires soit totalement déductible, il doit être lié à une activité professionnelle (réunion avec un client, partenaire, fournisseur). Le repas doit être justifié par l'intérêt direct de l'entreprise et non par une simple convivialité.

Les repas courants sont déductibles sous certaines conditions. En 2024, le plafond de déduction est de 14,40 € par personne sauf exception. Les repas doivent être pris lors d’un déplacement professionnel avec justification de l’impossibilité de rentrer chez soi pour déjeuner.

L’entreprise doit prouver qu’il était impossible de rentrer chez soi pour le repas et le montant des frais ne doit pas dépasser les plafonds fixés. Les frais doivent être justifiés par des factures ou tickets de caisse.

Les frais de déplacement et d’utilisation du véhicule

Le barème kilométrique applicable pour un président de SASU permet de déduire les frais liés à l'utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles. Le montant de la déduction dépend de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule selon un barème publié chaque année par l'administration fiscale.

Les frais de carburant, d’entretien, d’assurance, de péages et de réparations peuvent être remboursés si le véhicule est utilisé pour des besoins professionnels. Ces dépenses sont couvertes par le barème kilométrique ou peuvent être remboursées sous forme de frais réels si les justificatifs sont fournis.

La distance entre le domicile et le siège social est prise en compte pour le calcul des frais kilométriques. Cependant, un plafond de distance peut être appliqué pour éviter la déduction des trajets excessifs. Le remboursement est possible uniquement si le véhicule est utilisé à des fins professionnelles et si les conditions fiscales sont respectées.

Les frais liés au domicile du président (siège social à domicile)

Une partie des frais de téléphone, électricité, eau, assurances, etc. peut être déduite si une partie du logement est utilisée à des fins professionnelles. La déduction est calculée au prorata de l’espace consacré à l’activité de l'entreprise.

Le calcul de la déduction se fait en fonction de la surface occupée par l'entreprise dans le logement. Par exemple, si 20% de la surface du logement est utilisée pour l’activité, alors 20% des charges liées au logement peuvent être déduites.

Il est possible de louer un espace à sa propre société (SASU) à condition que le loyer soit raisonnable et en ligne avec les prix du marché. Le loyer peut être payé par la SASU mais il doit être justifié par un contrat de location et un usage professionnel de l’espace.

Les frais liés à des dépenses spécifiques pour l’entreprise

Les emprunts personnels ne peuvent pas être remboursés par la SASU sauf si les fonds ont été utilisés spécifiquement pour des dépenses professionnelles liées à l’entreprise. En revanche, les frais de formation sont remboursables si la formation est directement liée au développement des compétences du président pour l’activité professionnelle de la SASU.

Les cadeaux et frais de réception sont déductibles dans la limite de 69 € TTC par an et par bénéficiaire. Les dépenses doivent être justifiées par un objectif commercial (fidélisation, prospection) et liées à l’activité de l’entreprise.

Les dépenses liées au développement de l'entreprise, comme les frais de publicité, les études de marché ou les investissements en matériel professionnel peuvent être remboursées par la société si elles sont nécessaires à l’activité et justifiées par des pièces comptables.

La déduction des frais avant la création de la SASU

Les frais engagés avant la création de la SASU peuvent être repris par la société après son immatriculation, sous certaines conditions. Cela permet à l’entreprise de prendre en charge des dépenses liées à son lancement, comme les frais de notaire, de publicité ou d’étude de marché.

Les dépenses qui peuvent être prises en charge avant la création de la SASU doivent être directement liées à l’activité de la société (ex : frais de constitution, achats de matériel). Elles doivent être justifiées et prouvées comme nécessaires au démarrage de l’activité.

Les frais engagés avant la création de la SASU peuvent généralement être repris dans un délai de 3 mois avant l’immatriculation de la société, mais ce délai peut varier en fonction des situations spécifiques.

Les erreurs à éviter pour ne pas risquer un contrôle fiscal sur la déductibilité des frais

Il est essentiel de ne pas dépasser les limites de la déductibilité pour éviter que l’administration fiscale ne considère les frais comme non justifiés. Les dépenses doivent être en lien direct avec l’activité professionnelle et raisonnables sinon elles risquent de ne pas être acceptées et entraîner un redressement fiscal.

Si des frais excessifs ou non pertinents sont soumis, l’administration fiscale peut les rejeter et imposer des sanctions financières. Les abus peuvent entraîner des amendes ou des pénalités pour tentative de fraude fiscale, voire un contrôle fiscal approfondi.

Pour éviter les litiges, il est important de garder tous les justificatifs (factures, notes de frais, etc.) et de respecter les plafonds de déduction. Il est également conseillé de bien documenter le lien entre chaque dépense et l’activité professionnelle, et de consulter un expert-comptable pour s'assurer que les dépenses sont bien conformes aux règles fiscales.

Quelles sont les dépenses non déductibles en SASU ?

Les frais d’habillement et les dépenses personnelles ne sont généralement pas déductibles car ils ne sont pas directement liés à l’activité professionnelle. L’administration fiscale exclut ces dépenses de la déduction fiscale sauf si elles sont strictement nécessaires à l'exercice de l'activité (ex : uniformes ou tenues spécifiques pour certains métiers).

Les loisirs personnels, les vacances, les dépenses de repas personnels, ou encore les frais liés à l’entretien personnel (coiffure, vêtements non professionnels) ne peuvent pas être déduits. De même, les dépenses non liées à l’activité professionnelle (ex : achats pour la vie privée) ne sont pas éligibles à la déduction fiscale.

Quelles sont les limites de déduction des frais professionnels en SASU ?

Certaines dépenses sont soumises à des plafonds de déduction imposés par la législation. Par exemple, la déduction est limitée à 14,40 € par personne pour les repas en 2024. Pour les frais kilométriques, la déduction dépend du barème fiscal en fonction du type de véhicule et de la distance parcourue, avec des plafonds par catégorie de véhicule.

L’entreprise peut ajuster ses frais en s’assurant que les dépenses respectent les plafonds de déduction et sont justifiées par des factures ou des documents appropriés. Pour optimiser les frais déductibles, il est conseillé de tenir une comptabilité rigoureuse, de limiter les dépenses non essentielles et de consulter un expert-comptable pour ajuster les déclarations fiscales en fonction des critères légaux.

Quelles différences avec d’autres statuts juridiques ?

Les frais déductibles pour un président de SASU et un gérant de SARL sont similaires, englobant les dépenses professionnelles justifiées et directement liées à l'activité, comme les frais de déplacement, de repas ou de formation.

Pour un président de SASU et un entrepreneur individuel, la différence réside principalement dans le statut juridique et les modalités de rémunération. Le président de la SASU est assimilé à un salarié, ce qui peut lui permettre de bénéficier de certaines protections sociales tandis que l’entrepreneur individuel peut déduire ses frais plus directement dans le cadre du régime fiscal de la micro-entreprise ou en frais réels.

Dans le cas de la micro-entreprise, les frais ne peuvent pas être déduits mais un abattement forfaitaire est appliqué pour les charges, ce qui limite la possibilité de déduction comparée aux autres statuts.

FAQ sur les frais déductibles en SASU (Questions fréquemment posées)

Quels frais sont remboursables avant la création de la SASU ?

Avant la création de la SASU, les frais remboursables incluent les dépenses liées à la préparation du projet si elles sont justifiées comme nécessaires au lancement de l’activité. Le délai pour la reprise de ces frais est généralement de 3 à 6 mois après l’immatriculation selon les circonstances.

Quelle est la différence entre les frais déductibles et les frais de débours ?

Les frais déductibles sont des dépenses soustraites des revenus pour réduire l'impôt sur les bénéfices. Les frais de débours, quant à eux, sont des sommes avancées pour un tiers (ex. frais de notaire) et qui doivent être remboursées par le client ou l'actionnaire.

Les cotisations de mutuelle santé sont-elles déductibles dans le cadre d’une SASU ?

Les cotisations de mutuelle santé pour un dirigeant de SASU sont déductibles si elles concernent un contrat collectif souscrit au nom de l'entreprise. Elles sont alors considérées comme des charges professionnelles. Contrairement aux travailleurs non salariés, les dirigeants assimilés salariés bénéficient d'une couverture similaire soumise aux charges sociales. Il est conseillé de choisir une mutuelle collective optimisée fiscalement.

Les frais de formation suivis avant la création de la SASU peuvent-ils être remboursés par l’entreprise ?

Les frais de formation doivent être liés aux compétences nécessaires pour la fonction de dirigeant pour être considérés comme indispensables au démarrage. Ils peuvent être enregistrés comme charges professionnelles s'ils sont justifiés et directement liés à l'activité future après l'immatriculation de la SASU.

Le seuil de 38 120 euros évoqué pour la déduction des charges s’applique-t-il au chiffre d’affaires ou au bénéfice net ?

Le seuil de 38 120 euros concerne le chiffre d'affaires, pas le bénéfice net. Il détermine l'éligibilité à des régimes fiscaux avantageux comme celui de la micro-entreprise. Si le chiffre d'affaires dépasse ce seuil, l'entreprise doit déclarer ses charges réelles.

En télétravail, les frais de repas, notamment le déjeuner pris près du domicile, sont-ils déductibles ?

Les frais de repas pris à domicile ou près du domicile en télétravail ne sont généralement pas déductibles sauf si un déplacement professionnel est justifié. Les repas doivent être pris dans un cadre strictement professionnel pour être considérés comme déductible.

Si mes achats professionnels (logiciels, écrans, etc.) sont facturés à mon nom personnel plutôt qu’à celui de la SASU, cela pose-t-il problème pour leur déductibilité ?

Oui, cela peut poser problème car les achats doivent être facturés au nom de la SASU et être directement liés à son activité pour être déductibles. Si les factures sont à titre personnel, elles ne pourront pas être considérées comme des charges professionnelles et donc ne seront pas déductibles.

Est-il possible de déduire l’achat d’un local destiné à l’activité de la SASU ?

Oui, l'achat d'un local destiné à l'activité de la SASU est déductible mais uniquement dans le cadre des charges liées à l'exploitation de l'entreprise. Les frais liés à cet achat (amortissement, entretien, taxes foncières) peuvent être déduits mais l'achat lui-même ne peut pas être déduit directement puisqu'il sera amorti sur plusieurs années.

Peut-on déduire partiellement le loyer lorsque le siège social est établi via une agence de domiciliation tout en travaillant depuis son domicile ?

Oui, il est possible de déduire partiellement le loyer payé pour la domiciliation du siège social via une agence à condition que cette dépense soit justifiée et liée à l'activité professionnelle. Cependant, le loyer du domicile personnel ne sera déductible que pour la partie allouée à l’activité professionnelle en fonction de la surface dédiée à cette activité.

Si je consacre une chambre de ma résidence à mon activité professionnelle, est-il possible de déduire une partie du loyer même si j’utilise aussi les espaces communs ?

Oui, si vous consacrez une chambre de votre résidence à l’activité professionnelle, vous pouvez déduire une partie du loyer calculée au prorata de la surface dédiée à l'activité. Cependant, si vous utilisez aussi des espaces communs, vous devrez appliquer une répartition raisonnable des coûts (loyer, charges, etc.) en fonction de l’utilisation professionnelle de l’ensemble du logement.

En tant que propriétaire domiciliant ma SASU à mon adresse personnelle, comment déduire les charges récurrentes (électricité, assurance, forfait internet) et quel montant raisonnable peut-on imputer ?

En tant que propriétaire domiciliant votre SASU à votre adresse personnelle, vous pouvez déduire une partie des charges récurrentes (électricité, assurance, internet) proportionnellement à la surface dédiée à l'activité. Par exemple, si l’espace professionnel représente 20% de votre logement, vous pouvez imputer 20% de ces charges. Le montant doit rester raisonnable et justifié par des documents précis pour être accepté par l'administration fiscale.

Si le siège social est domicilié à titre personnel sans contrat de bail, puis-je déduire les travaux de sécurisation (par exemple, le remplacement d’une baie vitrée) liés à mon activité professionnelle ?

Oui, vous pouvez déduire les travaux de sécurisation (comme le remplacement d'une baie vitrée) si ces dépenses sont directement liées à l'activité professionnelle de la SASU. Cependant, la déduction sera proportionnelle à l'utilisation professionnelle de votre domicile. Par exemple, si vous utilisez 20% de votre logement pour l'activité, vous pourrez déduire 20% des frais engagés pour ces travaux.

Sources et références

https://www.urssaf.fr/accueil.html

https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000046872552

https://www.impots.gouv.fr/particulier/je-declare-mes-frais-professionnels

https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F31212#:~:text=Avec%20le%20bar%C3%A8me%202025%20%3A,domicile)%20%3D%2010%2C55%20%E2%82%AC