Quel logiciel de comptabilité choisir en tant que photographe ?

Quel compte comptable utiliser pour un photographe ?

Swapn : un outil parfait pour les photographes en société

Swapn se distingue comme une solution particulièrement adaptée aux photographes ayant opté pour une structure en société. Ce logiciel offre une approche simplifiée de la comptabilité tout en garantissant une conformité totale avec les obligations légales.

• La gestion comptable complète est le premier atout de Swapn. Le logiciel prend en charge la comptabilité d'engagement, essentielle pour les photographes qui travaillent souvent sur des projets s'étalant sur plusieurs périodes. Vous pouvez ainsi enregistrer vos factures dès leur émission, même si le paiement intervient plus tard.
• La synchronisation bancaire automatique permet de gagner un temps précieux. Vos transactions sont importées et catégorisées automatiquement, vous évitant les saisies manuelles fastidieuses.
  
  
• Le module de facturation et devis intégré est particulièrement utile pour les photographes. Vous pouvez créer des devis personnalisés pour vos séances photo, les convertir en factures en un clic, et suivre leur statut (envoyées, en attente, payées).
• La génération automatique de la liasse fiscale est un avantage majeur pour les photographes en société. À la fin de l'exercice comptable, le logiciel génère tous les documents nécessaires pour votre déclaration fiscale, vous évitant ainsi les erreurs potentielles et le stress des échéances.
• L'interface intuitive et le support humain constituent la cerise sur le gâteau. Swapn a été conçu pour être accessible aux personnes sans connaissance en comptabilité, avec une interface claire et un support client réactif, disponible pour répondre à vos questions spécifiques liées à votre activité de photographe.

Photographe indépendant : quelles obligations comptables ?

Les obligations comptables d'un photographe varient selon son statut juridique. Voici les principales situations que vous pourriez rencontrer :

Micro-entreprise (BNC)

En tant que photographe en micro-entreprise, votre régime comptable est simplifié, mais certaines obligations demeurent :

• La franchise de TVA s'applique tant que vous ne dépassez pas le seuil de chiffre d'affaires (77 700 € pour 2025). Vous ne facturez pas de TVA à vos clients et ne la récupérez pas sur vos achats.
• Le livre des recettes est obligatoire. Ce registre chronologique doit mentionner toutes vos recettes professionnelles, même celles réglées en espèces.

Bon à savoir : conservez ce livre pendant au moins 6 ans, c'est une obligation légale en cas de contrôle.

• Les factures conformes doivent respecter des mentions légales obligatoires : votre nom, numéro SIRET, mention du régime fiscal, coordonnées du client, description de la prestation, etc.
• La déclaration URSSAF doit être effectuée mensuellement ou trimestriellement. Elle permet de calculer vos cotisations sociales sur la base de votre chiffre d'affaires.

Régime réel (EI, EURL, SASU)

Pour les photographes ayant opté pour une entreprise individuelle ou une société au régime réel, les obligations sont plus étendues :

• La TVA doit être déclarée et payée mensuellement ou trimestriellement selon votre régime. Vous collectez la TVA sur vos prestations et pouvez déduire celle payée sur vos achats professionnels.
• Le suivi des charges doit être rigoureux. Vous devez enregistrer toutes vos dépenses professionnelles (matériel photo, location de studio, logiciels de retouche, etc.) pour les déduire de votre résultat imposable.
• La déclaration 2035 ou la liasse fiscale doit être produite annuellement. La 2035 concerne les entrepreneurs individuels au régime BNC, tandis que les sociétés doivent produire une liasse fiscale plus complète.
• La tenue du FEC (Fichier des Écritures Comptables) est obligatoire. Ce fichier dématérialisé contient l'ensemble de vos écritures comptables et peut être demandé en cas de contrôle fiscal.

Ce qu'un logiciel comptable doit gérer pour les photographes

Un bon logiciel de comptabilité pour photographe doit offrir des fonctionnalités spécifiques adaptées à votre métier :

• La création de devis et factures est essentielle. Vous devez pouvoir établir rapidement des devis détaillés pour vos clients (shooting mariage, séance portrait, reportage événementiel) et les transformer facilement en factures une fois la prestation réalisée.
• Le suivi des règlements clients vous permet de garder une vision claire sur les paiements reçus et ceux en attente. Cette fonction est particulièrement utile pour les photographes qui demandent des acomptes avant les séances.
• La gestion des dépenses récurrentes facilite le suivi de vos abonnements à des services comme Adobe Creative Cloud, vos assurances professionnelles ou la location de votre studio photo.

Bon à savoir : certains logiciels permettent de programmer des alertes pour les échéances importantes.

• La télétransmission des déclarations (URSSAF ou TVA) vous fait gagner un temps précieux en automatisant l'envoi de vos obligations déclaratives aux administrations concernées.
• L'export des données pour votre expert-comptable ou la génération automatique de la 2035/liasse fiscale simplifie considérablement la clôture annuelle de vos comptes.
• L'interface mobile est indispensable pour les photographes souvent en déplacement. Elle vous permet de scanner vos justificatifs d'achat sur place et de suivre votre activité même lorsque vous êtes en shooting extérieur.

Quel logiciel de gestion comptable et de facturation pour votre activité de photographe ?

Le choix d'un logiciel comptable dépend de la structure de votre activité. Voici nos recommandations selon votre profil :

Photographe en micro-entreprise

Si vous réalisez principalement des prestations simples pour des particuliers (séances photo, mariages) avec peu de charges et un chiffre d'affaires modéré, vos besoins sont spécifiques :

• La facturation rapide est une priorité pour vous permettre d'éditer des devis et factures entre deux séances photo, même depuis votre smartphone.
• Le livre de recettes doit être généré automatiquement et conforme aux exigences légales pour éviter tout problème en cas de contrôle.
• La déclaration URSSAF automatisée vous évite des erreurs et vous rappelle les échéances importantes.

Pour ce profil, nous recommandons des logiciels comme Abby ou Indy qui offrent une interface simplifiée et des fonctionnalités spécifiques aux micro-entrepreneurs, avec la possibilité de créer rapidement des devis et factures tout en calculant automatiquement vos cotisations.

Photographe au régime réel

Si vous exercez votre activité à l'année, avec un studio, des investissements en matériel conséquents et parfois de la TVA à collecter, vos besoins sont plus étendus :

• Le suivi de la TVA doit être précis et vous permettre de préparer facilement vos déclarations périodiques.
• La comptabilité complète doit inclure le suivi de vos produits et charges, ainsi que la génération de documents comptables conformes.
• La déduction de charges professionnelles (transport, équipement photo, formations spécialisées) doit être facilitée par une catégorisation claire.

Pour ce profil, nous recommandons des logiciels comme Pennylane ou Swapn qui incluent une certaine simplicité de gestion de la 2035 et la catégorisation automatique des dépenses, tout en offrant une vision claire de votre rentabilité par type de prestation.

Photographe en société

Si vous réalisez des prestations corporate, gérez des contrats annuels, employez des sous-traitants ou avez plusieurs sources de revenus, vos besoins sont plus complexes :

• La télétransmission de la liasse fiscale doit être intégrée pour simplifier vos obligations annuelles.
• Le suivi des règlements clients B2B doit être efficace, avec des relances automatiques et un suivi des délais de paiement souvent plus longs en B2B.
• La gestion des achats et amortissements est cruciale pour suivre correctement la dépréciation de votre matériel photo professionnel souvent coûteux.

Pour ce profil, nous recommandons des logiciels comme notre solution Swapn qui permet une vision financière globale de votre activité et un export en un clic pour votre expert-comptable, tout en gérant efficacement les spécificités des structures sociétaires.

Vos questions fréquentes sur les logiciels de comptabilité pour photographes professionnels

Dois-je facturer la TVA ?

En tant que photographe, vous devez facturer la TVA si vous dépassez les seuils de franchise ou si vous êtes en société. En micro-entreprise, vous êtes exonéré jusqu'à 77 700 € de chiffre d'affaires annuel (sauf si vous avez opté volontairement pour la TVA).

Puis-je déduire mes achats photo ?

Oui, dès lors que vous êtes au régime réel. Les objectifs, boîtiers, abonnements à des logiciels de retouche et déplacements professionnels sont déductibles. Pour le matériel dont la valeur dépasse 500 € HT, un amortissement sur plusieurs années est généralement nécessaire.

Un logiciel comptable est-il obligatoire ?

Non, un logiciel comptable n'est pas légalement obligatoire, mais il est fortement recommandé. Il sécurise vos obligations fiscales, évite les erreurs coûteuses et vous fait gagner un temps considérable que vous pouvez consacrer à votre art et au développement de votre clientèle.

Quel outil si je travaille souvent à l'étranger ?

Si vos prestations vous amènent régulièrement à l'international, privilégiez un logiciel compatible avec les devises étrangères et les paiements internationaux. Des solutions comme Pennylane ou Swapn gèrent efficacement ces aspects et vous aident à naviguer dans les complexités de la TVA intracommunautaire ou des prestations hors UE.

Puis-je générer mes devis dans ces outils ?

Oui, la plupart des logiciels de comptabilité pour photographes proposent un module de devis/factures. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les prestations sur mesure, vous permettant de détailler précisément vos services (shooting, retouche, cession de droits) et de transformer rapidement vos devis acceptés en factures.