La déduction des frais en micro-entreprise : c'est possible !

Frais professionnels : Qu'est-ce que c'est ?

Définition des frais professionnels

Lorsque vous débutez en tant qu'entrepreneur, vous vous aventurez dans un monde rempli d'opportunités, mais aussi de défis. L'un de ces défis est la gestion des dépenses professionnelles. Un entrepreneur a besoin de prendre en compte ses frais professionnels pour assurer la pérennité de son entreprise.

Les frais professionnels sont toutes les dépenses que vous engagez dans le cadre de votre activité professionnelle. C'est un peu comme l'essence que vous mettez dans votre voiture pour qu'elle roule. Sans cette "essence", votre entreprise ne pourrait pas fonctionner correctement. Ces frais peuvent être variés : achat de matériel, location d'un local, frais de déplacement, etc.

Tips : il est important de bien catégoriser et suivre vos frais. Cela vous sera utile pour la suite.

Quels sont les différents types de frais ?

Il existe bel est bien différents types de frais professionnels. Prenons l'exemple des frais kilométriques. Lorsque vous vous déplacez pour votre activité, que ce soit pour rencontrer un client ou pour assister à une formation, vous engagez des frais. De même, si vous invitez un client à déjeuner pour discuter affaires, le coût du repas est également un frais professionnel.

Mais il est essentiel de distinguer deux grandes catégories de frais : les frais variables et les frais fixes.

Les frais variables sont les dépenses qui vont varier d'un mois à l'autre, ces dépenses ne seront jamais les mêmes d'un mois à l'autre comme par exemple l'achat de matière première. Ces achats vont être effectués en fonction de votre stock et vont donc varier d'un mois à l'autre. 

Les frais fixes, quant à eux, sont des dépenses qui vont être récurrentes, c'est à dire le loyer de votre local par exemple, un abonnement internet pour la société ou encore un contrat d'électricité. 

Il est crucial de bien comprendre et de catégoriser vos frais. Non seulement cela va vous aider à mieux gérer votre trésorerie, mais cela aura également un impact sur vos déclarations fiscales. En effet, certains frais peuvent être déduits de vos impôts, ce qui peut, par conséquent, réduire votre charge fiscale.

Attention : Il est important de conserver tous vos justificatifs de paiement, qu'il s'agisse de factures ou de reçus, pendant une durée d'au moins 10 ans. Ces documents pourraient vous être demandés en cas de contrôle fiscal.

La déduction des frais professionnels en micro-entreprise

Principe général et non-déductibilité

La micro-entreprise, avec ses avantages et ses particularités, a un régime fiscal bien à elle. L'une de ces particularités est que, contrairement à d'autres régimes, les frais professionnels ne sont généralement pas déductibles. En effet, des frais tels que l'achat de matériel ou les frais kilométriques ne peuvent pas être déduits de vos revenus. Mais, comme dans toute situation, il y a toujours une astuce à connaître ! 

Solution alternative : intégrer ses frais professionnels dans son chiffre d'affaires

Face à cette contrainte, il est possible d'adopter une stratégie différente. Plutôt que de chercher à déduire ces frais, pourquoi ne pas les intégrer directement dans vos tarifs ?

En intégrant vos frais de manière forfaitaire dans vos prix, vous compensez le fait qu'ils ne soient pas déductibles. Cependant, cette stratégie a des implications. Votre chiffre d'affaires sera plus élevé, et cela peut influencer votre imposition. Mais, bien gérée, cette méthode peut s'avérer judicieuse et avantageuse pour votre activité.

Vous êtes actuellement entrain vous lancez dans l'entrepreneuriat ? Nous avons un article complet qui récapitule des structures pouvant vous accompagner dans ce process de création d'entreprise.

La déduction forfaitaire des frais professionnels

Heureusement, l'État n'a pas laissé les micro-entrepreneurs sans solution. Pour compenser la non-déductibilité des frais réels, un abattement fiscal est prévu pour les régimes Micro-BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) et Micro-BNC (Bénéfices non commerciaux).

Cet abattement, bien que ne remplaçant pas la déduction des frais réels, offre une bouffée d'air à de nombreux entrepreneurs. Il allège le poids fiscal.

Abattement fiscal en micro-entreprise : Comment ça fonctionne ?

Spécificités du régime micro

Le régime de micro-entrepreneur est conçu pour simplifier la vie des entrepreneurs. C'est un peu comme si, au lieu de monter une tente avec de multiples sardines et piquets, on vous proposait une tente pop-up, prête en quelques secondes. L'une des principales simplifications concerne dans un premier temps les obligations comptables. En effet, en tant qu'auto-entrepreneur, vous n'avez pas à tenir une comptabilité détaillée comme le feraient les grandes entreprises.

C'est un gain de temps et d'énergie considérable. Mais parlons de l'abattement forfaitaire. Qu'est-ce que c'est exactement ? C'est une déduction automatique appliquée à votre chiffre d'affaires, avant le calcul de l'impôt. Imaginez que vous achetiez un produit, et qu'on vous offre une remise immédiate à la caisse. C'est un peu le même principe. Cet abattement est censé représenter vos charges, même si, en réalité, vos charges réelles peuvent être supérieures ou inférieures à cet abattement.

Modalités selon le choix de versement libératoire

Le versement libératoire est une autre spécificité du régime micro. C'est un peu comme choisir de payer une facture en plusieurs petites mensualités plutôt qu'en une seule fois. En optant pour le versement libératoire de l'impôt sur le revenu, vous payez vos impôts en même temps que vos cotisations sociales, sur une base forfaitaire.

C'est pratique, prévisible, et cela permet d'éviter les mauvaises surprises. Mais alors, comment cela impacte-t-il l'abattement fiscal ? Le taux d'abattement varie selon la nature de votre activité. Si vous êtes dans le commerce, le taux sera différent que si vous êtes prestataire de services ou exercez une activité libérale.

Mais alors comment déduire ses frais en micro entreprise ?

En micro entreprise et à l’inverse des sociétés, il est donc impossible de déduire ses frais au sens propre du terme, qui est de se faire rembourser par son entreprise. En effet, il n’est pas possible de se rembourser des frais car la micro entreprise est exercée en nom propre.

Cependant, il va être possible de récupérer certains frais déductibles de la part de l’entreprise et de les percevoir sous forme d'une déduction faite sur votre chiffre d'affaires.

La plupart du temps, les micro-entrepreneurs ne sont pas accompagnés et peuvent effectuer leur gestion simplement en déclarant leur chiffre d'affaires à l’Etat. Cela peut donc être plus compliqué de comprendre ce que l’on peut déduire ou non.

Chez Swapn nous avons la possibilité de vous conseiller sur les spécificités de la micro-entreprise, et vous diriger vers des partenaires spécialisés dans le suivi et l'accompagnement de la micro-entreprise. 

Tips : Afin d'optimiser au mieux la gestion de ses frais déductibles il peut être utile d'utiliser des logiciels, des outils ou des applications pour suivre vos différents frais et également avoir la possibilité de garder vos justificatifs en cas de contrôle. De plus si un passage en société est envisagé ces logiciels peuvent vous aider à vous préparer au mieux !

Le plus important lorsque l’on déduit des frais est de conserver les justificatifs. En effet, un contrôle peut être réalisé par l’Etat à n’importe quel moment et jusqu'à 3 ans en arrière. Veillez donc à garder une preuve pour chacun des remboursements effectués.

Maintenant que vous savez comment déduire vos frais, vous vous demandez sûrement quels sont les frais que vous pouvez déduire ? En effet, en micro entreprise, il n’y a pas tous les frais qui sont déductibles, cela dépend de leur nature.

Quel frais peut déduire un auto-entrepreneur ?

Vous entendrez parfois parler des frais de débours.

Les frais de débours permettent de déduire certains achats de manière légale. En effet, il s'agit des frais que le micro entrepreneur avance pour le compte de son client, qui les remboursera par la suite en émettant une facture. Les frais de débours peuvent être liés aux déplacements, à l'achat de matières premières ou encore aux frais de port.

Par exemple, si l'auto-entrepreneur doit acheter du matériel pour fournir un service, les frais de livraison chez le client sont considérés comme des frais de débours, et ne sont pas inclus dans le chiffre d'affaires de l'entreprise.

Voici une liste non exhaustive des frais que vous pourrez faire passer en frais de débours ou frais réel :

• Les frais de matériaux : Les matériaux correspondent aux matières premières ou aux achats que vous réalisez pour votre activité. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur du bâtiment vous allez avoir la possibilité de refacturer le carrelage mais également le service de la pause de celui-ci 

• Les frais de repas : Les frais de repas correspondent aux repas pris pendant vos heures de travail. En France, l’administration applique un barème qui comprend le montant du repas entre 5,20 € et 20,20 €. Cependant, pour déduire les frais professionnels de repas, il faut veiller à travailler ailleurs qu'à son domicile, chose qui reste rare en micro entreprise.

• Les frais de port : Si les frais de ports correspondent à une forte dépense dans votre société et que cela représente trop de frais, il est possible de faire payer la livraison par le client. En effet, il est possible de facturer les frais de port au client en plus de l’article commandé. Il faut juste veiller à garder la facture et préciser le prestataire de livraison au client ainsi que le prix.

• Les frais de personnel : Le salaire des potentiels employés est payé par la micro entreprise. En effet, le salaire est payé par le compte dédié et non par votre compte personnel. Cependant, cela reste compliqué d'embaucher en tant que personne physique et risque vite de coûter très cher à cause des charges salariales.

• Les frais correspondant au local : En micro entreprise, il est totalement possible de louer un local professionnel. Ce local est alors payé grâce à la micro entreprise. Cependant, cela reste déconseillé car cela engendrera beaucoup de frais.

• Les frais de déplacement : Par exemple, l’achat d’une voiture, d’un billet de train… Ses frais professionnels peuvent être nécessaires lors du développement de votre activité. Ils peuvent être payés par l’entreprise mais restent souvent des frais lourds pour une micro entreprise. Les déductions possibles pour les achats de voiture sont les suivantes :

• Les frais de formation : Les frais de formation correspondent aux formations dont vous aurez besoin pour développer votre activité. Ses formations sont destinées à votre activité et peuvent donc être payées par la micro entreprise.

Quelles sont les charges non déductibles en micro entreprise ?

Attention à ne pas faire passer pour des charges déductibles des charges qui n'en sont pas en réalité. Nous allons vous expliquer quelques exemples de charges que vous ne pouvez pas déduire : 

• Les frais de licenciement pour motif économique : Ces frais ne sont pas pris en charge par l’entreprise car vous serez responsable du licenciement de votre employé.

• Les frais n’ayant aucun rapport avec votre activité : En fonction de votre domaine d’activité, les frais déductibles doivent être représentatifs de ce domaine. Il n’est pas possible d’acheter un objet qui n’est pas utilisé pour votre activité.

• Les goodies : Ils peuvent être considérés comme des objets publicitaires de faible valeur et ne sont pas concernés par la déduction des frais. Ainsi, il n’est pas possible de les faire payer par l’entreprise.

Ça y est, à présent vous connaissez tout sur les charges déductibles en micro entreprise ! Si vous vous demandez si ce statut juridique est fait pour vous, n'hésitez pas à nous contacter !

Chez Swapn, nous accompagnons les entrepreneurs dans l'ensemble des démarches de la création de société. Nous mettrons tout en œuvre pour comprendre votre besoin et vous conseiller au mieux pour savoir quel est le statut adapté à votre situation et cela gratuitement.