Infirmière libérale : quel logiciel comptable fiable en 2025 ?

Résumé de l'article

• Swapn est l'un des meilleurs choix, grâce à sa simplicité d’utilisation, sa télétransmission automatique des documents fiscaux, et un support réactif.

• Indy et Pennylane sont également des options solides pour gérer les recettes et dépenses, avec des fonctionnalités comme la synchronisation bancaire.

• En micro-BNC, un logiciel n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé pour suivre les recettes et anticiper les cotisations.

• Un logiciel comptable permet de rester conforme aux obligations fiscales et de faciliter les démarches en cas de contrôle fiscal.

• Même avec un chiffre d'affaires modeste, un logiciel aide à mieux piloter son activité et gagner du temps.

Entre les tournées de patients, les soins à domicile et la gestion administrative, le quotidien d'une infirmière libérale est particulièrement chargé. Dans ce contexte, la comptabilité ne doit surtout pas devenir un poids supplémentaire. Heureusement, il est aujourd'hui possible de se tourner vers un logiciel de comptabilité intuitif et fluide pour simplifier considérablement cette tâche. Cet article vous donne toutes les clés pour choisir le logiciel comptable le plus adapté à votre situation d'infirmière libérale.

Quel est le meilleur logiciel comptable pour infirmière libérale en 2025 ?

En 2025, le choix d’un logiciel comptable pour les infirmières libérales dépend de plusieurs critères, comme la simplicité d’utilisation, les fonctionnalités adaptées aux obligations fiscales, et le suivi des recettes et dépenses. Après avoir comparé plusieurs solutions, voici les meilleurs choix disponibles :

1. Swapn : Idéal pour les infirmières libérales grâce à son interface simple et intuitive. Il permet la télétransmission des documents fiscaux, la synchronisation bancaire en temps réel, et un support réactif.

2. Indy et Pennylane : Ces logiciels sont aussi très recommandés pour leur capacité à gérer les recettes, les dépenses, et leur intégration avec des outils comme la synchronisation bancaire et les déclarations fiscales.

Comparatif des logiciels comptables pour infirmières libérales : Agathe YOU, Vega, Indy, Swapn...

Bon à savoir : Certains logiciels proposent des offres spéciales pour les premières années d'activité ou pour les jeunes diplômés.

Pourquoi un logiciel de comptabilité est-il indispensable pour une infirmière libérale ?

La majorité des infirmières libérales exercent en régime BNC réel ou micro-BNC. Ces régimes impliquent des obligations comptables spécifiques que vous ne pouvez pas ignorer. Votre comptabilité requiert notamment :

• Un journal quotidien des recettes pour suivre chaque acte facturé
• La conservation de tous vos justificatifs de dépenses (carburant, matériel médical, formations)
• La préparation de la déclaration 2035 si vous êtes au régime réel
• La télétransmission des documents à votre expert-comptable

Bon à savoir : Les carnets papiers ou les tableaux Excel ne sont plus adaptés aux exigences actuelles et peuvent vous exposer à des risques en cas de contrôle fiscal.

Vos obligations comptables selon votre statut – et les bons outils associés

Infirmière libérale en micro-BNC

Si votre chiffre d'affaires annuel est inférieur à 77 700 €, vous pouvez opter pour le régime micro-BNC. Dans ce cas :

• Vous bénéficiez d'une déclaration simplifiée à l'URSSAF
• Vous n'êtes pas soumise à la TVA
• Vous n'avez pas d'obligation de tenir une comptabilité formelle

Les outils adaptés pour ce régime sont les logiciels simples avec application mobile, comme Abby, qui vous permettent de suivre vos recettes et d'anticiper vos cotisations sans complexité excessive.

Bon à savoir : Même en micro-BNC, tenir une comptabilité minimale vous aide à mieux piloter votre activité et à anticiper vos charges.

Infirmière au réel simplifié (BNC réel)

Au-delà du seuil du micro-BNC, ou par choix pour optimiser votre fiscalité, vous êtes soumise au régime réel qui implique :

• L'obligation de produire une déclaration 2035
• La tenue rigoureuse d'un livre des recettes et le suivi détaillé des dépenses
• La possibilité de déduire vos frais réels (déplacements, matériel, etc.)

Les logiciels adaptés sont ceux qui offrent un bon équilibre entre intuitivité et fonctionnalités complètes, comme Swapn. Ce type de solution vous permet de gérer efficacement votre comptabilité tout en restant simple d'utilisation.

Bon à savoir : Le régime réel est souvent plus avantageux fiscalement dès que vos charges professionnelles dépassent 34% de vos recettes.

Infirmière en société

Bien que plus rare, ce cas se développe notamment pour l'embauche d'autres professionnels ou la gestion de cabinets de groupe. Dans cette configuration :

• Vous devez produire un bilan complet et une liasse fiscale
• Vous êtes soumise à la comptabilité d'engagement (et non plus de trésorerie)
• La gestion comptable devient plus complexe

Pour ce statut, privilégiez des logiciels plus complets comme Pennylane, qui offrent des fonctionnalités avancées de gestion comptable.

Fonctions essentielles d'un logiciel comptable pour infirmières libérales

Un bon logiciel de comptabilité pour infirmière libérale doit absolument intégrer les fonctionnalités suivantes :

• Saisie rapide des actes et recettes journalières pour ne pas perdre de temps après vos tournées
• Dépôt des justificatifs de dépenses en déplacement, idéalement via une application mobile
• Télétransmission directe à l'Association de Gestion Agréée (AGA) ou à votre expert-comptable
• Synchronisation bancaire automatique pour éviter les saisies manuelles fastidieuses
• Application mobile performante pour gérer votre comptabilité entre deux visites

Bon à savoir : Privilégiez un logiciel qui propose une interface spécifiquement conçue pour les professionnels de santé, avec une prise en compte des spécificités de votre activité.

Swapn : logiciel de comptabilité idéal pour les infirmières libérales

Swapn se distingue par plusieurs avantages particulièrement adaptés aux besoins des infirmières libérales :

• Interface pensée pour les non-comptables : pas besoin d'être expert en comptabilité pour utiliser l'application
• Télétransmission du bilan et de la liasse fiscale directement depuis l'application
• Synchronisation bancaire pour un suivi en temps réel de votre trésorerie
• Support humain réactif disponible par chat dans l'application

Swapn propose une offre spécifique pour les professions libérales à 29€ HT/mois, avec le bilan annuel offert, contrairement à l'offre standard où il est facturé 199€ HT. Les jeunes diplômés peuvent même bénéficier de six mois de comptabilité offerts.

Bon à savoir : L'application intègre une solution de compte professionnel avec carte bancaire, offerte pendant 12 mois (puis 14,90€ HT/mois).

La FAQ sur les logiciels comptables pour infirmières libérales

Dois-je avoir un logiciel même en micro-BNC ?

Non, ce n'est pas obligatoire, mais cela reste vivement conseillé pour suivre efficacement vos recettes et anticiper vos cotisations. Un outil simple comme Abby peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Bon à savoir : Même avec un logiciel, conservez toujours vos justificatifs originaux pendant au moins six ans.

Que faire en cas de contrôle ?

Un bon logiciel de comptabilité vous permet d'exporter facilement tous les éléments conformes aux exigences de l'administration fiscale : journal des recettes, registre des dépenses, et même le Fichier des Écritures Comptables (FEC) si nécessaire.

Bon à savoir : En cas de contrôle, un logiciel comme Swapn vous permet d'accéder instantanément à l'historique de vos pièces justificatives numérisées.

Puis-je changer de logiciel en cours d'année ?

Oui, mais le changement est plus simple en début d'exercice comptable. Si vous changez en cours d'année, assurez-vous de pouvoir exporter vos données de l'ancien logiciel et de les importer dans le nouveau.

Bon à savoir : Certains logiciels comme Swapn proposent un accompagnement pour faciliter la transition depuis une autre solution.