Quel logiciel de comptabilité pour une profession libérale ?

Résumé de l'article

• Les professions libérales ont des besoins comptables spécifiques selon leur régime fiscal (BNC ou IS), et il est conseillé de choisir un logiciel capable de gérer les deux types de comptabilité.
• Un bon logiciel automatise la synchronisation bancaire, la catégorisation des opérations et la télétransmission des déclarations, réduisant ainsi les erreurs et le temps passé.
• La conformité est essentielle : l’outil doit générer le Fichier des Écritures Comptables (FEC), gérer la TVA et permettre la production de la liasse fiscale et du bilan.
• Certaines professions ont des besoins particuliers : les médecins doivent gérer rétrocessions et remboursements, les avocats la CARPA, et les architectes ou consultants le suivi analytique par projet.
• Les logiciels généralistes comme Swapn, Pennylane, Indy ou Evoliz couvrent la majorité des besoins des professions libérales, même pour le secteur médical, tout en restant accessibles et conformes.
• Évitez Excel pour gérer votre comptabilité : il n’est pas conforme, n’automatise rien et fait perdre beaucoup de temps par rapport à un logiciel dédié et professionnel.

Exercer une profession libérale, c'est naviguer entre la maîtrise de votre spécialité et l'administration d'une société. Bien que souvent considérée comme une obligation administrative, la comptabilité est en réalité un élément fondamental de votre métier. Face à la multitude de logiciels disponibles, il peut être difficile de s'y retrouver. Certains outils s'avèrent complexes pour les non-initiés, tandis que d'autres manquent de fonctionnalités adaptées aux spécificités des professions libérales. Comment trouver celui qui répondra parfaitement à vos obligations fiscales (BNC ou IS) sans être trop complexe ? 

Cet article vous guide à travers les solutions les plus pertinentes pour vous aider à faire un choix éclairé et optimiser la gestion comptable de votre activité.

Pourquoi la comptabilité d'une profession libérale est-elle si spécifique ?

Les professions libérales évoluent dans un environnement fiscal particulier. Elles sont généralement soumises au régime des BNC (Bénéfices Non Commerciaux) et imposées à l'impôt sur le revenu. Cependant, certaines structures optent pour l'impôt sur les sociétés, notamment pour bénéficier du taux réduit de 15% sur les 42 500 premiers euros de bénéfices.

Selon votre choix fiscal, vous serez soumis à l'une de ces comptabilités :

• La comptabilité de trésorerie (régime BNC) : basée uniquement sur les encaissements et décaissements réels, elle est plus simple mais moins précise pour le pilotage financier.
• La comptabilité d'engagement (régime IS) : plus complexe, elle prend en compte les créances et dettes, offrant une vision plus fidèle de la santé financière de votre activité.

Bon à savoir : même si vous débutez en BNC, il est judicieux de vous orienter dès le départ vers un logiciel capable de gérer les deux types de comptabilité, facilitant ainsi une éventuelle évolution vers l'IS.

Les critères essentiels pour choisir votre logiciel de compta libérale

Pour faire le bon choix, concentrez-vous sur ces critères fondamentaux :

Logiciel de comptabilité pour profession libérale médicale : y a-t-il des spécificités ou besoin d'un logiciel spécialisé ?

Les professionnels de santé ont des besoins comptables spécifiques, notamment pour :

• La gestion des rétrocessions d'honoraires (pour les remplaçants ou collaborateurs)
• Le suivi des remboursements (CPAM, mutuelles)
• La ventilation précise des recettes par type de soins

Bon à savoir : Malgré ces particularités, la plupart des logiciels généralistes de qualité peuvent parfaitement répondre aux besoins des professionnels libéraux du secteur médical, sans nécessiter un outil ultra-spécialisé.

Avocats, architectes, consultants : des besoins différents ?

Chaque profession libérale présente ses spécificités comptables :

• Pour les avocats : La gestion de la TVA sur les honoraires (pour ceux qui y sont soumis) et la comptabilisation des frais CARPA nécessitent des fonctionnalités adaptées. Un bon logiciel doit permettre de paramétrer ces éléments spécifiques.
• Pour les architectes et consultants : Le suivi de la rentabilité par projet ou par client est essentiel, même en comptabilité de trésorerie. Recherchez un outil permettant d'effectuer cette ventilation analytique pour mieux piloter votre activité.

Comptabilité libérale sur Excel : la fausse bonne idée

Utiliser Excel pour gérer sa comptabilité présente des risques majeurs :

• Absence de valeur probante en cas de contrôle fiscal (pas de piste d'audit fiable ni de FEC conforme)
• Risque d'erreurs de saisie ou de formules très élevé, pouvant entraîner des inexactitudes dans vos déclarations
• Aucune automatisation pour les déclarations fiscales et sociales
• Perte de temps considérable par rapport à un outil dédié et automatisé

Quel logiciel de comptabilité est adapté aux professions libérales ? Notre comparatif

Les solutions présentées plus en détail

Swapn

Notre avis

Un logiciel accessible, intuitif et pratique, adapté aux entreprises individuelles comme aux SAS.

Fonctionnalités clés :

• Comptabilité d'engagement complète
• Télétransmission de la TVA
• Inscrit à l'Ordre des Experts-Comptables
• Synchronisation bancaire
• Connexion impots.gouv.fr
• Interface intuitive

Bon à savoir : Swapn propose une offre spéciale pour les jeunes diplômés en profession libérale avec 6 mois de comptabilité offerts et une étude d'optimisation fiscale et sociale gratuite

Pennylane

Pour qui ?

Entreprises avec plusieurs associés, salariés, besoin de pilotage financier et accompagnement expert.

Fonctionnalités clés :

• Gestion comptable complète
• Tableaux de bord avancés
• Collaboration avec expert-comptable
• Facturation, trésorerie, relances clients
• Télétransmission
• API & intégrations CRM

Bon à savoir : Pennylane est l'un des rares logiciels proposant une solution tout-en-un intégrant comptabilité, facturation et trésorerie dans une seule interface.

Indy

Notre avis

Un logiciel pratique qui saura répondre aux besoins de nombreux profils, particulièrement adapté aux indépendants en BNC.

Fonctionnalités clés :

• Synchronisation bancaire
• Catégorisation automatique
• Génération de la liasse fiscale
• Module de facturation inclus
• Télétransmission TVA
• Compte pro inclus (optionnel)

Macompta.fr

Notre avis

Un logiciel adapté aux professionnels disposant déjà de certaines connaissances en comptabilité.

Fonctionnalités clés :

• Plan comptable personnalisé
• Facturation & TVA
• Liasse fiscale disponible en option
• Tableaux de bord de trésorerie
• Exports vers expert-comptable

Bon à savoir : Macompta.fr est l'un des logiciels les moins chers du marché, mais attention aux options qui peuvent faire grimper la facture finale.

Evoliz

Notre avis

Un logiciel au bon rapport qualité-prix dans sa version de base, mais dont les fonctionnalités en option peuvent impacter le coût final.

Fonctionnalités clés :

• Facturation, relance, devis
• Synchronisation bancaire
• Suivi de TVA
• Tableaux de bord
• Application mobile

Easyteo

Notre avis

Un logiciel de comptabilité accessible et idéal pour les structures avec plusieurs sites.

Fonctionnalités clés :

• Multi-entités
• TVA automatisée
• OCR intégré
• Dépôt de pièces centralisé

Bon à savoir : Easyteo est l'une des rares solutions permettant de gérer facilement plusieurs entités depuis une seule interface, un atout pour les professionnels gérant plusieurs cabinets.

Vos questions fréquentes sur les logiciels de comptabilité en ligne pour les professions libérales

Quel budget prévoir pour un logiciel de compta BNC ?

Pour un logiciel de comptabilité adapté aux professions libérales, prévoyez un budget mensuel entre 20€ et 50€ HT. Ce montant peut varier selon les fonctionnalités dont vous avez besoin et la taille de votre structure. Les solutions les plus économiques démarrent autour de 12€ HT/mois, tandis que les plus onéreuses peuvent atteindre 70-80€ HT/mois avec toutes les options.

Bon à savoir : Certains logiciels comme Swapn incluent le bilan annuel sans surcoût pour les professions libérales, ce qui représente une économie substantielle par rapport aux solutions qui facturent cette prestation séparément.

Peut-on choisir un logiciel gratuit ?

Se tourner vers un logiciel gratuit est généralement déconseillé pour la gestion comptable d'une profession libérale. Ces solutions présentent souvent des limitations importantes :

• Absence de conformité avec les exigences légales (pas de FEC, pas de télétransmission)
• Fonctionnalités restreintes
• Absence de support client
• Risque de non-conformité lors d'un contrôle fiscal

Il est préférable d'investir dans un abonnement mensuel à un logiciel professionnel pour garantir votre conformité fiscale et vous faire gagner du temps. Considérez cela comme un investissement dans la sérénité et la conformité de votre activité.