Quel logiciel comptable en tant que kinésithérapeute ?

Résumé de l'article

• En tant que kinésithérapeute, vous devez concilier un flux important de consultations avec des obligations comptables strictes (tenue du livre-journal, conservation des pièces, déclaration 2035 ou liasse fiscale selon le statut).
• Le choix du logiciel dépend de votre statut juridique : en BNC une comptabilité de trésorerie suffit, tandis qu’en SELARL / société (IS) une comptabilité d’engagement, un bilan et un FEC sont exigés.
• Votre activité impose des spécificités à gérer : tiers payant, remboursements CPAM et mutuelles, rétrocessions et volume élevé d’actes — le logiciel doit permettre un classement clair des recettes par source et un suivi facile des remboursements.
• Priorisez des fonctionnalités indispensables comme la télétransmission de la 2035 ou de la liasse, la synchronisation bancaire, l’export FEC et la génération automatique des écritures pour rester conforme et gagner du temps.
• Assurez-vous que le logiciel s’interface avec votre logiciel de gestion de cabinet (rendez-vous, télétransmission) ou permette des imports/export simples afin d’éviter les doubles saisies et les erreurs.
• Des solutions comme Swapn, Indy ou Pennylane sont recommandées selon votre niveau d’exigence : ergonomie intuitive, support réactif, essais gratuits et capacité à gérer les particularités des professions de santé.

En tant que kinésithérapeute, votre journée est rythmée par l'enchaînement des patients, vous laissant peu de temps pour gérer les aspects administratifs de votre activité. Pourtant, votre métier implique des recettes régulières (tiers payant, honoraires directs, rétrocessions éventuelles) et des obligations fiscales strictes qui nécessitent un suivi rigoureux. Choisir le bon logiciel comptable devient alors un enjeu crucial pour optimiser votre temps et garantir la conformité de votre activité. Cet article vous donne toutes les clés pour sélectionner l'outil adapté à vos besoins spécifiques.

Les obligations comptables du kinésithérapeute : ce qu'il faut savoir

La gestion comptable d'un cabinet de kinésithérapie varie considérablement selon votre statut juridique. Avant de choisir votre logiciel, il est essentiel de bien comprendre vos obligations.

Kinésithérapeute en entreprise individuelle (BNC) :

Les kinésithérapeutes exerçant en libéral sous le régime des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) doivent tenir une comptabilité de trésorerie. Cette méthode simple consiste à enregistrer les recettes et dépenses au moment où elles sont encaissées ou décaissées.

Vos obligations incluent :

• La production d'une déclaration 2035 annuelle récapitulant vos recettes et charges
• La tenue d'un livre-journal des recettes et dépenses à jour quotidiennement
• La conservation de toutes vos pièces justificatives (factures, relevés bancaires)
• Pas de bilan comptable ni de liasse fiscale complète à produire

Bon à savoir : Si vos recettes annuelles sont inférieures à 77 700 € (seuil 2025), vous pouvez opter pour le régime micro-BNC qui simplifie davantage vos obligations comptables.

Kinésithérapeute en SELARL, SELAS ou société (IS) :

Si vous exercez en société soumise à l'impôt sur les sociétés, vos obligations sont plus étendues :

• Tenue d'une comptabilité d'engagement (enregistrement des opérations dès qu'elles sont engagées, même si le paiement intervient plus tard)
• Exonération de TVA dans la majorité des cas (actes thérapeutiques)
• Production d'une liasse fiscale complète et d'un bilan annuel
• Génération d'un Fichier des Écritures Comptables (FEC) obligatoire en cas de contrôle fiscal

Bon à savoir : La comptabilité d'engagement est plus complexe, mais offre une vision plus précise de la santé financière de votre cabinet, particulièrement utile si vous gérez plusieurs praticiens.

Spécificités comptables de l'activité de kinésithérapeute

La profession de kinésithérapeute présente des particularités qui influencent directement le choix de votre logiciel comptable.

Parmi les spécificités à prendre en compte :

• Volume potentiellement élevé de factures/actes mensuels, surtout si vous avez une patientèle importante
• Dépendance à un logiciel de gestion de cabinet qui gère déjà vos rendez-vous et la télétransmission
• Revenus souvent issus de l'Assurance Maladie et des mutuelles nécessitant un suivi particulier des remboursements
• Gestion éventuelle de rétrocessions si vous partagez un cabinet avec d'autres praticiens
• Achats professionnels fréquents (matériel de soin, consommables, formations)

Bon à savoir : La plupart des kinésithérapeutes utilisent déjà un logiciel métier (comme Vega, Kinemax ou Topaze) qui intègre parfois des fonctionnalités comptables basiques. Votre logiciel comptable doit donc idéalement s'interfacer avec ces outils sans créer de redondance ou permettre son import facilement.

Quels critères pour choisir un logiciel comptable en tant que kinésithérapeute ?

Pour faire le bon choix, concentrez-vous sur les fonctionnalités réellement utiles à votre pratique quotidienne.

Fonctionnalités obligatoires (selon votre statut) :

Fonctionnalités recommandées :

• Interface intuitive, pensée pour des non-comptables qui doivent gérer leur activité entre deux patients
• Classement automatique des recettes par source (patients, CPAM, mutuelles)
• Support client réactif capable de répondre rapidement à vos questions
• Adaptation aux activités non assujetties à la TVA (la majorité des actes de kinésithérapie)
• Calcul automatique des rétrocessions si vous travaillez avec des collaborateurs

Quel est le meilleur logiciel pour kiné ? Comparatif 

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un comparatif des principales solutions disponibles sur le marché :

Bon à savoir : Les logiciels spécialisés comme Vega ou Kinemax intègrent des fonctionnalités de comptabilité, mais sont avant tout des outils de gestion de cabinet. Si vous avez une activité importante, un logiciel comptable dédié reste souvent nécessaire.Swap

Swapn : une solution idéale pour les kinésithérapeutes

Parmi les solutions disponibles, Swapn se distingue particulièrement par son approche adaptée aux besoins des professionnels de santé libéraux. Cette solution a été pensée pour :

• Les kinésithérapeutes, qu'ils exercent en BNC ou en société (EI, EURL, etc.)
• Les praticiens qui ont besoin d'un outil complet et simple d'utilisation
• Ceux qui recherchent la conformité fiscale sans passer par un cabinet d'expertise comptable externe

Les points forts qui en font une solution particulièrement adaptée aux kinés :

• Comptabilité d'engagement permettant une vision précise de votre activité
• Synchronisation bancaire qui importe automatiquement vos opérations
• Liasse fiscale automatisée qui simplifie vos obligations déclaratives
• Interface non technique conçue pour des professionnels de santé, pas pour des comptables
• Tarif accessible à seulement 29 € HT/mois
• Particulièrement adapté aux professionnels de santé libéraux structurés

Bon à savoir : Swapn propose un bilan annuel en option, ce qui vous permet de faire valider vos comptes par un expert-comptable sans engagement sur l'année complète.

FAQ sur les logiciels comptables pour les kinésithérapeutes

Un kinésithérapeute libéral doit-il utiliser un logiciel comptable ?

Bien que ce ne soit pas légalement obligatoire, l'utilisation d'un logiciel comptable est fortement recommandée même en BNC. Un outil adapté vous permettra d'automatiser la préparation de votre déclaration 2035, de suivre vos recettes et dépenses, et d'éviter les erreurs coûteuses. La tenue manuelle des comptes est possible, mais chronophage et source d'erreurs.

Puis-je tout faire moi-même sans expert-comptable ?

Oui, c'est tout à fait possible, surtout avec des outils comme Swapn ou Indy qui sont pensés pour les indépendants. Ces logiciels sont conçus pour simplifier les opérations comptables et vous guider pas à pas dans vos obligations fiscales. Toutefois, un conseil ponctuel d'un expert-comptable peut être utile, notamment lors de votre première déclaration ou pour des questions d'optimisation fiscale.

Dois-je gérer la TVA ?

En principe non, car la plupart des actes de kinésithérapie sont exonérés de TVA. Cependant, certaines activités annexes que vous pourriez proposer (vente de produits, ateliers bien-être non thérapeutiques) peuvent être soumises à la TVA. Dans ce cas, votre logiciel comptable doit pouvoir gérer cette particularité en distinguant les différents types d'activités.