Quel logiciel comptable choisir pour formateur ?

Les obligations comptables du formateur indépendant

Selon votre statut juridique (micro-entrepreneur, EI au réel, SASU, EURL, ou centre de formation sous forme de SAS/SARL), vos obligations comptables varient, mais certaines sont incontournables :

• Édition de devis conformes à la réglementation
• Facturation avec mentions obligatoires (notamment votre numéro de déclaration d'activité)
• Tenue d'un livre de recettes (pour les micro-entrepreneurs)
• Gestion de la TVA éventuelle (en cas de non-exonération)
• Tenue d'une comptabilité simple ou complète selon votre statut
• Déclarations URSSAF ou production d'un bilan complet (2035 ou liasse fiscale)

En tant que formateur titulaire d'un numéro de déclaration d'activité (NDA), vous avez également des obligations spécifiques comme la transmission annuelle du Bilan Pédagogique et Financier (BPF), la production d'un bilan comptable et d'un compte de résultat, et parfois l'utilisation d'un plan comptable adapté à la formation.

Bon à savoir : Les sanctions en cas de non-respect de ces obligations peuvent aller jusqu'à la suspension ou le retrait de votre NDA, voire une amende de 4500€.

Quel logiciel utiliser pour faire sa comptabilité en tant que formateur ?

Swapn : un allié idéal pour les formateurs indépendants et petites entreprises

Swapn se distingue particulièrement pour les formateurs en société grâce à des fonctionnalités spécialement adaptées à leurs besoins :

• Facturation conforme aux exigences de la formation : Intégration automatique des mentions obligatoires pour les organismes de formation, incluant votre numéro de déclaration d'activité.
• Gestion complète de la TVA et liasse fiscale : Calcul automatique de la TVA avec génération des déclarations et production de la liasse fiscale en fin d'exercice.
• Connexion bancaire sécurisée : Synchronisation avec votre compte professionnel pour un suivi en temps réel de votre trésorerie.
• Interface claire conçue pour les non-comptables : Tableau de bord intuitif permettant de visualiser rapidement vos principaux indicateurs financiers.
• Télétransmission vers impots.gouv : Envoi direct de vos déclarations sans manipulation complexe.
• Support réactif : Assistance par email avec des experts qui comprennent les spécificités du secteur de la formation.

Bon à savoir : Swapn est inscrit à l'Ordre des Experts-Comptables, ce qui garantit une conformité vis-à-vis des normes comptables et fiscales en vigueur.

Ce que doit inclure un bon logiciel de gestion comptable pour centre de formation

Pour répondre efficacement à vos besoins spécifiques, votre logiciel comptable devrait intégrer ces fonctionnalités prioritaires :

• Création de devis et factures conformes liées à l'organisme de formation (numéro de déclaration d'activité)
• Gestion des règlements échelonnés (fréquent en formation)
• Archivage sécurisé des documents comptables et pédagogiques
• Suivi des encaissements et relances clients
• Déclarations TVA si non exonéré
• Génération de la liasse fiscale ou 2035
• Export pour expert-comptable
• Connexion bancaire et interface intuitive

Quel logiciel selon votre profil de formateur ?

Formateur autoentrepreneur (exonéré de TVA)

• Votre profil : Vous réalisez des missions ponctuelles, avec peu de charges, et intervenez principalement en direct auprès de vos clients.
• Vos besoins : Un outil simple d'utilisation, permettant d'éditer des factures conformes et offrant un tableau de bord mensuel clair.

Logiciels adaptés : Swapn et Abby sont particulièrement bien adaptés à ce profil, avec des interfaces intuitives et des tarifs abordables.

Formateur indépendant au réel (BNC ou société)

• Votre profil : Vous proposez des formations récurrentes, êtes potentiellement assujetti à la TVA, gérez des charges importantes et travaillez parfois avec une assistance comptable.
• Vos besoins : Un suivi précis des dépenses, le calcul automatique de la TVA, l'automatisation des déclarations et un export comptable pour votre expert.

Logiciels adaptés : Swapn, Indy ou Macompta.fr offrent des fonctionnalités avancées tout en restant accessibles aux personnes sans connaissance en comptabilité.

Formateur responsable d'un organisme de formation

• Votre profil : Vous gérez des dossiers CPF, avez de multiples clients, effectuez des déclarations annuelles et employez potentiellement des salariés.
• Vos besoins : Une solution complète incluant facturation multi-clients, suivi de créances, bilan, télétransmission et conformité FEC (Fichier des Écritures Comptables).

Logiciels adaptés : EBP, Sage 50 ou des solutions plus robustes comme Pennylane peuvent répondre à ces exigences.

Bon à savoir : Pour un centre de formation, un expert-comptable reste recommandé pour valider vos comptes et vous conseiller sur l'optimisation fiscale.

Vos questions fréquentes sur les logiciels de comptabilité pour les formateurs

Dois-je facturer la TVA en tant que formateur ?

Pas systématiquement. Les prestations de formation professionnelle continue sont exonérées de TVA si vous êtes un organisme de formation déclaré avec un numéro d'activité. Pour bénéficier de cette exonération, vous devez en faire la demande via le formulaire Cerfa n°3511-SD auprès de votre DREETS. Attention, cette exonération ne s'applique qu'aux prestations de formation, pas aux prestations de conseil.

Puis-je me passer d'un expert-comptable ?

Cela dépend de votre statut et de la complexité de votre activité :

• En micro-entreprise : Oui, avec un logiciel comme Swapn ou Indy, vous pouvez gérer votre comptabilité en autonomie.
• En EI au réel ou en société avec une activité simple : Possible avec un logiciel adapté, mais un contrôle annuel par un expert-comptable reste recommandé.
• Pour un centre de formation avec salariés ou structure complexe : Le recours à un expert-comptable est fortement conseillé pour sécuriser vos comptes et optimiser votre fiscalité.

Retenez bien que le choix de votre logiciel comptable doit s'adapter à votre profil de formateur, à votre volume d'activité et à vos besoins spécifiques. Pour la majorité des formateurs indépendants, une solution comme Swapn offre un excellent compromis entre simplicité d'utilisation, fonctionnalités adaptées et tarif accessible, tout en garantissant la conformité avec vos obligations légales.