Frais de déplacement : Tout savoir en 2025

Frais de déplacements professionnels : de quoi parle-t-on ?

Les frais de déplacements professionnels incluent l'ensemble des dépenses engagées par un salarié ou un dirigeant dans le cadre de son activité. L'administration fiscale les classe en plusieurs grandes catégories. Leur déductibilité est conditionnée par leur nature et les justificatifs qui les appuient.

• Les frais de transport : cela couvre aussi bien les déplacements du domicile au lieu de travail que les déplacements chez vos clients, fournisseurs ou d’autres sites de votre société.
• Les frais de repas : ils correspondent aux dépenses de nourriture lorsque le professionnel est dans l'impossibilité de regagner son domicile pour déjeuner.
• Les frais d'hébergement : ces dépenses sont liées aux "grands déplacements", qui ne permettent pas un retour au domicile le soir même.

Bon à savoir : pour être déductibles, les frais doivent être engagés dans l'intérêt de l'activité, appuyés par des factures et rester dans des proportions raisonnables.

Les frais de transport et de trajet

Ces frais comprennent les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un véhicule personnel, mais aussi les billets de train, d'avion, les frais de péage et de stationnement. Concernant les trajets quotidiens domicile-travail, la déduction est généralement limitée à une distance de 40 kilomètres pour un aller, soit 80 km aller-retour. Des exceptions peuvent s'appliquer selon certaines contraintes (mutation, rareté de l'emploi dans la zone de résidence). Si la carte grise est au nom de la société, on ne calculera plus des indemnités kilométriques mais on pourra déduire directement le carburant et les frais liés au véhicule sur la société.

Les frais de repas et d'hébergement

La déduction des frais de repas est admise si votre temps de pause ou la distance vous empêche de déjeuner à votre domicile. Le "grand déplacement" est caractérisé lorsque vous êtes contraint de dormir hors de chez vous. Vous pouvez alors déduire vos frais d'hébergement et de repas en vous basant sur des forfaits définis par l'URSSAF.

Salariés : comment choisir entre la déduction forfaitaire et les frais réels ?

Chaque année, votre déclaration de revenus vous offre le choix entre deux approches pour la déduction de vos frais : l'abattement forfaitaire de 10 % ou la prise en compte de vos frais réels. L'administration fiscale applique par défaut l'abattement de 10 %. Si vos dépenses réelles sont plus élevées, il devient avantageux d'opter pour leur déduction.

Bon à savoir : le choix entre les deux régimes est personnel. Un couple peut choisir des options différentes : l'un opte pour les frais réels, l'autre conserve l'abattement forfaitaire.

L'abattement forfaitaire de 10 % : la solution de la simplicité

Cette option est la plus directe, car elle n'exige aucun calcul ni justificatif de votre part. L'administration déduit automatiquement 10 % de votre salaire net imposable. Cet abattement est limité par un montant minimal et un plafond annuel, tous deux réévalués chaque année. Il se révèle pertinent si vos dépenses professionnelles sont limitées ou si vous n'avez pas gardé toutes vos preuves d'achat.

La déduction des frais réels : une option sur mesure

Choisir les frais réels vous donne la possibilité de déduire le montant précis de vos dépenses professionnelles. Cette option est intéressante quand le total de vos frais excède 10 % de votre salaire. Vous devez être en mesure de prouver chaque dépense.

• Frais de transport : trajets domicile-travail, voyages d'affaires (via le barème kilométrique).
• Frais de repas : sur votre lieu de travail ou en déplacement.
• Frais de formation : pour le développement de vos compétences.
• Cotisations syndicales.
• Achat de matériel et documentation nécessaires à votre profession.

La conservation de tous vos justificatifs (factures, tickets) est impérative pendant trois ans, en prévision d'une éventuelle demande de l'administration fiscale.

Indépendant et entreprise : quelles sont les modalités de déduction ?

Pour une entreprise, la déduction des frais de déplacement de son résultat imposable obéit à des règles strictes : les dépenses doivent servir l'intérêt direct de l'exploitation, être justifiées et ne pas être surévaluées. Il faut noter que les micro-entrepreneurs ne sont pas concernés par ce mécanisme, puisqu'ils profitent déjà d'un abattement forfaitaire sur leur chiffre d'affaires au titre de leurs charges.

Bon à savoir : une gestion consciencieuse des notes de frais est obligatoire pour sécuriser vos déductions lors d'un contrôle fiscal.

L'évaluation des frais au réel liés aux déplacements en voiture

Cette méthode permet de déduire chaque dépense pour son coût exact. Il faut dans ce cas que la carte grise du véhicule soit au nom de la société. L'entreprise a également l'obligation de garder précieusement l'ensemble des pièces justificatives.

• Amortissement du véhicule de société.
• Primes d'assurance.
• Frais d'entretien et de réparation.
• Carburant (sur présentation des factures).
• Frais de péage, de stationnement, de transport.
• Frais de repas et d'hébergement durant les missions.

Cette approche exige une comptabilité très précise, mais offre un reflet fidèle des dépenses supportées par l'entreprise.

L'utilisation des barèmes kilométriques

Afin de simplifier le calcul des frais liés à l'usage d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, l'administration fiscale publie un barème kilométrique annuel. 

Ce forfait prend en compte : la dépréciation du véhicule, l'achat des protections, les réparations, l'entretien, les pneumatiques, le carburant et l'assurance. Les frais de péage et de stationnement peuvent être ajoutés au barème.

Barème kilométrique 2025 pour une voiture (applicable aux revenus 2024)

"d" représente la distance parcourue à titre professionnel

Le montant calculé avec ce barème bénéficie d'une majoration de 20 % pour les véhicules 100 % électriques.

Les questions courantes sur la déduction des frais de déplacement

Quels justificatifs faut-il conserver ?

Vous devez garder tous les documents qui attestent la réalité et le montant de la dépense. Chaque justificatif doit être lisible et mentionner clairement la date, le vendeur, la nature de l'achat et le montant payé.

• Factures d'achat ou d'entretien.
• Tickets de caisse, de péage, de parking.
• Billets de train ou d'avion.
• Notes de restaurant.
• Reçus et quittances diverses.

Comment se faire rembourser les frais de déplacement par son employeur ?

Habituellement, une note de frais est nécessaire pour effectuer le remboursement. C'est-à-dire que le salarié paie ses dépenses à titre personnel puis il sera remboursé après avoir fait une demande de remboursements présentant les justificatifs correspondants. Quand ces dépenses sont régulières, les entreprises peuvent proposer des cartes de paiement professionnelles. Celles-ci ont pour but de faciliter les dépenses et d’automatiser la collecte des preuves d’achat.   

Peut-on déduire les frais de déplacement en télétravail ?

Oui, un salarié en télétravail qui se déplace ponctuellement au siège de l'entreprise pour une mission engage des frais de déplacements professionnels. Ces dépenses (repas, transport) peuvent être remboursées par l'employeur sous présentation des justificatifs des frais réels, en effet ce déplacement n’est pas assimilé au trajet domicile-travail régulier.

Sources et références

Economie.gouv.fr : Comment calculer les frais de déplacement d'un salarié ?

Service-public.gouv.fr : Remboursement des frais de déplacement dans la fonction publique