Politique de protection des données personnelles

Swapn (ci-après « Swapn », « nous » ou « notre ») est une Legaltech inscrite à l’Ordre des Experts-Comptables dont la mission est d’accompagner les entrepreneurs dans leurs démarches de création d’entreprise.

Nous attachons une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et au respect du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et de la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée.

La présente politique (la « Politique ») s’applique aux visiteurs du Site, aux prospects, clients et toute personne dont nous traitons les données personnelles dans le cadre de notre activité. Elle complète notre Politique de cookies disponible sur le Site.

Article 1. Qui sommes-nous ?

1.1. Swapn est la société responsable du traitement de vos données personnelles collectées via le site swapn.fr. Ses coordonnées légales figurent dans la rubrique « Mentions légales » du Site.

1.2. Swapn n’a pas l’obligation légale de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) au sens de l’article 37 du RGPD, mais a désigné un référent en matière de protection des données personnelles que vous pouvez contacter :

Par e-mail : benjamin.grandmontagne(@)swapn.fr

Par courrier : Swapn – Référent données personnelles, 2, Place de la République, 54000 NANCY.

Article 2. Champ d'application

2.1. La présente Politique couvre exclusivement les traitements pour lesquels Swapn agit en qualité de responsable de traitement, c’est-à-dire lorsqu’elle détermine seule les finalités et les moyens du traitement.

2.2. Lorsque Swapn traite des données pour le compte de tiers (par exemple dans le cadre d’un mandat de représentation pour la création d’entreprise), elle peut également agir en qualité de sous-traitant. Dans ce cas, les conditions applicables sont précisées dans les contrats conclus avec ces tiers.

Article 3. Comment collectons-nous vos données personnelles ? 

Nous collectons vos données personnelles de trois manières :

3.1 Collecte directe

Vous nous transmettez vos données lorsque vous :

✔ Remplissez un formulaire de contact ou de demande de création d’entreprise sur le Site ;

✔ Créez un compte utilisateur ou un espace personnel ;

✔ Nous contactez par email, téléphone ou chat ;

✔ Échangez avec nos équipes dans le cadre de votre dossier.

3.2 Collecte indirecte

Nous pouvons recevoir des données vous concernant via :

✔ Nos partenaires commerciaux et prescripteurs, avec votre accord préalable ;

✔ Des bases de données professionnelles publiques (Infogreffe, RCS, BODACC…) dans le cadre de la vérification de l’identité des associés ou gérants.

3.3 Collecte automatique

Lors de votre navigation sur le Site, nous collectons automatiquement certaines données techniques (adresse IP, type de navigateur, pages visitées, durée de visite) via des cookies et traceurs, sous réserve de votre consentement. Pour plus d’informations, consultez notre Politique de cookies.

Article 4. Quelles données collectons-nous ? 

Selon votre relation avec Swapn, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :

✔ Données d’identification : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, email, numéro de téléphone ;

✔ Pièces justificatives : pièce d’identité, justificatif de domicile, le cas échéant ;

✔ Données relatives à la société créée : dénomination, forme juridique, capital, activité, adresse du siège ;

✔ Données économiques et financières : apports, répartition du capital, coordonnées bancaires pour le règlement des honoraires ;

✔ Données de connexion : adresse IP, logs, identifiants de session ;

✔ Données comportementales : pages consultées, parcours sur le Site (sous réserve de consentement).

Swapn ne collecte pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD (origine ethnique, santé, convictions religieuses, etc.) et s’engage à ne jamais en solliciter.

Article 5. Finalités et bases légales des traitements

Le tableau figurant en Annexe 1 détaille l’ensemble des finalités pour lesquelles Swapn traite vos données personnelles, ainsi que la base légale applicable à chaque traitement et la durée de conservation correspondante.

Les bases légales utilisées sont :

✔ L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD) ;

✔ Le respect d’une obligation légale (art. 6.1.c RGPD) ;

• Notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD), notamment pour la gestion commerciale et la sécurité ;
• Votre consentement (art. 6.1.a RGPD), notamment pour les cookies publicitaires et analytiques.

Article 6. Durée de conservation

Vos données personnelles sont conservées pour la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, telle que détaillée (Lire le document de traitement des données). 

Passé ces délais, Swapn peut conserver certaines données pour les durées suivantes, en archivage intermédiaire :

✔ 5 ans : pour faire face à d’éventuelles actions en responsabilité (délai de prescription de droit commun) ;

✔ 10 ans : pour les données comptables et fiscales (obligation légale).

Au terme de ces durées d’archivage, les données sont supprimées de manière définitive ou anonymisées. La suppression et l’anonymisation sont des opérations irréversibles.

Article 7. Destinataires et sous-traitants

7.1. Usage interne. Vos données ne sont accessibles qu’aux membres de l’équipe Swapn qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, tenus à une obligation de confidentialité.

7.2. Sous-traitants. Swapn fait appel à des prestataires tiers agissant en qualité de sous-traitants au sens du RGPD. Ces prestataires n’accèdent à vos données que dans la mesure strictement nécessaire à la prestation de leurs services et sont tenus contractuellement de respecter la confidentialité et la sécurité des données. La liste de nos principaux sous-traitants figure ici. 

7.3. Transferts hors Union Européenne. Certains de nos sous-traitants sont établis en dehors de l’Union Européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées, principalement les Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission Européenne (cf. Annexe 2).

7.4. Autorités compétentes. Swapn peut être amenée à communiquer des données personnelles à des autorités judiciaires ou administratives sur réquisition ou en exécution d’une obligation légale, dans la stricte limite de ce qui est requis.

Article 8. Sécurité des données

Swapn met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger vos données personnelles contre toute perte, destruction, altération, accès non autorisé ou divulgation accidentelle.

Ces mesures comprennent notamment :

✔ Le chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS) et au repos ;

✔ La gestion des droits d’accès selon le principe du moindre privilège ;

✔ La journalisation des accès et la supervision des systèmes ;

✔ La sélection de sous-traitants offrant des garanties de sécurité équivalentes.

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, Swapn notifiera la CNIL dans les 72 heures conformément à l’article 33 du RGPD, et vous en informera sans délai injustifié si ce risque est élevé.

Article 9. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

✔ Droit d’accès (art. 15 RGPD) : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie ;

✔ Droit de rectification (art. 16 RGPD) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;

✔ Droit à l’effacement (art. 17 RGPD) : demander la suppression de vos données sous certaines conditions ;

✔ Droit à la limitation (art. 18 RGPD) : restreindre le traitement de vos données dans certains cas ;

✔ Droit à la portabilité (art. 20 RGPD) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible ;

✔ Droit d’opposition (art. 21 RGPD) : vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime ou à la prospection commerciale ;

✔ Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement antérieur ;

✔ Droit relatif au sort des données après le décès : définir des directives sur la conservation et la communication de vos données.

Pour exercer l’un de ces droits, contactez notre référent données : [email du référent données à compléter]. Nous traiterons votre demande dans un délai d’un (1) mois à compter de sa réception, prorogeable de deux (2) mois supplémentaires en cas de demande complexe (vous en serez informé dans ce cas). Une pièce d’identité pourra être demandée pour vérifier votre identité.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL, www.cnil.fr) si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable.

Article 10. Cookies

Swapn utilise des cookies et traceurs sur son Site. Pour toute information sur les catégories de cookies utilisés, les partenaires impliqués, les durées de conservation et les modalités de gestion de vos préférences, veuillez consulter notre Politique de cookies disponible sur le Site.

Article 11. Mise à jour de la Politique

Swapn se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment, notamment pour tenir compte de évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou de ses pratiques internes.

En cas de modification substantielle (bases légales, nouvelles finalités, nouveaux destinataires), vous en serez informé par tout moyen écrit dans un délai minimum de trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. La version en ligne fait foi.