Quel logiciel comptable choisir en tant que traducteur ?

Comptabilité et traduction : quelles obligations selon le statut ?

Micro-entreprise (BNC)

En tant que traducteur en micro-entreprise, vos obligations comptables sont relativement simples :

• Un livre de recettes pour enregistrer chronologiquement vos encaissements
• Une facturation sans TVA si vous êtes sous le seuil de franchise (34 400€)
• Des déclarations mensuelles ou trimestrielles à l'URSSAF pour le calcul de vos cotisations sociales

Bon à savoir : Même en micro-entreprise, un logiciel de facturation peut vous faire gagner beaucoup de temps sur l'édition des factures et le suivi des paiements.

EI ou EURL au réel simplifié

Si vous exercez en entreprise individuelle ou en EURL au régime réel, vos obligations s'étoffent :

• Une comptabilité d'engagement qui enregistre les recettes et dépenses dès leur engagement (et non leur paiement)
• Des déclarations de TVA mensuelles ou trimestrielles si vous êtes assujetti
• L'établissement d'un bilan simplifié ou d'une déclaration 2035 pour les BNC

Bon à savoir : La comptabilité d'engagement nécessite un suivi plus rigoureux mais permet une vision plus précise de la santé financière de votre activité.

SASU, SARL, SAS

En société commerciale, les obligations comptables sont plus strictes :

• Établissement d'un bilan comptable complet
• Gestion de la TVA et production d'une liasse fiscale
• Production d'un Fichier des Écritures Comptables (FEC) obligatoire en cas de contrôle
• Relation généralement nécessaire avec un expert-comptable pour s'assurer de la conformité

Ce que doit faire un bon logiciel comptable pour traducteur

Un logiciel adapté aux spécificités du métier de traducteur doit proposer plusieurs fonctionnalités essentielles :

Gestion des devis et factures

• Création de devis et factures personnalisés avec toutes les mentions légales obligatoires
• Facturation en plusieurs devises, essentielle pour travailler avec des clients internationaux
• Gestion des acomptes et relances automatiques pour optimiser votre trésorerie

Suivi financier

• Synchronisation bancaire pour importer automatiquement vos opérations
• Catégorisation intelligente des dépenses professionnelles
• Préparation des déclarations URSSAF ou TVA selon votre régime

Obligations fiscales

• Génération de la déclaration 2035 pour les professionnels libéraux
• Production de la liasse fiscale pour les sociétés
• Possibilité d'export vers votre expert-comptable ou de télétransmission directe

Accessibilité et mobilité

• Une application mobile pour saisir vos dépenses en déplacement
• Un espace cloud sécurisé pour accéder à vos données partout

Bon à savoir : La possibilité de gérer des factures en plusieurs devises est particulièrement importante pour les traducteurs qui travaillent souvent avec des clients internationaux.

Quelle application de comptabilité selon votre profil de traducteur ?

Traducteur littéraire ou généraliste en micro

Vous travaillez principalement avec des éditeurs, des institutions publiques ou quelques clients privés, sans être assujetti à la TVA.

Vos besoins prioritaires :

• Une interface simple et intuitive pour une prise en main rapide
• Un suivi efficace des recettes pour votre livre chronologique
• La génération automatique de factures conformes

Logiciels recommandés : Privilégiez des solutions accessibles et faciles à utiliser comme les offres gratuites d'Indy ou les formules de base de MaCompta.fr, qui vous permettront de gérer l'essentiel sans vous ruiner.

Traducteur technique ou assermenté au réel simplifié

Vous avez davantage de charges à déduire (logiciels spécialisés, locaux, déplacements) et facturez possiblement avec TVA.

Vos besoins prioritaires :

• Une gestion complète de la TVA avec préparation des déclarations
• Une comptabilité conforme aux règles BNC ou BIC selon votre statut
• Un suivi détaillé des dépenses et amortissements pour optimiser votre fiscalité

Logiciels recommandés : Orientez-vous vers des solutions comme Swapn, Pennylane ou Indy dans leurs versions payantes, qui offrent des fonctionnalités plus avancées tout en restant adaptées à une structure en croissance.

Bon à savoir : Certains logiciels proposent des modèles de factures spécifiquement adaptés aux traducteurs, avec des champs pour le nombre de mots/pages et les langues concernées.

Traducteur sous format d'entreprise (SASU, SARL...)

Vous avez structuré votre activité en société, peut-être déléguez-vous certaines missions ou travaillez avec des traducteurs partenaires.

Vos besoins prioritaires :

• La production d'une liasse fiscale complète, bilan et déclarations de TVA
• Des fonctionnalités multi-utilisateurs et multi-comptes
• Une compatibilité optimale avec votre expert-comptable

Logiciels recommandés : Optez pour des solutions plus robustes comme Swapn, Sage 50 ou EBP qui proposent des modules RH et peuvent accompagner votre croissance sur le long terme.

Quel est le logiciel comptable le plus utilisé par les traducteurs et lequel choisir ?

Swapn : le logiciel comptable idéal pour les traducteurs en SASU ou EURL

Swapn se distingue particulièrement pour les traducteurs ayant opté pour une structure en SASU ou EURL, grâce à plusieurs avantages clés :

• Une gestion comptable complète incluant TVA, bilan, liasse fiscale et FEC
• Une interface simplifiée pensée pour des utilisateurs non-comptables
• Une synchronisation bancaire automatique pour gagner du temps sur la saisie
• La télétransmission directe des déclarations fiscales
• Des modèles de factures personnalisables adaptables à votre identité visuelle
• Un export fluide vers l'expert-comptable si vous travaillez avec un professionnel

Bon à savoir : Le tarif unique de 29€ HT/mois sans engagement de Swapn inclut toutes les fonctionnalités, sans surcoût caché.

FAQ sur les logiciels de comptabilité en ligne pour traducteurs

Dois-je facturer la TVA en tant que traducteur ?

Cela dépend principalement de votre statut et de votre chiffre d'affaires. En micro-entreprise, vous bénéficiez de la franchise de TVA tant que vous ne dépassez pas le seuil de 34 400€. Au régime réel, vous devez généralement appliquer la TVA, sauf pour certaines prestations spécifiques comme les traductions d'œuvres littéraires qui peuvent bénéficier d'un taux réduit ou d'une exonération.

Un logiciel peut-il gérer les devises étrangères ?

Oui, la plupart des logiciels comptables modernes permettent de facturer en euros ou en devises étrangères avec conversion automatique. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse pour les traducteurs qui travaillent avec une clientèle internationale. Les solutions comme Swapn, Pennylane ou Indy intègrent toutes cette possibilité avec mise à jour régulière des taux de change.

Peut-on comptabiliser l'achat de dictionnaires ou logiciels ?

Absolument. Si vous êtes au régime réel, les dictionnaires, ouvrages spécialisés et logiciels de traduction sont des charges déductibles. Selon leur montant et leur durée d'utilisation, ils peuvent être comptabilisés soit en charges directes, soit en immobilisations avec amortissement sur plusieurs années. Un bon logiciel comptable vous permettra de gérer correctement ces différentes catégories de dépenses.