Quel logiciel comptable choisir pour son snack ?

Par ailleurs, les achats de marchandises peuvent rapidement compliquer la gestion comptable, avec des stocks qui évoluent quotidiennement et des marges à surveiller. Heureusement, une solution permet de faciliter l'ensemble de ces processus : le recours à un logiciel comptable adapté. Dans cet article, nous vous aidons à choisir le logiciel comptable le plus approprié aux besoins spécifiques de votre snack.

Les obligations comptables en tant que gérant de snack

Les gérants de snack optent généralement pour des statuts juridiques comme l'EURL, la SASU, la micro-entreprise, et parfois la SARL. Selon le statut choisi, les obligations comptables varient considérablement.

En micro-BIC, vous devez tenir un livre de recettes et n'êtes pas soumis à la TVA. C'est la solution la plus simple administrativement, mais qui limite votre développement.

En régime réel simplifié, vous êtes soumis à une comptabilité d'engagement, avec gestion de la TVA, établissement d'un bilan annuel et production d'un Fichier des Écritures Comptables (FEC).

Bon à savoir : 

La comptabilité d'engagement nécessite d'enregistrer les opérations dès qu'elles sont engagées, même si le paiement intervient plus tard.

En plus de ces obligations générales, la restauration implique des contraintes spécifiques :

• La gestion de la TVA collectée sur plusieurs taux (5,5%, 10%, 20%)
• La tenue rigoureuse de livres de caisse
• La justification des ventes en espèces
• Le respect des règles d'archivage des pièces comptables

Ces contraintes nécessitent un logiciel à la fois rigoureux pour assurer votre conformité et suffisamment simple à prendre en main pour être utilisé au quotidien.

Quels sont les logiciels de comptabilité les plus utilisés pour les snacks et restaurants et lequel choisir ?

Bon à savoir :

Au-delà du prix, vérifiez la qualité du support client et la facilité d'utilisation du logiciel, deux critères essentiels pour une utilisation quotidienne.

Quel logiciel comptable choisir selon votre format d'activité ?

Micro-entreprise ou food-truck en solo

Si vous êtes en micro-entreprise ou gérez seul un food-truck, vos besoins se concentrent principalement sur la tenue d'un livre de recettes, sans gestion de TVA.

Dans ce cas, privilégiez un logiciel peu onéreux et simple d'utilisation comme Indy ou Abby, qui offrent des fonctionnalités suffisantes pour ce type d'activité à petit volume, avec une prise en main rapide et une interface intuitive.

Snack avec TVA (EURL, SASU)

Pour un snack soumis à la TVA, généralement en EURL ou SASU, vous devez gérer la TVA à plusieurs taux (5,5%, 10%, 20%) et tenir une comptabilité d'engagement.

Orientez-vous vers un logiciel qui vous permettra de vous mettre en conformité tout en simplifiant ces tâches complexes. Swapn, Pennylane ou Indy sont particulièrement adaptés, avec des fonctionnalités dédiées à la gestion des différents taux de TVA et une interface intuitive.

Établissement avec salariés et caisse intégrée

Pour un établissement plus important, avec des salariés et une caisse intégrée, vos besoins sont plus complexes : gestion de la TVA, de la paie, accès multi-utilisateurs et suivi précis des marges.

Dans ce contexte, un logiciel plus complet comme EBP, Sage 50 ou Pennylane en version premium sera plus approprié. Ces solutions offrent des fonctionnalités avancées pour gérer l'ensemble de vos besoins comptables et administratifs.

Bon à savoir : 

Si votre snack emploie des salariés, vérifiez que le logiciel propose un module de paie ou s'intègre facilement avec votre solution de gestion des ressources humaines.

Swapn : un bon équilibre pour les snacks en société

Parmi les solutions disponibles, Swapn se distingue par son excellent rapport qualité-prix pour les snacks constitués en société. Ce logiciel offre plusieurs avantages spécifiques :

• Conformité complète : gestion de la TVA, génération du FEC et bilan automatisé
• Gestion efficace de la TVA multi-taux, particulièrement adaptée aux spécificités de la restauration
• Connexion bancaire pour un suivi en temps réel de votre trésorerie
• Interface simple et intuitive, ne nécessitant pas de compétences comptables avancées
• Utilisation mobile illimitée pour gérer votre comptabilité où que vous soyez

Cette solution est idéale pour les snacks en EURL ou SASU qui souhaitent disposer d'un outil complet sans nécessairement dépendre d'un comptable pour toutes les opérations courantes.

Quelles sont les fonctionnalités indispensables d'un logiciel pour gérer la compta d'un snack ?

Pour être vraiment efficace dans la gestion comptable de votre snack, votre logiciel doit intégrer plusieurs fonctionnalités essentielles : 

Bon à savoir : 

Privilégiez un logiciel qui permet l'import automatique des données de votre caisse, ce qui vous évitera les doubles saisies et réduira considérablement les risques d'erreur.

Le suivi des marges : le nerf de la guerre

La rentabilité d'un snack repose essentiellement sur le suivi précis du coût matière réel par rapport au prix de vente. Sans une vision claire de vos marges, votre activité peut rapidement devenir déficitaire malgré un chiffre d'affaires en apparence satisfaisant.

Certains logiciels comptables permettent d'aller plus loin que la simple comptabilité en vous offrant :

• La possibilité d'attribuer des achats à des centres de coût spécifiques (snacking, boissons, frais fixes...)
• Des outils pour visualiser les dérives de marge au fil du mois
• La capacité de catégoriser les dépenses par fournisseur ou par famille de produits

Ces fonctionnalités vous permettent d'identifier et de corriger plus rapidement les erreurs d'achats ou de prix, optimisant ainsi votre rentabilité globale.

Bon à savoir : 

Un écart de 2% sur votre marge brute peut représenter plusieurs milliers d'euros de bénéfice en moins sur une année.

FAQ sur les logiciels comptables pour les snacks

Puis-je gérer plusieurs taux de TVA dans mon logiciel ?

Oui, la plupart des logiciels comptables modernes comme Swapn ou Pennylane permettent de gérer facilement les différents taux de TVA applicables en restauration (5,5%, 10% et 20%). Cette fonctionnalité est essentielle pour les snacks qui vendent à la fois des plats à consommer sur place, à emporter et des boissons alcoolisées.

Puis-je synchroniser ma caisse à mon logiciel ?

Certains outils permettent une synchronisation directe avec les systèmes de caisse les plus courants. Pour les autres, vous pouvez généralement utiliser des solutions intermédiaires comme l'import CSV ou d'autres formats d'export/import. Vérifiez la compatibilité de votre logiciel de caisse avec votre solution comptable avant de vous engager. Une synchronisation automatique entre votre caisse et votre logiciel comptable peut vous faire gagner plusieurs heures de travail par semaine et réduire considérablement les risques d'erreur.