Gestion des congés et jours fériés - Le guide 2026

Quelles sont les obligations de l'employeur en matière de congés et jours fériés ?

L'employeur est tenu de respecter un cadre légal défini par le Code du travail et de l'adapter en fonction de la convention collective applicable, qui peut instaurer des dispositions plus favorables au salarié. Votre rôle consiste à organiser les départs en congé pour maintenir la continuité de l'activité, tout en assurant le droit au repos de chaque collaborateur. Il s'agit de trouver un équilibre entre votre pouvoir de direction et les droits fondamentaux des salariés.

Bon à savoir : La convention collective applicable est généralement mentionnée sur le bulletin de paie du salarié ou peut être consultée en ligne avec le code APE de l'entreprise.

La gestion des congés payés : règles et calculs

Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables annuels. La gestion de ces jours est encadrée par une réglementation précise que l'employeur doit appliquer.

• Période de référence : L'acquisition des droits s'effectue, par défaut, du 1er juin de l'année N-1 au 31 mai de l'année N, sauf si un accord d'entreprise ou de branche définit une période différente.
• Jours ouvrables vs jours ouvrés : Le calcul s'effectue en jours ouvrables (lundi au samedi, hors jours fériés). Il convient de les distinguer des jours ouvrés, qui correspondent aux jours d'ouverture de l'entreprise.
• Fixation des dates : Il relève du pouvoir de l'employeur de déterminer les dates de départ, après consultation des salariés et dans le respect d'un délai de prévenance d'au moins un mois.

Bon à savoir : En cas de demandes de congés simultanés, l'employeur peut fixer un ordre des départs en se basant sur des critères objectifs (situation familiale, ancienneté…).

Le statut des jours fériés : lesquels sont chômés et payés ?

Seul le 1er mai est un jour férié obligatoirement chômé et payé pour l'ensemble des salariés. Pour les dix autres jours fériés légaux, leur caractère chômé est déterminé par la convention collective ou un accord d'entreprise. Lorsqu'un jour férié est chômé, il est rémunéré pour tout salarié justifiant d'au moins trois mois d'ancienneté.

Le Jour de Solidarité est une journée de travail supplémentaire non rémunérée pour les salariés, destinée à financer des actions en faveur des personnes âgées ou handicapées. Il est souvent fixé sur le lundi de Pentecôte.

Bon à savoir : Un jour férié travaillé (hors 1er mai) donne droit à la rémunération habituelle, sauf si votre convention collective prévoit une majoration de salaire. Il existe également des exceptions départementales, notamment pour l'Alsace-Moselle ou certains départements d’outre-mer qui possèdent des jours fériés supplémentaires.

Comment mettre en place un processus de gestion efficace ?

Un processus de gestion des congés efficace repose sur la transparence, l'anticipation et une communication claire à l'ensemble des collaborateurs. Des règles explicites préviennent les incompréhensions et les litiges, tandis que l'anticipation assure le maintien de l'activité de l'entreprise sans perturber son fonctionnement. L'objectif est d'établir un système où la procédure de demande et de validation des congés est connue de chaque salarié et manager.

Bon à savoir : Une bonne pratique consiste à faire un point sur les soldes de congés de chaque équipe au début du deuxième trimestre pour planifier la période estivale.

Définir une politique de congés claire et transparente

Pour garantir l'équité et la clarté, il est recommandé de formaliser les règles au sein d'une note de service, d'un accord d'entreprise ou du règlement intérieur. Ce document constitue la référence pour l'ensemble des collaborateurs en cas de question ou de litige.

• Contenu du document : Il doit spécifier le délai de prévenance pour soumettre une demande, la période de prise du congé principal (généralement du 1ᵉʳ mai au 31 octobre), ainsi que les critères de priorité applicables en cas de demandes simultanées.
• Processus de validation : Le processus doit indiquer clairement qui valide la demande (manager direct, service RH) et le délai de réponse maximal de la part de l'entreprise.
• Communication : Il est important que ce document soit accessible à l'ensemble des salariés dès leur intégration.

Bon à savoir : Pensez à inclure des règles spécifiques pour les périodes de forte ou faible activité (périodes de Noël, ponts du mois de mai…).

Les outils pour automatiser la gestion des absences

La transition d'un suivi manuel vers un outil dédié permet un gain de temps et de fiabilité notable. Le choix de l'outil dépend de la taille et des spécificités de votre organisation.

• Le tableur (Excel, Google Sheets) : Il s'agit d'une solution initiale, gratuite et accessible pour les très petites structures. Elle peut cependant être source d'erreurs manuelles, ne facilite pas la gestion collaborative des demandes et offre une visibilité limitée sur les plannings.
• Le logiciel SIRH spécialisé : Des solutions comme PayFit, Lucca ou Personio permettent d'automatiser l'intégralité du processus. Ces outils calculent les droits en temps réel, offrent aux salariés la possibilité de soumettre leurs demandes en autonomie via une application et notifient les managers pour validation. Ils génèrent aussi les plannings d'équipe et permettent l'export des données vers le système de paie.

Gérer les cas particuliers et les congés spéciaux

Certains événements de la vie d'un salarié ouvrent droit à des congés spéciaux qui s'ajoutent aux congés payés annuels. Il appartient à l'employeur de connaître ces droits afin de traiter les demandes de ses collaborateurs de manière conforme et appropriée.

Pensez toujours à vérifier votre convention collective car elle prévoit souvent des durées de congés pour événements familiaux plus longues que le minimum légal.

Congés pour événements familiaux (mariage, PACS, naissance, décès)

Le Code du travail définit des durées minimales d'absence autorisées pour certains événements familiaux. Ces jours d'absence sont rémunérés et ne sont pas imputés sur le solde de congés payés.

Bon à savoir : L'employeur est en droit de demander un justificatif (acte de mariage, de naissance…) au salarié pour accorder ces jours de congé.

Le cas des RTT et du fractionnement des congés

Les jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) et le fractionnement du congé principal sont deux concepts importants à distinguer.

• Les RTT sont des jours de repos acquis par les salariés dont la durée de travail est supérieure à 35 heures par semaine.
• Le fractionnement, quant à lui, concerne le congé principal de 24 jours ouvrables. Si un salarié prend une partie de ce congé en dehors de la période légale (1er mai - 31 octobre), il peut avoir droit à des jours de congés supplémentaires, sauf s'il y renonce.

Congés de révision alternants et des apprentis

Les alternants et apprentis sont des salariés à part entière et bénéficient des mêmes droits que les autres salariés en matière de congés payés.

Cependant, des dispositions spécifiques existent : un congé de révision de 5 jours supplémentaires est prévu pour permettre à l’étudiant de se préparer à ses examens.

FAQ - Questions fréquentes sur la gestion des congés et jours fériés

Cette section apporte des réponses aux interrogations fréquentes des employeurs, afin de faciliter une prise de décision rapide et éclairée.

Un employeur peut-il refuser une demande de congé ?

Oui, à condition que le refus soit justifié par des raisons objectives liées à l'activité de l'entreprise. Les motifs légitimes incluent la nécessité d'assurer la continuité du service, une période de forte activité ou un nombre important d'absences simultanées. Le refus ne doit pas être abusif et doit être notifié au salarié dans un délai raisonnable.

Que se passe-t-il si un jour férié tombe pendant les congés du salarié ?

Lorsqu'un jour férié est habituellement chômé dans l'entreprise, il n'est pas décompté comme un jour de congés payés. Par exemple, pour une semaine de congé incluant le 14 juillet (si ce jour est chômé dans l'entreprise), seuls cinq jours de congés payés sont décomptés au lieu de six.

Comment gérer les congés d'un salarié à temps partiel ?

Un salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours de congés qu'un salarié à temps plein, soit 30 jours ouvrables par an. La distinction s'opère au niveau du décompte : lors de la prise de congés, tous les jours ouvrables inclus dans la période d'absence sont décomptés, qu'ils soient habituellement travaillés par le salarié ou non.

Sources & références

Entreprendre Service Public - https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F37396

Entreprendre Service Public - https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F32963