Quels sont les frais déductibles ? Guide 2025

Quelles sont les conditions pour qu'un frais soit déductible ?

Pour qu’une dépense soit considérée comme fiscalement déductible, elle doit obligatoirement respecter quatre critères incontournables :

Être engagée dans l’intérêt direct de l’activité professionnelle

Une dépense est fiscalement déductible uniquement si elle vise à développer ou préserver l’activité de l’entreprise, en respectant une gestion rigoureuse et un montant raisonnable. Sont exclues les charges à caractère privé, comme les frais liés à la résidence principale, ainsi que les dépenses somptuaires ou luxueuses (location de yacht, loisirs coûteux, etc.).

Bon à savoir : Les cadeaux d’affaires sont déductibles à condition qu’ils soient modérés et réalisés dans l’intérêt de l’entreprise.

Entraîner une diminution réelle du patrimoine de l’entreprise

Une dépense correspond à de l’argent que l’entreprise dépense sans obtenir un bien qui dure dans le temps. En comptabilité, une charge est une dépense liée au fonctionnement quotidien de l’entreprise, qui ne crée pas un bien à garder longtemps.

À l’inverse, une immobilisation est l’achat d’un bien que l’entreprise va garder et utiliser pendant plusieurs années, comme un ordinateur, une machine ou un véhicule. Le coût de ce bien est alors réparti sur plusieurs années grâce à un mécanisme appelé amortissement.

À titre d’exemple : faire réparer une machine est une charge, car c’est une dépense pour maintenir un équipement existant. Par contre, acheter une machine neuve est une immobilisation, car c’est un bien que l’entreprise va utiliser pendant longtemps.

Bon à savoir : Par exception, l'achat de petit matériel ou de mobilier de bureau dont la valeur unitaire est inférieure à 500 € HT peut être directement passé en charge déductible.

Être comptabilisé durant le bon exercice comptable

En comptabilité, une charge doit être enregistrée dans l'exercice comptable où elle est engagée, même si son paiement intervient plus tard. C’est le principe de la comptabilité d’engagement, qui permet de refléter fidèlement l’activité réelle de l’entreprise.

Par exemple : si vous recevez une facture en janvier 2025 pour un service réalisé en décembre 2024, la charge doit être comptabilisée en 2024, car elle concerne cet exercice.

Bon à savoir : en respectant ce principe, vous vous assurez que les résultats financiers reflètent précisément l’activité de votre entreprise, indépendamment des dates de paiement.

Être justifié par une pièce comptable

Chaque dépense doit être justifiée par un document officiel pour pouvoir être déduite. Vous avez l'obligation de garder avec soin toutes vos factures, quittances ou reçus. En l'absence de justificatif, la charge peut être refusée par le fisc lors d'une vérification, ce qui conduirait à un redressement. La facture doit être valable et comporter des informations comme le nom du prestataire, la date, la description du bien ou service et le prix.

Les frais professionnels déductibles : les essentiels à connaître

Pour réduire le montant de vos impôts, certaines dépenses liées à l’activité de votre entreprise peuvent être déduites de votre résultat fiscal.

Parmi les frais les plus courants, on retrouve les déplacements professionnels (train, avion, carburant), les repas d’affaires ou pris lors d’un déplacement, et les fournitures de bureau (papier, cartouches, petit matériel).

Sont aussi déductibles : le loyer d’un local professionnel, les charges (électricité, eau), les abonnements pro (téléphonie, internet, logiciels), ainsi que les frais de publicité (Google Ads, flyers, community manager).

Les salaires, cotisations sociales, honoraires d’experts (comptable, avocat, consultant), les formations professionnelles, et les assurances (RC pro, multirisque) complètent la liste.

En revanche, dans une société soumise à l’impôt sur les sociétés (IS), la rémunération du gérant est déductible du résultat fiscal, à condition qu’elle soit justifiée.

Certains impôts et taxes sont considérés comme des charges d’exploitation et peuvent donc être déduits du résultat fiscal. C’est le cas notamment de la Contribution Économique Territoriale (CET), qui comprend la CFE et la CVAE, ainsi que de la taxe sur les salaires.

En revanche, l’impôt sur les sociétés (IS) et l’impôt sur le revenu (IR) ne sont jamais déductibles, car ils correspondent à la taxation du bénéfice et non à une charge.

Bien identifiés et justifiés, ces frais permettent de maîtriser votre fiscalité tout en restant en conformité.

Bon à savoir : Pour les repas d'affaires, il est fortement conseillé de noter au dos du ticket le nom et la société de la personne invitée.

Comment traiter les cas particuliers de frais déductibles ?

Dans certains cas où la vie professionnelle se mêle à la sphère privée, il est important d’être vigilant pour déduire les frais correctement, notamment en télétravail.

Si vous travaillez depuis votre domicile, vous pouvez déduire une partie de vos dépenses personnelles dites “charges mixtes” (loyer, électricité, chauffage, abonnement internet) en fonction de l’usage professionnel. Pour cela, il faut calculer un prorata basé sur la surface utilisée à titre professionnel.

Exemple : pour un logement de 80 m² avec un bureau de 12 m², la surface professionnelle représente 15 %. Sur un loyer mensuel de 1 000 €, vous pouvez donc déduire 150 € (1 000 € x 15 %).

Bon à savoir : il est conseillé de formaliser cette utilisation via une convention de mise à disposition entre vous et votre entreprise pour sécuriser la déduction fiscale.

Les cadeaux d'affaires et frais de représentation

Faire un cadeau à un client est un usage commercial fréquent et la dépense est déductible si elle est réalisée au profit de l'entreprise et que sa valeur n'est pas "disproportionnée". Le fisc est très attentif sur ce sujet. Concernant la TVA, elle n'est déductible que sur les présents dont la valeur n'excède pas 73 € TTC par an et par destinataire.

Bon à savoir : Conservez une trace du bénéficiaire et du contexte du cadeau pour justifier de l'intérêt commercial de la dépense.

Quels sont les frais qui ne sont jamais déductibles ?

Pour prévenir toute non-conformité lors d'une vérification, il est important de connaître les dépenses qui sont toujours écartées des charges déductibles.

• Les pénalités et amendes infligées par une autorité administrative (Urssaf, impôts, amendes routières, etc.).
• Les dépenses purement personnelles ou de loisir (vacances, hobbies, etc.).
• L'impôt sur les sociétés et l'impôt sur le revenu.
• Les dons versés à des partis politiques.
• L'achat d'un bien immobilier (qui est une immobilisation).
• La rémunération de l'exploitant individuel (qui est une affectation du bénéfice).

Les questions courantes sur les frais déductibles

Puis-je déduire mes frais de vêtements ?

La réponse est majoritairement négative. Les tenues de ville (costume, tailleur, chaussures) ne sont pas admises en déduction, car le fisc estime qu'un usage privé est possible. L'exception vise les habits de travail spécifiques, indispensables à l'exercice de votre métier, comme la blouse du personnel soignant, la robe d'un avocat ou les vêtements de sécurité pour un artisan.

Comment déduire les frais si je suis micro-entrepreneur ?

Le micro-entrepreneur ne soustrait pas ses charges pour leur montant réel. Il profite d'un abattement forfaitaire au titre des frais professionnels, que le fisc applique directement sur le chiffre d'affaires enregistré. Le pourcentage de cet abattement change selon le secteur d'activité (71 %, 50 % ou 34 %). Il n'est donc pas envisageable de déduire en supplément des notes de restaurant ou des acquisitions.

Que faire si je n'ai pas de facture pour une dépense ?

Sans facture, la charge est en théorie non déductible. Un ticket de caisse est parfois accepté pour des sommes modiques, mais seule une facture en règle garantit une sécurité complète lors d'une vérification. Cela montre l’importance d’une gestion administrative sérieuse et de la nécessité de toujours demander une facture pour toute dépense liée à l’activité.

Sources et références

BOFIP : Frais et charges

BOFIP : Les charges non déductibles