Facture d'achat : mentions, comptabilisation et gestion

Qu'est-ce qu'une facture d'achat ?

La facture d'achat est un document que vous recevez de votre fournisseur à chaque transaction portant sur un bien ou une prestation de service. Aussi appelée « facture fournisseur », elle remplit trois fonctions dans votre gestion quotidienne : preuve juridique, support de comptabilisation et justificatif pour la récupération de TVA.

Le rôle de la facture d'achat

Son premier rôle est juridique : elle prouve l'existence de la transaction entre deux professionnels. Toute opération B2B doit faire l'objet d'une facturation, c'est une obligation légale prévue par l'article L441-9 du Code de commerce.

Son deuxième rôle est comptable : elle sert de pièce justificative pour enregistrer l'achat dans vos comptes (en partie double, c'est-à-dire avec un débit et un crédit de même montant).

Son troisième rôle est fiscal : sans facture conforme, impossible de déduire la TVA payée à votre fournisseur. En cas de contrôle fiscal, l'administration vérifie systématiquement la présence et la conformité de vos factures d'achat.

Quelle différence entre facture d'achat et facture de vente ?

C'est le même document physique, mais vu sous deux angles comptables opposés. Le fournisseur l'enregistre comme une facture de vente. Vous, l'acheteur, l'enregistrez comme une facture d'achat. Les comptes utilisés et l'impact sur le résultat sont inversés.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture d'achat ?

Avant de comptabiliser une facture fournisseur, vous devez vérifier qu'elle comporte toutes les mentions légales. Une facture incomplète vous expose à des sanctions et peut entraîner un refus de déduction de TVA.

Les 12 mentions imposées par le Code de commerce

Voici les 12 mentions obligatoires que doit comporter toute facture entre professionnels :

1. Date d'émission de la facture
2. Numéro de facture, attribué selon une séquence chronologique continue, sans rupture
3. Identité du vendeur : dénomination sociale, numéro SIREN/SIRET, adresse du siège, forme juridique et capital social
4. Identité de l'acheteur : dénomination sociale, adresse et numéro SIREN
5. Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur (et de l'acheteur si le montant dépasse 150 € HT en opération intracommunautaire)
6. Désignation précise des biens ou services : nature, quantité et prix unitaire HT
7. Taux de TVA applicable à chaque ligne et montant de TVA correspondant
8. Montant total HT et montant total TTC
9. Date de livraison du bien ou d'exécution de la prestation
10. Conditions de règlement : délai de paiement, taux de pénalité de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €
11. Conditions d'escompte pour paiement anticipé (ou la mention « Pas d'escompte pour paiement anticipé »)
12. Numéro de bon de commande, s'il a été préalablement établi

Que risquez-vous en cas de facture non conforme ?

Les sanctions en cas de facture incomplète ou inexacte sont réelles. L'amende administrative s'élève à 15 € par mention manquante ou inexacte, plafonnée au quart du montant de la facture. Sur le plan pénal, la sanction peut atteindre 75 000 € pour une personne physique en cas de récidive dans les deux ans.

Au-delà de l'amende, le risque fiscal est le plus coûteux : l'administration peut refuser la déduction de TVA sur une facture non conforme et rejeter la charge déductible. Vous perdez alors à la fois la TVA récupérable et l'avantage fiscal lié à la charge.

Bon à savoir : L'amende de 15 € par mention manquante peut sembler faible, mais elle se cumule vite sur un volume important de factures. En cas de récidive dans les 2 ans, l'amende passe à 75 000 € pour une personne physique, et l'administration fiscale peut remonter jusqu'à 3 exercices en arrière lors d'un contrôle.

Comment comptabiliser une facture d'achat ?

L'enregistrement d'une facture d'achat en comptabilité suit le principe de la partie double : chaque écriture comporte un débit et un crédit de même montant. Voici comment procéder selon la nature de l'achat.

L'écriture comptable standard (achat de biens ou services)

Le schéma est toujours le même : vous débitez un compte de charges (classe 6) pour le montant HT, vous débitez le compte de TVA déductible pour le montant de la taxe, et vous créditez le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant TTC.

Prenons un exemple concret. Un consultant en SASU achète des fournitures de bureau pour 2 000 € HT auprès d'un fournisseur, avec une TVA à 20 % (soit 400 €). Montant TTC : 2 400 €. Les obligations comptables en SASU imposent d'enregistrer cette écriture dès réception de la facture.

Écriture à la réception de la facture :

Au moment du paiement par virement, une seconde écriture est passée :

Le compte de charges varie selon la nature de l'achat : 601 pour les matières premières, 602 pour les fournitures consommables, 604 pour les prestations de services, 607 pour les marchandises.

Les cas particuliers à connaître

Certaines factures d'achat nécessitent un traitement comptable adapté. Voici les trois cas les plus fréquents.

Achat avec rabais, remise ou ristourne

Quand votre fournisseur accorde une réduction commerciale directement sur la facture, vous enregistrez le montant net HT (après remise) au débit du compte de charges. Si la remise arrive sur une facture séparée (un avoir), elle est créditée au compte 609 « Rabais, remises, ristournes obtenus ».

Exemple : achat de marchandises à 5 000 € HT avec une remise de 10 %. Le montant net est de 4 500 € HT, TVA 20 % = 900 €.

La TVA est toujours calculée sur le montant net après remise.

Achat avec frais de port

Lorsque les frais de transport apparaissent séparément sur la facture, vous les débitez au compte 6241 « Transports sur achats ». Si les frais de port sont intégrés au prix unitaire sans distinction, ils suivent le même compte de charges que l'achat principal.

Facture d'achat d'une immobilisation

Un achat dont la durée d'utilisation dépasse 1 an et dont la valeur est significative (le seuil usuel est de 500 € HT) ne se comptabilise pas en charge mais en immobilisation, dans un compte de classe 2. La TVA déductible passe alors par le compte 44562 « TVA déductible sur immobilisations ».

Exemple : achat d'un ordinateur à 1 200 € HT, TVA 20 % (240 €), amorti sur 3 ans.

L'ordinateur sera ensuite amorti à raison de 400 € par an pendant 3 ans, via une écriture d'amortissement en fin d'exercice comptable.

À quelle date comptabiliser la facture ?

La règle est simple : la facture s'enregistre à sa date d'émission, celle qui figure sur le document. Ce n'est pas la date de réception ni la date de paiement qui compte.

Le paiement est une opération distincte, enregistrée séparément le jour où le règlement part effectivement de votre compte (débit 401 / crédit 512).

Cette distinction a un impact direct sur votre exercice comptable. Une facture datée du 31 décembre se rattache à l'exercice en cours, même si vous la réglez en janvier.

Bon à savoir : Attention à ne pas confondre date de comptabilisation et date de paiement. Une facture datée du 28 décembre doit être enregistrée sur l'exercice en cours, même si le règlement intervient en janvier de l'année suivante. Le paiement fait l'objet d'une écriture distincte (débit 401 / crédit 512).

Comment gérer vos factures d'achat au quotidien ?

Bien traiter une facture fournisseur ne se limite pas à la saisie comptable. Voici un processus en 5 étapes, de la réception à l'archivage.

• Vérifier la concordance avec le bon de commande et le bon de livraison
• S'assurer que les 12 mentions légales figurent sur le document
• Distinguer HT, TVA, TTC et choisir le compte adapté
• Enregistrer l'opération dans le journal dédié aux achats
• Régler le fournisseur et conserver la facture pendant 10 ans

Étape 1 - Réceptionner et rapprocher la facture du bon de commande

Dès réception de la facture, comparez-la avec votre bon de commande initial : quantités, prix unitaires, références produits. Vérifiez aussi la cohérence avec le bon de livraison ou de réception. Si vous repérez un écart (quantité manquante, prix différent), signalez-le à votre fournisseur avant toute comptabilisation.

Étape 2 - Contrôler les mentions obligatoires

Passez en revue les 12 mentions listées plus haut. Si une mention manque ou est inexacte, demandez une facture rectificative à votre fournisseur. Ne comptabilisez jamais une facture incomplète : en cas de contrôle fiscal, vous risquez un refus de déduction de TVA.

Étape 3 - Identifier les montants et imputer dans le bon compte

Repérez les trois montants clés : HT, TVA et TTC. Déterminez ensuite si l'achat est une charge courante (compte de classe 6) ou une immobilisation (compte de classe 2, si la durée d'utilisation dépasse 1 an et la valeur excède 500 € HT). Choisissez le compte de charges approprié selon la nature de l'achat (601, 604, 606, 607...). Pour les sociétés soumises à l'IS, les frais déductibles admis en charge suivent les mêmes règles d'imputation.

Étape 4 - Saisir l'écriture dans le journal des achats

Le journal des achats regroupe toutes les écritures liées à vos factures fournisseurs. Chaque écriture y est enregistrée par ordre chronologique, avec un numéro de pièce justificative. La saisie peut être automatisée grâce à un logiciel de comptabilité pas cher qui reconnaît les documents (scan, OCR) et catégorise les dépenses.

Swapn automatise la saisie des factures d'achat grâce à la reconnaissance de documents et la catégorisation par IA, dès 29 € HT/mois.

Étape 5 - Valider le paiement et archiver

Le paiement déclenche une seconde écriture : débit du compte 401 « Fournisseurs » et crédit du compte 512 « Banque ». Une fois le règlement effectué, archivez la facture (papier ou numérique) avec un classement chronologique et une numérotation cohérente.

Bon à savoir : La durée légale de conservation des factures est de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22 du Code de commerce). L'administration fiscale peut remonter jusqu'à 3 exercices en arrière lors d'un contrôle, et jusqu'à 6 ans en cas de suspicion de fraude. Conservez vos factures au-delà du minimum légal par précaution.

Facture d'achat et dématérialisation : ce qui change

La facturation électronique modifie le support de vos factures d'achat, mais pas leur traitement comptable. Voici ce que vous devez savoir sur les nouvelles obligations et l'archivage numérique.

L'obligation de facturation électronique

Depuis septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures au format électronique. L'obligation d'émission, elle, se déploie progressivement selon la taille de l'entreprise : grandes entreprises d'abord, puis ETI, puis PME et TPE. La loi de finances 2026 et la facturation électronique détaillent le calendrier exact de ce déploiement.

Les factures transitent par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l'administration fiscale. Le format papier ou PDF simple ne suffit plus : les factures doivent être émises dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII) lisible à la fois par un humain et par un logiciel.

Swapn propose l'abonnement à son partenaire Tiime (facturation, compte pro, synchronisation bancaire), facturé séparément, qui intègre une plateforme de facturation électronique agréée conforme à la réforme.

Comment archiver vos factures dématérialisées ?

Les factures électroniques doivent être conservées au format numérique pendant 10 ans, dans des conditions qui garantissent leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité. L'original papier n'est plus requis si la version numérique respecte ces trois critères.

Privilégiez une sauvegarde sécurisée : cloud chiffré, serveur dédié ou solution intégrée à votre logiciel de comptabilité. L'objectif est de pouvoir retrouver et présenter n'importe quelle facture en cas de contrôle.

Les questions fréquentes sur la facture d'achat

Quelle est la différence entre une facture d'achat et une facture de vente ?

C'est le même document vu sous deux angles. Le fournisseur l'enregistre comme facture de vente (produit, classe 7). L'acheteur l'enregistre comme facture d'achat (charge, classe 6). L'émetteur est toujours le vendeur.

Est-ce que je peux récupérer la TVA sur une facture d'achat ?

Oui, si vous êtes assujetti à la TVA et que la facture comporte toutes les mentions obligatoires, notamment le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur et le taux de TVA. La TVA déductible est portée au débit du compte 44561 lors de la comptabilisation. Pour les structures soumises à un régime particulier, les règles de TVA récupérable sur le carburant illustrent bien les nuances qui peuvent s'appliquer selon la nature de l'achat.

Combien de temps faut-il conserver une facture d'achat ?

La durée légale de conservation est de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné (article L123-22 du Code de commerce). Ce délai s'applique aussi bien aux factures papier qu'aux factures électroniques.

Comment comptabiliser une facture d'achat avec une remise ?

Le montant net HT (après remise) est débité au compte de charges approprié (ex. 607). Si la remise figure sur une facture séparée (avoir), elle est créditée au compte 609 « Rabais, remises, ristournes obtenus ». La TVA est calculée sur le montant net après remise.

Faut-il comptabiliser la facture à la date de réception ou à la date d'émission ?

À la date d'émission figurant sur la facture. Cette date détermine le rattachement à l'exercice comptable. Le paiement est enregistré séparément à la date effective du règlement (débit 401 / crédit 512).

Quelle est la sanction si ma facture d'achat ne comporte pas toutes les mentions obligatoires ?

L'amende est de 15 € par mention manquante ou inexacte, plafonnée au quart du montant de la facture. En cas de récidive, la sanction peut atteindre 75 000 € pour une personne physique. L'administration fiscale peut aussi refuser la déduction de TVA. Les retards de paiement entre TPE et PME font l'objet de sanctions similaires, ce qui montre la tendance du législateur à durcir les règles sur les documents commerciaux.

Est-ce qu'un achat d'ordinateur se comptabilise comme une charge ou une immobilisation ?

Si l'ordinateur a une durée d'utilisation supérieure à 1 an et une valeur significative (seuil usuel : 500 € HT), il se comptabilise en immobilisation (compte 2183) et non en charge. Il est ensuite amorti sur sa durée d'utilisation prévue, généralement 3 ans pour du matériel informatique.

Qu'est-ce que le journal des achats en comptabilité ?

Le journal des achats est un journal comptable auxiliaire qui enregistre chronologiquement toutes les écritures liées aux factures fournisseurs. Chaque écriture y reprend le numéro de facture, les comptes mouvementés (charges, TVA, fournisseurs) et les montants au débit et au crédit. La comptabilité de la SARL ou celle d'une SAS repose sur ce même journal comme pièce centrale du suivi des achats.

Est-ce que la facturation électronique change quelque chose pour mes factures d'achat ?

Oui. Depuis septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures au format électronique via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Le traitement comptable reste identique, mais le support passe du papier ou PDF au format structuré (Factur-X, UBL ou CII).

Sources & Références

Service-Public : Tout savoir sur la facturation

BOFiP : Délai et mode de conservation des documents