Transfert de siège social : Étapes, coûts, conseils

Les étapes clés pour transférer son siège social

Étape 1 : décider et modifier les statuts

La première étape du transfert de siège social consiste à prendre la décision officielle et à mettre à jour les statuts. Sans cette formalité, le dossier sera systématiquement rejeté par le greffe.

Rédiger le procès-verbal (PV) : la décision doit être consignée dans un PV de décision, daté et signé par les organes compétents (président, gérant, assemblée selon la forme juridique). Ce document formalise le transfert et servira de référence pour toutes les étapes suivantes.

Mettre à jour l’article relatif au siège dans les statuts : l’article mentionnant l’adresse du siège social doit être modifié pour refléter la nouvelle localisation. Cette version des statuts doit être certifiée conforme à l’original par le dirigeant ou le représentant légal.

Respecter la forme et la datation : le PV et les statuts mis à jour doivent être datés du jour de la décision, signés par le ou les représentants légaux et conservés pour le dépôt auprès du greffe. Toute erreur de datation ou absence de signature peut entraîner le rejet du dossier.

Étape 2 : publier l’annonce légale

Une fois la décision de transfert prise et les statuts mis à jour, il est obligatoire de publier un avis dans un journal d’annonces légales. Cette publication a pour rôle d’informer officiellement les tiers et d’officialiser le changement de siège social.

La publication doit intervenir dans le mois suivant la décision et le nombre d’annonces dépend de la localisation du nouveau siège :

• Intra-ressort (même ressort du greffe) : 1 annonce suffit, mentionnant uniquement la nouvelle adresse.
• Hors-ressort (nouveau greffe) : 2 annonces sont nécessaires — une dans le journal du ressort actuel et une dans le journal du nouveau siège.

L’annonce légale doit obligatoirement contenir certaines informations précises, sous peine de rejet par le greffe. Parmi les mentions minimales, on retrouve notamment :

• L’ancienne et la nouvelle adresse du siège social
• La dénomination sociale et le sigle de l’entreprise
• La forme juridique (SAS, SARL, SA, SCI…)
• Le capital social
• L’adresse complète du nouveau siège
• Le numéro SIREN et le RCS du greffe actuel et, si hors-ressort, du greffe d’arrivée
• Les dirigeants habilités à prendre la décision

Bon à savoir : une annonce incomplète ou mal rédigée est l’une des causes principales de rejet du dossier par le greffe. Nous recommandons de préparer soigneusement le texte avant publication.

Pour optimiser cette étape et réduire le coût de l’annonce, vous pouvez rédiger une annonce concise, avec uniquement les informations obligatoires, regrouper plusieurs formalités dans une seule annonce si cela est possible (ex : changement de siège et de dirigeant) ou encore comparer les journaux d’annonces légales pour choisir le tarif le plus avantageux.

Étape 3 : déposer sur le guichet des formalités

Après la publication de l’annonce légale, il est indispensable de déposer votre dossier de transfert sur le guichet des formalités. Cette démarche permet de mettre à jour officiellement le Kbis, de notifier le greffe compétent et de rendre le transfert opposable aux tiers. Aujourd’hui, l’ancien formulaire M2 est entièrement remplacé par une procédure en ligne, rapide et sécurisée.

Pour rappel, le dépôt doit être effectué dans le mois suivant la décision de transfert, pour garantir la continuité administrative. Pour que le guichet accepte votre dossier, vous devez préparer les documents suivants.

Le tableau ci-dessous distingue les cas intra-ressort et hors-ressort :

Une fois le dossier validé, le greffe met à jour l’extrait Kbis avec la nouvelle adresse. Vous recevez le Kbis actualisé, qui servira pour toutes vos démarches officielles. Il permet également de mettre à jour les mentions légales sur vos documents commerciaux.

Étape 4 : mise à jour RBE et DBE

Le Registre des bénéficiaires effectifs (RBE), ou Déclaration des Bénéficiaires Effectifs (DBE), doit être mis à jour à chaque transfert de siège social si la modification impacte les informations sur les bénéficiaires. Cette étape est très importante pour garantir la conformité de la société et éviter des sanctions légales.

En pratique, la procédure dépend du ressort du greffe :

• Intra-ressort : la mise à jour du RBE/DBE n’est nécessaire que si les informations sur les bénéficiaires effectifs changent, par exemple si l’adresse personnelle du dirigeant a été modifiée.
• Hors-ressort : la DBE doit être déposée obligatoirement, quel que soit le changement de bénéficiaires, car le transfert implique un changement de greffe.

Ne pas mettre à jour le RBE/DBE peut entraîner :

• Amendes administratives
• Rejet du dépôt de formalités par le greffe
• Radiation de la société dans les cas extrêmes

Répondre à la question “la situation n’a pas changé” : si les informations relatives aux bénéficiaires n’ont pas changé, il suffit de le préciser clairement dans la déclaration. Cette mention évite tout risque de rejet et montre au greffe que la conformité a été vérifiée.

Pour vous aider, voici une synthèse par type de transfert :

Combien ça coûte de transférer son siège social ?

Le coût varie selon le type de transfert (intra-ressort ou hors-ressort) et la forme juridique de la société :

• Intra-ressort : environ 150 à 300 € HT
• Hors-ressort : environ 250 à 500 € HT

Ces coûts couvrent plusieurs postes :

• Les annonces légales : 1 pour un transfert intra-ressort, 2 pour un transfert hors-ressort, prix dépendant du journal et du nombre de lignes.
• Les frais du guichet unique, liés au dépôt et au traitement du dossier.
• Les justificatifs nécessaires : bail, attestation de domicile, facture EDF…
• L’accompagnement par un service spécialisé (optionnel), pour sécuriser la rédaction du PV, la mise à jour des statuts et la publication de l’annonce.

Pour optimiser cette démarche, rédiger des annonces concises et regrouper plusieurs formalités dans une seule publication va vous permettre de limiter les coûts tout en sécurisant le dossier.

Combien de temps pour transférer un siège social ?

En moyenne, un transfert de siège social prend de quelques jours à 2 semaines, selon la préparation des documents et la rapidité du greffe. La préparation des pièces (PV, statuts, justificatifs de jouissance) peut se faire en 24 à 72 heures. La publication de l’annonce légale est généralement immédiate et la validation du dossier par le guichet ou le greffe se fait ensuite en quelques jours à deux semaines.

Voici un tableau récapitulatif :

Les délais peuvent toutefois s’allonger si certaines pièces sont manquantes ou incorrectes, si les mentions de l’annonce légale sont incomplètes, ou encore si la déclaration des bénéficiaires effectifs (DBE) n’a pas été déposée correctement. Bien préparer le dossier en amont permet donc de gagner du temps mais aussi d’éviter les rejets.

Quand et pourquoi transférer son siège ?

Le transfert de siège social intervient lorsqu’il devient nécessaire d’aligner l’adresse juridique de l’entreprise sur sa réalité opérationnelle. Dans notre expérience, les raisons sont variées, mais relèvent souvent d’une évolution naturelle de l’activité.

Transférer son siège social : les raisons les plus fréquentes

• Croissance de l’entreprise : lorsque les locaux actuels deviennent inadaptés, le transfert permet d’accompagner le développement et de donner une image plus professionnelle.
• Optimisation des locaux : certaines sociétés souhaitent se rapprocher de leurs clients, d’un bassin d’emploi ou d’un pôle économique stratégique.
• Déménagement du dirigeant : dans les structures unipersonnelles (SASU, EURL), le siège est souvent fixé au domicile du représentant légal. Si celui-ci change de résidence, un transfert est alors indispensable.
• Recours à la domiciliation ou au coworking : ces solutions offrent flexibilité, image professionnelle et services mutualisés. Elles sont particulièrement appréciées des entrepreneurs en phase de croissance.

Le choix de l’adresse du siège n’est pas anodin : il conditionne la compétence du greffe, le régime fiscal local et parfois même la perception des partenaires commerciaux. Nous recommandons toujours de réfléchir au transfert dans une logique stratégique et non comme une simple formalité.

Le cas du siège social au domicile du dirigeant

Il est tout à fait possible de fixer le siège social au domicile personnel du dirigeant, à condition de respecter quelques règles précises. Cette solution reste économique et pratique, mais elle est parfois contraignante.

Bon à savoir : au terme du délai de 5 ans, si aucune solution alternative n’a été mise en place, l’entreprise doit impérativement transférer son siège vers une autre adresse (locaux professionnels ou société de domiciliation).

Qui décide du transfert ?

La décision de transférer le siège social appartient à l’organe compétent de la société, tel que défini dans les statuts. En pratique, les modalités diffèrent selon la forme juridique. C’est une étape essentielle, car la mauvaise désignation du décideur ou encore l’oubli d’un procès-verbal conforme peut entraîner un rejet du dossier par le greffe.

Bon à savoir : le transfert de siège social doit toujours être constaté par un procès-verbal (PV) et accompagné d’une mise à jour des statuts, signée et datée. Ces documents vont ensuite servir pour la publication et le dépôt sur le guichet des formalités.

Pour mieux visualiser qui prend la décision selon chaque forme juridique, nous avons résumé les informations clés dans le tableau ci-dessous :

Siège social et établissement principal : quelles différences ?

Le siège social correspond à l’adresse juridique officielle de l’entreprise : c’est elle qui figure sur le Kbis, qui détermine le greffe compétent, la nationalité de la société et le tribunal de commerce dont elle dépend.

À ne pas confondre avec l’établissement principal, qui désigne le lieu où l’activité est effectivement exercée :

Une société peut très bien avoir son siège domicilié chez le dirigeant à Paris, tout en exerçant son activité dans un bureau à Lyon.

En décidant de transférer son siège, l’entreprise modifie donc son ancrage administratif, sans changer ni son activité ni sa personnalité juridique. Le numéro de SIREN reste inchangé, ce qui permet de garantir la continuité de l’existence légale de l'entreprise. En revanche, le transfert peut impliquer un changement de ressort et donc de greffe compétent, si la nouvelle adresse relève d’un autre tribunal de commerce.

Ce changement d’adresse nécessite plusieurs mises à jour obligatoires :

• L’extrait Kbis doit être actualisé avec la nouvelle adresse ;
• Les statuts doivent être modifiés à l’article relatif au siège social ;
• Les mentions légales figurant sur vos documents commerciaux (devis, factures, site web, contrats…) doivent être revues ;
• Les courriers et notifications administratives seront désormais adressés à cette nouvelle localisation.

Bon à savoir : même si le transfert ne modifie pas le SIREN, il peut entraîner un changement de numéro RCS, lié au nouveau greffe de rattachement. Cette distinction, souvent méconnue, est essentielle pour éviter tout rejet lors du dépôt de formalités.

Il est essentiel de vérifier que tous les supports (statuts, Kbis, documents commerciaux, signatures électroniques) reflètent la nouvelle adresse pour éviter les complications et les retards administratifs.

Cas pratiques : intra-ressort vs hors-ressort vs étranger

Transfert dans le même ressort

Lorsqu’il s’agit d’un transfert intra-ressort (même ressort du greffe) :

• Annonce légale : 1 seule publication suffit, indiquant la nouvelle adresse.
• Liste des sièges successifs : non obligatoire.
• Pièces et points de contrôle : PV de décision, statuts mis à jour, justificatif de jouissance, attestation JAL.
• RBE/DBE : mise à jour seulement si les informations sur les bénéficiaires effectifs changent.

Bon à savoir : même si le greffe reste identique, vérifier que tous les documents et mentions légales sont à jour évite les rejets ou erreurs.

Transfert dans un autre ressort

Pour un transfert hors-ressort (nouveau greffe) :

• Annonce légale : 2 publications nécessaires — une dans le journal du ressort actuel et une dans celui du nouveau ressort.
• Liste des sièges successifs : obligatoire et signée par le représentant légal.
• Changement de greffe : le dossier doit être transmis au nouveau greffe.
• RBE/DBE : dépôt obligatoire, même si les informations des bénéficiaires n’ont pas changé.

Conseil pratique : préparer la liste des sièges successifs en avance et vérifier que les statuts sont bien certifiés conformes permet de gagner du temps et éviter un rejet par le greffe.

Transfert à l’étranger

Le transfert à l’étranger nécessite une procédure spécifique, généralement plus complexe et encadrée :

• Le transfert à l’étranger nécessite une procédure spécifique, généralement plus complexe et encadrée.

• Décision : souvent unanime pour valider le transfert.

• Procédure en 2 temps : projet de transfert validé par l’organe compétent puis radiation de la société du greffe français.

• Différences selon localisation :
  Union européenne : formalités simplifiées, souvent sans autorisation judiciaire.
  Hors UE : autorisation du juge et pièces supplémentaires requises.

Attention : le transfert vers un DOM / TOM n’est pas considéré comme étranger et suit donc une procédure différente.

Synthèse pratique :

Le tableau ci-dessous récapitule les obligations et formalités selon le type de transfert : intra-ressort, hors-ressort ou alors à l’étranger :

Erreurs fréquentes : comment les éviter ?

Lors d’un transfert de siège social, certaines erreurs sont fréquentes et peuvent entraîner le rejet du dossier. Pour sécuriser la procédure, il est important de les identifier et de prendre les mesures appropriées.

Parmi les principales erreurs :

• Mentions JAL incomplètes : oublis d’informations obligatoires dans l’annonce légale.
• Justificatif de jouissance non conforme : bail ou attestation incorrects ou non datés.
• Statuts non datés ou non certifiés conformes : entraîne souvent le rejet du dossier par le greffe.
• Oubli de la DBE : la déclaration des bénéficiaires effectifs doit être déposée quand nécessaire.
• Absence de liste des sièges successifs pour les transferts hors-ressort.

Pour les éviter, nous recommandons de :

• Contrôler au moins deux fois les mentions dans l’annonce légale, les statuts et le PV.
• Préparer tous les justificatifs en amont, en vérifiant leur conformité et leurs dates.
• Aligner toutes les adresses entre statuts, JAL et justificatifs pour éviter les incohérences.
• Rédiger un modèle d’annonce validé à l’avance et joindre une procuration si le dépôt est effectué par un mandataire.

FAQ - Questions fréquentes

Le numéro de SIREN change-t-il après un transfert ?

Non, le numéro de SIREN reste identique quel que soit le transfert. Seule l’adresse du siège social est modifiée, ce qui peut entraîner un changement de ressort du greffe et nécessite la mise à jour du Kbis. Cette mise à jour officialise la nouvelle adresse auprès des tiers.

Peut-on mettre le siège chez soi ? Conditions bail/copro ?

Oui, le siège peut être domicilié au domicile du dirigeant, mais il faut vérifier le bail et le règlement de copropriété. L’autorisation des copropriétaires ou du propriétaire peut être nécessaire. Il faut également que cette domiciliation reste compatible avec l’activité exercée.

Quel est le coût d'un transfert de siège social ?

Le coût varie selon le type de transfert et la forme juridique. Pour un transfert intra-ressort, comptez 150 à 300 € HT et pour un transfert hors-ressort, entre 250 et 500 € HT. Cela inclut notamment les annonces légales, frais de guichet, justificatifs et éventuellement l’accompagnement par un service spécialisé.

Faut-il prévenir les impôts (SIE) ?

Oui, il est fortement recommandé d’informer le Service des Impôts des Entreprises du changement de siège. Cela permet de mettre à jour le dossier fiscal de l’entreprise mais aussi d’éviter tout problème concernant la TVA, la CFE ou d’autres obligations fiscales locales.

Quel est l'impact sur la CFE et les taxes locales ?

Le transfert peut modifier la commune de référence pour la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) et les autres taxes locales. Il est important de se rapprocher de la mairie du nouveau siège pour connaître les taux applicables et anticiper toute différence de montant.

Siège social vs établissement principal : quelles différences ?

Le siège social correspond à l’adresse juridique officielle et détermine le greffe compétent et la juridiction. L’établissement principal désigne le lieu où l’activité est réellement exercée. Les deux adresses peuvent être différentes et avoir des implications administratives et fiscales distinctes.

Domiciliation/coworking : est-ce valable ?

Oui, le siège social peut être domicilié dans un centre de domiciliation ou encore dans un espace de coworking. Il faut toutefois que le bail ou le règlement autorise la domiciliation et que l’adresse reste compatible avec l’activité réelle de la société.

Statuts silencieux : quelle procédure ?

Si les statuts ne prévoient rien sur le transfert, la décision nécessite généralement l’unanimité des associés ou une approbation par l’organe de direction selon la forme juridique. Un procès-verbal doit être rédigé et les statuts mis à jour pour officialiser le transfert.

Quels sont les délais pour obtenir le Kbis mis à jour ?

Le Kbis mis à jour est généralement disponible quelques jours à deux semaines après le dépôt du dossier complet et la publication de l’annonce légale. Les délais peuvent varier selon le greffe et la complétude des documents fournis.

Quelles sont les causes de rejet fréquentes ?

Les rejets surviennent le plus souvent à cause de mentions incomplètes dans l’annonce légale, de statuts non datés ou non certifiés, de justificatifs de jouissance non conformes, ou de l’oubli de la déclaration des bénéficiaires effectifs (DBE). La vérification en amont permet d’éviter ces erreurs.

Sources & Références

Service Public - Domicilier une société et son activité

Service Public - Changer le siège social d'une société

Infogreffe - Transfert du siège social