Facture acquittée : définition, mentions et obligation

Quelles mentions doit comporter une facture acquittée ?

Une facture acquittée est une facture sur laquelle le fournisseur (créancier) appose une mention confirmant que le paiement a bien été reçu. Ce n'est pas un document distinct : c'est la facture d'origine, complétée d'informations qui attestent le règlement. Le fournisseur est le plus souvent à l'initiative de cette mention, mais le client (débiteur) peut aussi la demander pour justifier une dépense auprès d'un tiers comme une banque, un organisme de subvention ou une administration. Dans le cadre des marchés publics, c'est le comptable public qui atteste le paiement via un relevé de mandat. Pour avoir une réelle valeur de preuve, la facture acquittée doit comporter quatre informations précises.

Les 4 mentions indispensables

1. La mention « Acquittée » ou « Payée », clairement visible sur le document.
2. La date du paiement effectif (jour/mois/année), qui permet de situer le règlement dans le temps.
3. Le mode de règlement utilisé : virement bancaire, chèque, carte bancaire ou espèces.
4. La référence du paiement : numéro de virement, numéro de chèque ou numéro de transaction CB. Cette référence permet de relier la facture au mouvement bancaire correspondant.

Sans ces quatre éléments, le document reste une simple facture marquée « payée » sans réelle valeur probante.

Exemple de formulation prête à l'emploi

Prenons un cas concret : un consultant en informatique (SASU) facture 3 600 € HT à un client. Le client règle par virement le 15 mars 2026. Le fournisseur acquitte la facture avec la formulation suivante :

Facture acquittée le 15 mars 2026 par virement bancaire
Référence : VIR-2026-03-4857
[Signature / Cachet] - [Nom de l'entreprise]

Cette mention peut être manuscrite, tamponnée ou ajoutée numériquement (annotation PDF, logiciel de facturation). La signature ou le cachet commercial du fournisseur donne plus de poids au document comme preuve de paiement, même si aucun texte ne l'impose formellement. Les avantages de la SASU pour les consultants en font d'ailleurs un cadre juridique souvent choisi pour ce type d'activité.

Quelle est la valeur juridique d'une facture acquittée ?

La facture acquittée tire sa force de la logique du droit civil français : c'est au débiteur de prouver qu'il a payé. Voici ce que dit la loi et comment ce document se compare aux autres preuves de paiement.

Ce que dit l'article 1353 du Code civil

L'article 1353 du Code civil pose le principe de la charge de la preuve :

« Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l'extinction de son obligation. »

Concrètement : si un fournisseur réclame un paiement déjà effectué, c'est au client de prouver qu'il a bien réglé. La facture acquittée est la preuve la plus directe de cette extinction de l'obligation. Elle est un commencement de preuve par écrit, recevable devant un tribunal, mais elle peut être contestée par la partie adverse. Pour appuyer la preuve, conservez le relevé bancaire correspondant.

Facture acquittée vs autres preuves de paiement

Tous les justificatifs de paiement n'ont pas la même force. Ce tableau compare les six moyens de preuve les plus courants :

La facture acquittée est le seul document qui regroupe à la fois le détail de la prestation et la preuve du paiement sur un même justificatif.

La facture acquittée est-elle obligatoire ?

La question revient souvent : faut-il acquitter chaque facture ? La réponse dépend du contexte.

Le principe : aucune obligation légale générale

Aucun texte de loi n'impose d'acquitter systématiquement ses factures. C'est un usage commercial, pas une obligation. Le fournisseur n'est pas tenu d'établir ce document si le client ne le demande pas. En pratique, beaucoup d'entreprises se contentent du relevé bancaire comme justificatif de paiement.

Les cas où elle devient indispensable

Dans certaines situations, la facture acquittée passe du statut de « bonne pratique » à celui de pièce exigée :

• Subventions et aides publiques : les organismes qui attribuent des aides (FEDER, FSE, subventions régionales, aides BPI) exigent des factures acquittées comme justificatifs de dépenses réalisées. Sans ce document, le remboursement peut être refusé. Consultez la liste des aides financières à la création d'entreprise pour identifier celles qui imposent ce justificatif.
• Marchés publics : le pouvoir adjudicateur peut demander une facture acquittée pour chaque tranche de paiement.
• Financement bancaire : certaines banques exigent des factures acquittées pour valider un plan de trésorerie ou instruire un dossier de prêt.
• Paiement en espèces : en l'absence de trace bancaire, la facture acquittée reste le seul justificatif exploitable.

Comment acquitter une facture concrètement ?

Acquitter une facture ne prend que quelques minutes, à condition de suivre les bonnes étapes et d'utiliser les bons outils.

Étape par étape pour le fournisseur

1. Vérifier l'encaissement : confirmez que le paiement est bien crédité sur votre compte bancaire. Ne jamais acquitter avant cette vérification.
2. Reprendre la facture d'origine : en version papier ou numérique (PDF).
3. Apposer la mention complète : date du paiement, mode de règlement et référence de la transaction.
4. Signer ou apposer le cachet commercial : cela donne plus de poids au document.
5. Transmettre un exemplaire au client et conserver l'original dans vos pièces comptables.

Bon à savoir : Apposer la mention « acquittée » avant d'avoir vérifié l'encaissement effectif sur votre compte bancaire revient à reconnaître un paiement qui n'a pas eu lieu. Le fournisseur perd alors tout recours en recouvrement, car il a lui-même attesté avoir reçu les fonds.

Facture acquittée et facturation électronique

Avec la généralisation de la facturation électronique, la mention d'acquittement peut être intégrée directement dans un logiciel de facturation. Attention : le statut « payée » affiché dans un logiciel n'équivaut pas automatiquement à une facture acquittée. Pour que le document ait une valeur de preuve, les quatre mentions obligatoires (mention « acquittée », date, mode et référence du paiement) doivent figurer sur le PDF ou le document transmis au client.

La loi de finances 2026 et la facturation électronique précisent les nouvelles obligations applicables aux entreprises dans ce domaine. Avec l'app Swapn, la facturation électronique est intégrée via une plateforme agréée, conforme à la réforme de la facturation électronique.

Côté archivage comptable, conservez le PDF acquitté et le justificatif bancaire correspondant pendant 10 ans, durée légale de conservation des pièces comptables (article L123-22 du Code de commerce).

Cas particuliers : BTP, espèces et paiements échelonnés

Certains secteurs et modes de paiement appellent des règles spécifiques pour acquitter une facture.

Facture acquittée dans le BTP et les marchés par tranches

Le BTP est le secteur où la facture acquittée est la plus courante. Les chantiers sont souvent réglés par tranches : acompte à la commande, situations intermédiaires et solde à la réception. Chaque tranche payée donne lieu à une facture acquittée distincte. Ce fonctionnement permet au maître d'ouvrage de suivre l'avancement des paiements et au sous-traitant de prouver ses encaissements auprès de tiers. Pour les entreprises du secteur, les appels d'offres BTP imposent souvent ce niveau de rigueur documentaire pour chaque marché public remporté.

Le cas du paiement en espèces

Le plafond légal de paiement en espèces entre professionnels est fixé à 1 000 € (article L112-6 du Code monétaire et financier). Au-delà, le règlement doit passer par un moyen traçable (virement, chèque, carte bancaire). En dessous de ce seuil, le paiement en espèces ne laisse aucune trace bancaire : la facture acquittée devient alors le seul justificatif exploitable. Faites signer un reçu en double exemplaire en complément.

Bon à savoir : En cas de contrôle fiscal, un paiement en espèces sans facture acquittée ni reçu signé sera très difficile à justifier. Conservez systématiquement une trace écrite pour chaque règlement en liquide.

Paiements échelonnés et acomptes

Quand un client règle en plusieurs fois, la règle est simple : ne jamais acquitter la facture en totalité tant que le solde n'est pas reçu. Chaque paiement partiel fait l'objet d'une mention distincte sur la facture, avec le montant effectivement encaissé.

Bon à savoir : En cas de paiement partiel, la mention d'acquittement ne doit porter que sur le montant reçu. Exemple : « Acompte de 1 200 € reçu le 10 février 2026 par virement - Référence : VIR-2026-02-3291 ». L'acquittement total n'intervient qu'après réception du solde.

Que faire en cas de facture impayée ?

Quand le paiement ne vient pas, le fournisseur a deux niveaux de recours : l'amiable d'abord, le judiciaire ensuite.

Les étapes du recouvrement amiable

1. Relance par e-mail ou courrier simple : rappelez la facture, son échéance et le montant dû. Un ton professionnel suffit à débloquer la majorité des situations.
2. Mise en demeure par lettre recommandée avec AR : cette étape formalise la demande et fait courir les intérêts de retard légaux.
3. Délai entre chaque étape : laissez 8 à 15 jours au débiteur pour réagir avant de passer au niveau suivant.

Un suivi rigoureux de vos factures évite d'en arriver là. Le Sénat a récemment durci les règles sur les retards de paiement des TPE-PME, renforçant les sanctions applicables aux mauvais payeurs. L'app Swapn permet de suivre l'état de chaque facture et la trésorerie en temps réel, dès 29 € HT/mois.

Les recours judiciaires

Si la relance amiable échoue, deux options s'ouvrent :

• L'injonction de payer : procédure simplifiée auprès du tribunal compétent, sans audience. Le juge rend une ordonnance sur la base des pièces fournies (facture, mise en demeure, justificatifs).
• La procédure simplifiée par commissaire de justice (ex-huissier) : pour les créances inférieures à 5 000 €, cette procédure permet de recouvrer la dette sans passer par le tribunal.

Les délais de prescription à retenir : 2 ans pour les créances entre un professionnel et un particulier (article L218-2 du Code de la consommation) et 5 ans entre professionnels (article 2224 du Code civil).

Les questions fréquentes sur la facture acquittée

Quelle est la différence entre une facture acquittée et une facture payée ?

Dans l'usage courant, les deux termes désignent la même chose. La différence est formelle : une facture « acquittée » porte une mention officielle du fournisseur (date, mode et référence du paiement), ce qui lui donne une valeur probante. Une facture simplement marquée « payée » dans un logiciel n'a pas cette force si elle ne comporte pas les mentions requises.

Le fournisseur est-il obligé de fournir une facture acquittée ?

Non, aucune obligation légale ne contraint un fournisseur à acquitter une facture. Vous pouvez lui en faire la demande, notamment pour justifier la dépense auprès d'un tiers (banque, organisme de subvention, administration). En pratique, un fournisseur sérieux acceptera cette demande sans difficulté.

Comment acquitter une facture au format électronique (PDF) ?

Vous pouvez annoter le PDF directement avec la mention d'acquittement (date, mode de règlement, référence), puis signer numériquement le document. Certains logiciels de facturation permettent d'ajouter cette mention automatiquement. L'important est que les 4 mentions obligatoires figurent sur le document transmis au client. Pour choisir l'outil adapté, consultez notre comparatif des meilleurs logiciels de comptabilité.

Une facture acquittée suffit-elle comme preuve devant un tribunal ?

La facture acquittée est un commencement de preuve par écrit au sens de l'article 1353 du Code civil. Elle est recevable mais peut être contestée par la partie adverse. Pour appuyer la preuve, conservez aussi le relevé bancaire correspondant au paiement.

Peut-on acquitter une facture partiellement payée ?

Oui, mais la mention ne doit porter que sur le montant effectivement reçu. Exemple : « Acompte de 1 500 € reçu le 12 avril 2026 par virement ». L'acquittement total ne doit être apposé qu'après réception de l'intégralité du paiement.

Combien de temps conserver une facture acquittée ?

Les pièces comptables doivent être conservées 10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné (article L123-22 du Code de commerce). Conservez la facture acquittée et le justificatif bancaire correspondant dans le même dossier, au format numérique de préférence.

La facture acquittée est-elle obligatoire pour une demande de subvention ?

Dans la majorité des cas, oui. Les organismes qui attribuent des subventions (FEDER, FSE, aides régionales, BPI) exigent des factures acquittées comme justificatifs de dépenses réalisées. Sans ce document, le remboursement peut être refusé.

Puis-je utiliser un relevé bancaire à la place d'une facture acquittée ?

Le relevé bancaire prouve qu'un paiement a été effectué, mais il ne détaille pas l'objet de la dépense (prestation, référence de la facture). Il est souvent accepté comme preuve complémentaire, mais pas comme substitut, notamment pour les subventions ou les marchés publics.

Que risque un fournisseur qui acquitte une facture avant d'avoir reçu le paiement ?

Le fournisseur perd son recours en recouvrement. En acquittant la facture, il reconnaît avoir reçu le paiement. Si le chèque est sans provision ou si le client conteste, le fournisseur devra prouver par d'autres moyens que le paiement n'a jamais eu lieu, ce qui est très difficile face à sa propre attestation écrite.

Quelle différence entre une facture acquittée et un reçu de paiement ?

Le reçu de paiement est un document distinct, émis pour attester un encaissement (souvent pour les paiements en espèces). La facture acquittée est la facture d'origine complétée de la mention d'acquittement. Elle est plus complète car elle contient à la fois le détail de la prestation et la preuve du paiement. Pour aller plus loin sur la facture d'achat et sa rédaction, consultez notre article dédié.

Sources & Références

Legifrance : Article 1353 du Code civil

Service-Public : Tout savoir sur la facturation

Service-Public : Combien de temps une entreprise doit conserver ses documents ?