Mentions obligatoires facture électronique : checklist 2026

Quelles sont les mentions obligatoires sur toute facture (papier et électronique) ?

Les mentions obligatoires sur une facture électronique reprennent d'abord celles exigées sur toute facture, qu'elle soit papier ou dématérialisée. Elles sont définies par l'article 242 nonies A de l'annexe II du CGI et par l'article L441-9 du Code de commerce, et se répartissent en quatre catégories :

• Identifier votre entreprise avec ses coordonnées légales complètes
• Renseigner les informations de votre client
• Détailler la nature, les quantités et les montants de chaque opération
• Fixer les conditions et délais de règlement

Mentions relatives à l'émetteur

Votre facture doit permettre d'identifier clairement votre entreprise. Six informations sont à faire figurer :

• Dénomination sociale : le nom officiel de votre société tel qu'il figure au Kbis. Pour un entrepreneur individuel, indiquez votre nom et prénom. Exemple : « SAS Dupont Conseil » ou « Marie Dupont, EI ».
• Forme juridique et capital social : la structure juridique de votre société et le montant de son capital. Exemple : « SAS au capital de 1 000 € ».
• Adresse du siège social : l'adresse complète telle qu'enregistrée au RCS. Exemple : « 12 rue des Lilas, 75011 Paris ».
• Numéro SIREN ou SIRET : votre identifiant unique à 9 chiffres (SIREN) ou 14 chiffres (SIRET, qui inclut le code établissement). Exemple : « SIRET : 123 456 789 00012 ».
• Numéro de TVA intracommunautaire : attribué par l'administration fiscale. Si vous êtes en franchise en base de TVA, remplacez-le par la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Exemple : « FR 12 123456789 ».
• Numéro RCS et ville du greffe : votre immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Exemple : « RCS Paris 123 456 789 ».

Mentions relatives au client

Le destinataire de la facture doit aussi être identifié sans ambiguïté :

• Dénomination sociale du client : le nom de la société ou, pour un particulier, son nom et prénom. Exemple : « SARL Martin Services ».
• Adresse de facturation : l'adresse à laquelle la facture est envoyée. Exemple : « 5 avenue Victor Hugo, 69003 Lyon ». L'adresse de facturation doit correspondre exactement à celle enregistrée par votre client.
• Numéro de TVA intracommunautaire du client : obligatoire pour les opérations intracommunautaires et pour toute facture dont le montant HT dépasse 150 €. Exemple : « DE 123456789 ».
• Adresse de livraison : à indiquer si elle diffère de l'adresse de facturation. Cette mention devient un champ structuré obligatoire avec la réforme de la facturation électronique.

Mentions relatives à l'opération

Chaque opération facturée doit être décrite avec précision. Cette partie concentre le plus grand nombre de mentions :

• Date d'émission : le jour où la facture est créée. Exemple : « 15/09/2026 ».
• Numéro unique de facture : un numéro attribué selon une séquence chronologique continue, sans rupture ni trou. Exemple : « FA-2026-00142 ».
• Date de la vente ou de la prestation : le jour où la livraison ou le service a été réalisé, s'il diffère de la date d'émission. Exemple : « Prestation réalisée le 10/09/2026 ».
• Désignation des produits ou services : une description précise incluant la nature, la marque ou la référence. Exemple : « Audit stratégique, mission de 3 jours ».
• Quantité et prix unitaire HT : le détail de chaque ligne facturée. Exemple : « 3 jours × 800 € HT ».
• Taux de TVA et montant par taux : le taux appliqué à chaque ligne et le total de TVA correspondant. Si plusieurs taux coexistent, ventilez-les séparément. Exemple : « TVA 20 % : 480 € ».
• Total HT et total TTC : les montants globaux de la facture. Exemple : « Total HT : 2 400 € / Total TTC : 2 880 € ».
• Réductions de prix : rabais, remises ou ristournes accordés, avec leur montant et les conditions d'octroi. Exemple : « Remise fidélité 10 % : -240 € ».
• Numéro du bon de commande : si l'acheteur a émis un bon de commande, son numéro doit figurer sur la facture. Exemple : « BC-2026-0087 ».

Mentions relatives au paiement

Quatre mentions liées au règlement sont obligatoires sur toute facture entre professionnels :

• Date d'échéance du paiement : le jour limite de règlement ou le délai applicable (30 jours, 45 jours fin de mois, etc.). Exemple : « Échéance : 15/10/2026 (30 jours date de facture) ».
• Conditions d'escompte : si vous accordez un escompte pour paiement anticipé, précisez le taux et les conditions. Sinon, mentionnez-le explicitement. Exemple : « Pas d'escompte pour paiement anticipé ».
• Taux des pénalités de retard : le taux applicable en cas de retard de paiement. Le minimum légal est de 3 fois le taux d'intérêt légal en vigueur. Exemple : « Pénalités de retard : 12,06 % par an ».
• Indemnité forfaitaire de recouvrement : fixée à 40 € par la loi, elle s'applique de plein droit en cas de retard de paiement entre professionnels. Exemple : « Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 € ».

Les retards de paiement TPE PME font l'objet d'un durcissement des sanctions, ce qui rend la mention des pénalités d'autant plus importante sur chaque facture.

Quelles sont les 4 nouvelles mentions spécifiques à la facture électronique ?

La réforme de la facturation électronique (e-invoicing) ajoute 4 nouvelles mentions aux obligations existantes. Ces données, absentes des factures papier, permettent à l'administration fiscale de pré-remplir les déclarations de TVA et de fiabiliser les contrôles automatisés. La loi de finances 2026 et la facturation électronique précisent le calendrier et les modalités d'application de ces nouvelles obligations.

• Renseigner le SIREN du destinataire pour son identification automatique
• Indiquer si l'opération porte sur des biens, des services ou les deux
• Signaler l'éventuelle option pour la TVA sur les débits
• Préciser le lieu de livraison quand il diffère de l'adresse du client

Le numéro SIREN de l'acheteur

Jusqu'ici, seul le SIREN de l'émetteur figurait sur la facture. La réforme rend obligatoire le numéro SIREN de l'acheteur (le destinataire). Ce numéro à 9 chiffres permet à la Plateforme Agréée (PA) et à l'administration fiscale d'identifier automatiquement le client et de router la facture vers la bonne PA via l'annuaire central.

Vous le trouverez dans l'annuaire Sirene de l'INSEE ou directement dans l'annuaire central de la facturation électronique. Exemple : « SIREN acheteur : 987 654 321 ».

Bon à savoir : Le SIREN de l'acheteur n'est obligatoire que pour les transactions entre entreprises (B2B). Si votre client est un particulier, cette mention ne s'applique pas : les factures B2C ne transitent pas par le circuit de e-invoicing mais font l'objet d'un e-reporting.

La catégorie de l'opération

Chaque facture électronique doit préciser la catégorie de l'opération parmi trois choix : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte. Cette information permet à l'administration de pré-remplir les déclarations de TVA, car les règles d'exigibilité diffèrent selon la nature de l'opération.

Un consultant en stratégie indique « prestation de services ». Un artisan qui fournit les matériaux et réalise la pose indique « opération mixte ». Un grossiste qui vend des marchandises sans service associé indique « livraison de biens ».

L'option de paiement de la TVA sur les débits

Si votre entreprise a opté pour la TVA sur les débits (plutôt que sur les encaissements, qui est le régime par défaut pour les prestations de services), vous devez le mentionner sur la facture. Cette information détermine le moment où la TVA devient exigible, tant pour vous que pour votre client.

Formulation exacte à utiliser : « Option pour le paiement de la TVA d'après les débits ».

L'adresse de livraison des biens

Lorsque l'adresse de livraison diffère de l'adresse du client, elle doit figurer dans la facture électronique comme un champ structuré distinct. Cette mention concerne les livraisons de biens physiques et permet à l'administration de vérifier la territorialité de l'opération (lieu réel de livraison en France, dans l'UE ou hors UE).

Exemple : « Adresse de livraison : 8 rue de la Gare, 33000 Bordeaux ».

Comment ces mentions s'intègrent-elles dans le fichier structuré ?

Les mentions obligatoires d'une facture électronique ne se limitent pas au rendu visuel d'un document. Elles doivent figurer dans un fichier structuré au format XML, lisible et vérifiable automatiquement par les Plateformes Agréées.

Les trois formats acceptés : Factur-X, UBL et CII

Trois formats structurés sont acceptés pour émettre des factures électroniques en France :

Le point à retenir : toutes les mentions obligatoires doivent être renseignées dans les champs XML du fichier structuré, pas uniquement sur le rendu PDF. Une mention visible sur le PDF mais absente du XML sera considérée comme manquante par la Plateforme Agréée.

Bon à savoir : Un PDF simple, qu'il soit scanné ou généré nativement sans couche XML, n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Même si toutes les mentions apparaissent sur le document, l'absence de fichier structuré entraîne un rejet par la Plateforme Agréée.

Le rôle de la Plateforme Agréée dans le contrôle des mentions

La Plateforme Agréée (PA) agit comme un filtre technique. Avant de transmettre une facture au destinataire, elle vérifie la présence et la validité des mentions obligatoires dans le fichier structuré. Si une mention est absente ou invalide (SIREN incorrect, catégorie d'opération manquante), la facture reçoit le statut « rejetée » et n'atteint jamais le client.

La PA s'appuie sur l'annuaire central pour router chaque facture vers la bonne plateforme du destinataire grâce au plan d'adressage. Ce système garantit la traçabilité des flux et l'horodatage de chaque étape du cycle de vie (statuts « déposée », « émise », « rejetée », « refusée », « encaissée »). Si vous souhaitez changer d'opérateur, les démarches pour changer de plateforme agréée sont encadrées par des délais précis.

Il faut distinguer deux situations : le rejet technique, détecté par la PA lorsqu'une mention est absente ou que le format est invalide, et le refus commercial, qui intervient après réception lorsque le client conteste la facture pour un motif comme une erreur de montant. L'outil de facturation intégré à Swapn génère des factures au format Factur-X et intègre automatiquement l'ensemble des mentions obligatoires, y compris les nouvelles mentions liées à la réforme.

Quelles mentions ajouter selon votre situation particulière ?

Certaines situations imposent des mentions supplémentaires sur vos factures électroniques. Vérifiez si l'un de ces cas vous concerne :

• Franchise de TVA : apposer la mention de l'article 293 B du CGI
• Sous-traitance BTP : signaler l'autoliquidation de la TVA
• Adhérent CGA ou AGA : mentionner l'acceptation des règlements par chèque et carte
• Vente de biens aux consommateurs : rappeler la garantie légale de conformité
• Échanges intracommunautaires : indiquer les numéros de TVA et l'exonération

Vous êtes en franchise de TVA

Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (micro-entrepreneurs, entreprises sous les seuils), votre facture ne doit comporter aucune ligne de TVA. Le montant TTC est identique au montant HT. Pour tout savoir sur la TVA en micro-entreprise, les règles de seuils et les obligations déclaratives, consultez notre guide dédié.

Mention obligatoire : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Vous facturez en sous-traitance (autoliquidation)

Dans le secteur du BTP, le sous-traitant ne facture pas la TVA à son donneur d'ordre. C'est ce dernier qui autoliquide la TVA dans sa propre déclaration. Les entreprises qui créent une SASU dans le BTP sont fréquemment concernées par ce mécanisme d'autoliquidation.

Mention obligatoire : « Autoliquidation de la TVA - article 283-2 nonies du CGI ».

Vous êtes membre d'un centre de gestion agréé

Si vous adhérez à un centre de gestion agréé (CGA) ou à une association de gestion agréée (AGA), une mention spécifique doit figurer sur chaque facture.

Mention obligatoire : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté ».

Vous vendez des biens à des particuliers (garantie légale)

Depuis le décret n°2021-609 du 18 mai 2021, toute vente de biens neufs à un consommateur doit mentionner la garantie légale de conformité de 2 ans. Cette obligation s'applique aux factures comme aux tickets de caisse.

Formulation type : « Le consommateur bénéficie d'une garantie légale de conformité de 2 ans à compter de la délivrance du bien ».

Vous facturez des opérations intracommunautaires

Pour les livraisons de biens à un client établi dans un autre État membre de l'UE, deux règles s'appliquent :

• Les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l'acheteur doivent figurer sur la facture. Vous pouvez vérifier et calculer un numéro de TVA intracommunautaire directement en ligne.
• La mention d'exonération est obligatoire : « Exonération de TVA, article 262 ter I du CGI ».

Le client autoliquide la TVA dans son pays selon les règles locales.

Quelles sanctions en cas de mentions manquantes ou inexactes ?

Une facture électronique non conforme expose l'émetteur à des sanctions financières et à des blocages opérationnels. Trois types de conséquences sont à anticiper :

• Amende de 15 € par mention absente, plafonnée au quart de la facture
• Rejet automatique par la Plateforme Agréée si une mention obligatoire manque
• Retards de paiement et remise en cause de la déduction de TVA chez le client

L'amende de 15 € par mention manquante (article 1737 du CGI)

L'article 1737 du CGI prévoit une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte sur chaque facture. Cette amende est plafonnée au quart du montant total de la facture. Elle s'applique à chaque facture non conforme, pas uniquement à la première.

Premier exemple : vous émettez une facture de 2 000 € HT avec 3 mentions manquantes. Calcul : 3 × 15 € = 45 €. Le plafond atteint 2 000 × 25 % = 500 €. L'amende de 45 € s'applique intégralement, car elle reste sous le plafond.

Second exemple : vous émettez une facture de 200 € avec 5 mentions manquantes. Calcul : 5 × 15 € = 75 €. Le plafond est de 200 × 25 % = 50 €. L'amende est donc limitée à 50 €.

Le rejet par la Plateforme Agréée

La Plateforme Agréée rejette automatiquement les factures dont les mentions obligatoires sont absentes ou invalides dans le fichier structuré. La facture reçoit le statut « rejetée » et n'est pas transmise au client.

La conséquence directe est un retard de paiement. Vous devez corriger la facture, la réémettre via la PA, et le délai de règlement repart de zéro. Sur une facture à 30 jours, un rejet peut décaler l'encaissement de plusieurs semaines. Swapn, inscrit à l'Ordre des Experts-Comptables, intègre un module de facturation électronique conforme à la réforme, connecté à une plateforme agréée, dès 29 € HT/mois.

Les risques opérationnels et fiscaux

Au-delà de l'amende et du rejet, les factures non conformes créent des risques en cascade. Votre client peut contester une facture dont les mentions sont incomplètes, ce qui génère des litiges commerciaux parfois longs à résoudre. En cas de facture impayée, une facture non conforme peut également fragiliser vos recours.

Lors d'un contrôle fiscal, l'administration peut rejeter la déduction de TVA chez votre client si la facture ne comporte pas toutes les mentions requises. Le Code de commerce (article L441-9) prévoit une amende pouvant atteindre 75 000 € pour défaut de facturation.

Bon à savoir : Une facture rejetée par la PA n'interrompt pas le délai de paiement légal. Si votre facture est rejetée et que vous devez la réémettre, le délai court à compter de la nouvelle émission, ce qui peut décaler votre trésorerie de plusieurs semaines.

Checklist récapitulative : toutes les mentions en un coup d'œil

Le tableau ci-dessous regroupe les 26 mentions obligatoires sur une facture électronique. Utilisez-le pour vérifier la conformité de vos factures avant émission. Les quatre dernières lignes correspondent aux nouvelles mentions liées à la réforme de la facturation électronique.

Les questions fréquentes sur les mentions obligatoires en facture électronique

Voici les réponses aux questions les plus courantes sur les mentions à faire figurer sur vos factures électroniques.

Quelles sont les 4 nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques ?

Les 4 nouvelles mentions sont : le numéro SIREN de l'acheteur, la catégorie de l'opération (biens, services ou mixte), la mention de l'option pour la TVA sur les débits (si applicable) et l'adresse de livraison lorsqu'elle diffère de l'adresse du client. Elles s'ajoutent aux mentions classiques déjà en vigueur.

Est-ce que les mentions obligatoires sont les mêmes sur une facture papier et une facture électronique ?

Non. La facture électronique reprend toutes les mentions d'une facture papier, mais ajoute quatre mentions supplémentaires (SIREN acheteur, catégorie d'opération, option TVA débits, adresse de livraison). Ces mentions doivent aussi être intégrées dans le fichier structuré XML, pas seulement visibles sur le document.

Quelle est l'amende en cas de mention manquante sur une facture électronique ?

L'amende est de 15 € par mention manquante ou inexacte, plafonnée au quart du montant de la facture (article 1737 du CGI). Sur une facture de 1 000 €, l'amende maximale est de 250 €, quel que soit le nombre de mentions absentes.

Quels sont les principaux statuts d'une facture électronique ?

Les statuts normés du cycle de vie sont : « déposée » (envoyée à la PA), « émise » ou « reçue » (transmise au destinataire), « rejetée » (non-conformité technique) ou « refusée » (contestation commerciale) et « encaissée » (paiement effectué). La Plateforme Agréée gère ces statuts automatiquement.

Comment mentionner la TVA quand on est en franchise de TVA ?

Vous devez faire figurer la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur votre facture. Aucune ligne TVA ne doit apparaître et le montant TTC est identique au montant HT. Cette mention doit être présente dans le fichier structuré XML. La facture pour micro-entreprise suit des règles spécifiques qu'il convient de bien maîtriser.

Est-ce qu'un PDF envoyé par e-mail est une facture électronique ?

Non. Un PDF simple, même envoyé par e-mail, n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. La facture doit être émise dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII) et transiter par une Plateforme Agréée. Un PDF sans couche XML sera rejeté. Pour choisir le bon outil, consultez notre comparatif des logiciels de facturation professionnels.

Faut-il indiquer le SIREN du client sur une facture adressée à un particulier ?

Non. Le numéro SIREN de l'acheteur est obligatoire uniquement pour les transactions entre entreprises (B2B). Les factures adressées à des particuliers (B2C) ne transitent pas par le circuit de e-invoicing mais font l'objet d'un e-reporting.

Quelle différence entre une facture rejetée et une facture refusée ?

Une facture « rejetée » l'est pour un motif technique par la Plateforme Agréée (mention manquante, format invalide, SIREN incorrect) : elle n'atteint jamais le destinataire. Une facture « refusée » a bien été transmise au client, mais celui-ci la conteste pour un motif commercial (erreur de montant, prestation non conforme).

Comment vérifier que mon logiciel intègre les nouvelles mentions obligatoires ?

Vérifiez que votre logiciel génère des factures dans un des trois formats structurés acceptés (Factur-X, UBL ou CII) et qu'il gère les champs suivants : SIREN de l'acheteur, catégorie de l'opération, option TVA sur les débits, adresse de livraison. Assurez-vous aussi qu'il est connecté à une Plateforme Agréée. Les logiciels pour consultants indépendants intègrent souvent ces fonctionnalités nativement.

Quand les nouvelles mentions obligatoires entrent-elles en vigueur ?

Les grandes entreprises et ETI doivent émettre leurs factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les TPE et PME devront émettre à compter du 1er septembre 2027. Toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026.

Sources & Références

Service-Public : Tout savoir sur la facturation

Impots.gouv.fr : Je découvre la facturation électronique

Legifrance : Article 242 nonies A - CGI, annexe II