Facture freelance : mentions obligatoires et modèle 2026

Quelles mentions obligatoires sur une facture freelance ?

Une facture freelance doit comporter quatre catégories d'informations pour être conforme : l'identité de l'émetteur, celle du client, le détail de la prestation et les conditions de paiement. Voici chaque catégorie en détail.

Les informations sur le freelance (émetteur)

Chaque facture doit identifier clairement le prestataire. Voici les mentions à faire figurer :

• Nom et prénom (entrepreneur individuel) ou dénomination sociale + forme juridique (SASU, EURL, SAS, SARL)
• Mention « EI » ou « Entrepreneur individuel » pour tous les entrepreneurs individuels, y compris les micro-entrepreneurs (obligatoire depuis le décret n° 2022-725 de mai 2022)
• Adresse du siège social ou du domicile professionnel
• Numéro SIREN (9 chiffres) ou SIRET (14 chiffres)
• Numéro de TVA intracommunautaire, si vous êtes assujetti à la TVA
• Code APE / NAF (code d'activité attribué par l'INSEE)
• Numéro d'inscription au RCS (registre du commerce et des sociétés) ou au RM (répertoire des métiers), selon votre activité

Bon à savoir : Depuis mai 2022, tous les entrepreneurs individuels, micro-entrepreneurs compris, doivent faire figurer la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel » sur leurs factures, devis et documents professionnels. L'absence de cette mention est sanctionnable au même titre que toute autre mention manquante.

Les informations sur le client

La facture doit aussi identifier le destinataire de la prestation :

• Nom et prénom (client particulier) ou dénomination sociale (client professionnel)
• Adresse de facturation, et adresse de livraison si elle est différente
• Numéro de TVA intracommunautaire du client, si la transaction est en B2B intracommunautaire (entre deux pays de l'UE)
• Numéro de bon de commande, s'il en existe un

Pour une facturation B2B en France, le numéro de TVA du client n'est pas obligatoire sur la facture. Il le devient uniquement pour les prestations intracommunautaires.

Les informations sur la prestation

C'est le cœur de la facture. Chaque prestation de services ou livraison de bien doit être décrite avec précision :

• Date d'émission de la facture
• Numéro de facture, basé sur une numérotation séquentielle continue (sans trou ni doublon)
• Date de réalisation de la prestation ou période concernée (ex : « Prestation réalisée du 1er au 15 mars 2026 »)
• Désignation précise : nature de la prestation, quantité (nombre de jours, d'heures ou d'unités) et prix unitaire HT
• Taux de TVA applicable par ligne de prestation (20 %, 10 %, 5,5 %), ou mention d'exonération
• Montant total HT, montant de la TVA et montant total TTC
• Réductions éventuelles : remise commerciale, rabais, escompte pour paiement anticipé, avec le montant déduit clairement indiqué

Un exemple concret : si vous facturez 3 jours de conseil à 500 € HT/jour, indiquez « Conseil en stratégie digitale - 3 jours × 500 € HT = 1 500 € HT ». Pour aller plus loin, un modèle de facture conforme est disponible en téléchargement gratuit.

Les conditions de paiement

Les conditions de règlement sont des mentions obligatoires souvent oubliées par les freelances débutants :

• Date d'échéance du paiement ou délai de paiement (30 jours, 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d'émission)
• Moyens de paiement acceptés (virement bancaire, chèque, carte bancaire, etc.)
• Taux des pénalités de retard applicables en cas de retard de paiement (minimum légal : 3 fois le taux d'intérêt légal en vigueur)
• Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 € (obligatoire sur toute facture B2B)
• Conditions d'escompte pour paiement anticipé, ou mention « Pas d'escompte pour paiement anticipé »

Bon à savoir : L'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement doit figurer sur toute facture adressée à un professionnel, même si le client paie dans les délais. Son omission est une mention manquante sanctionnable par une amende de 15 € par facture concernée. Le Sénat a récemment durci les sanctions pour retards de paiement entre TPE et PME, un contexte qui renforce l'importance de ces mentions.

Comment adapter sa facture selon son statut juridique ?

Les mentions obligatoires varient selon votre statut. Un micro-entrepreneur ne mentionne pas les mêmes éléments qu'un dirigeant de SASU. Voici ce qui change pour chaque forme juridique.

Facture en micro-entreprise (auto-entrepreneur)

En micro-entreprise, la principale particularité concerne la TVA. Tant que votre chiffre d'affaires reste sous les seuils de la franchise en base (37 500 € pour les prestations de services, 85 000 € pour la vente), vous ne facturez pas la TVA.

Votre facture auto-entrepreneur freelance doit porter la mention exacte : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Vous n'avez pas de numéro de TVA intracommunautaire à indiquer. La mention « EI » reste obligatoire depuis 2022. La numérotation suit les mêmes règles que pour tout autre statut. Un modèle de facture sans TVA pour auto-entrepreneur est disponible gratuitement pour vous aider à démarrer.

Exemple : une facture de conseil à 500 € affiche simplement « Total : 500,00 € » sans distinction HT/TTC.

Facture en entreprise individuelle (EI classique)

L'entrepreneur individuel au régime réel suit les mêmes règles générales, avec deux cas de figure pour la TVA :

• Si vous êtes assujetti à la TVA : mentionnez le taux applicable, le montant de TVA et votre numéro de TVA intracommunautaire.
• Si vous bénéficiez de la franchise en base : appliquez la même mention que le micro-entrepreneur (« TVA non applicable, article 293 B du CGI »).

La mention « Entrepreneur individuel » ou « EI » doit apparaître sur tous vos documents commerciaux. Pour choisir entre ce statut et d'autres formes juridiques, vous pouvez consulter notre comparatif entreprise individuelle ou EURL.

Facture en société (SASU, EURL, SAS, SARL)

En société, des mentions supplémentaires s'ajoutent :

• Dénomination sociale complète + forme juridique (ex : « Dupont Consulting SASU »)
• Montant du capital social (ex : « Capital social : 1 000 € »)
• Numéro RCS suivi de la ville du greffe d'immatriculation (ex : « RCS Paris 123 456 789 »)
• Numéro de TVA intracommunautaire, sauf si la société bénéficie de la franchise en base

Le nom du représentant légal (président, gérant) n'a pas besoin de figurer sur la facture. Si vous hésitez encore sur la forme juridique à adopter, un simulateur de statut juridique en ligne peut vous aider à trancher rapidement.

Tableau récapitulatif des mentions par statut

Ce tableau vous permet de vérifier en un coup d'œil les mentions spécifiques à votre situation :

Comment numéroter ses factures correctement ?

La numérotation des factures est encadrée par l'article L441-9 du Code de commerce. Elle doit suivre une séquence chronologique continue, sans exception.

Le principe de la numérotation séquentielle

Chaque facture reçoit un numéro unique, attribué dans un ordre chronologique continu. Aucun trou n'est autorisé : si votre dernière facture porte le numéro 012, la suivante est obligatoirement 013. Vous ne pouvez pas supprimer un numéro de la séquence. En cas d'erreur, la correction passe par une facture d'avoir, jamais par la suppression de la facture initiale.

Les deux méthodes de numérotation

Deux approches sont courantes :

• Méthode simple : 001, 002, 003… Vous pouvez remettre le compteur à zéro chaque 1er janvier (001 repart en début d'année).
• Méthode préfixée (recommandée) : 2026-001, 2026-002… Le préfixe annuel facilite le classement et la traçabilité sur plusieurs exercices.

Une variante utile si vous gérez plusieurs types de missions : ajouter un préfixe client ou activité, comme CLI-2026-001. L'important est de garder la même logique tout au long de l'exercice.

Que faire en cas d'erreur sur une facture ?

Il est interdit de supprimer ou de modifier une facture déjà émise. La procédure correcte consiste à émettre une facture d'avoir qui annule la facture erronée. Cet avoir doit mentionner le numéro de la facture annulée. Vous émettez ensuite une nouvelle facture corrigée, avec le numéro suivant dans votre séquence. Par exemple : la facture 2026-014 contient une erreur, vous émettez l'avoir AV-2026-015, puis la facture corrigée 2026-016.

Facture freelance avec ou sans TVA : quelles règles ?

La TVA est le sujet qui génère le plus de questions chez les freelances. Selon votre chiffre d'affaires et votre statut, vous facturez avec ou sans TVA, et les mentions sur la facture changent.

La franchise en base de TVA

La franchise en base de TVA vous dispense de facturer la TVA tant que votre chiffre d'affaires annuel reste sous les seuils suivants :

• 37 500 € pour les prestations de services
• 85 000 € pour la vente de marchandises

Des seuils majorés (41 250 € pour les services, 93 500 € pour la vente) s'appliquent en cas de dépassement ponctuel. Tant que vous restez sous ces plafonds, votre facture porte la mention obligatoire : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Pour tout comprendre sur la TVA en micro-entreprise, un guide dédié détaille les règles applicables selon votre situation.

Bon à savoir : Si votre chiffre d'affaires dépasse 37 500 € (prestations de services) en cours d'année, vous devenez redevable de la TVA dès le premier jour du mois de dépassement. Vous devez alors facturer la TVA sur toutes les factures suivantes et demander un numéro de TVA intracommunautaire auprès de votre service des impôts. Les nouveaux seuils de la micro-entreprise en 2026 ont par ailleurs été mis à jour, pensez à vérifier votre situation.

Comment facturer avec la TVA

Lorsque vous êtes assujetti, chaque ligne de votre facture doit indiquer le taux de TVA applicable (20 %, 10 % ou 5,5 % selon la nature de la prestation). La facture distingue clairement trois montants : le total HT, le montant de la TVA et le total TTC.

Vous devez aussi mentionner votre numéro de TVA intracommunautaire. Pour les prestations réalisées auprès d'un client professionnel dans un autre pays de l'UE, c'est le mécanisme d'autoliquidation qui s'applique : vous facturez HT et le client déclare lui-même la TVA dans son pays.

Cas pratique : même prestation avec et sans TVA

Prenons une prestation de conseil en stratégie digitale, facturée sur la base d'un taux journalier moyen (TJM) de 500 €, pour 1 jour de travail. Pour fixer ce TJM en freelance de manière cohérente avec votre marché, plusieurs paramètres sont à prendre en compte.

Facture d'un micro-entrepreneur (franchise en base) :

Facture d'un freelance en SASU (assujetti TVA 20 %) :

Pour un client professionnel assujetti (B2B), le coût réel est identique dans les deux cas : 500 € nets. Le client en SASU paie 600 € TTC mais récupère les 100 € de TVA. En revanche, pour un client particulier (B2C) qui ne récupère pas la TVA, le micro-entrepreneur est moins cher de 100 €.

Facturer un particulier ou un professionnel : quelles différences ?

Les obligations de facturation diffèrent selon que votre client est un professionnel ou un particulier. Voici les règles à connaître pour chaque situation.

Facturation B2B (client professionnel)

La facture est obligatoire pour toute prestation réalisée auprès d'un professionnel, quel que soit le montant. Elle doit être émise au plus tard à la date de la livraison ou de la fin de la prestation.

Les mentions de pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sont obligatoires. Les délais de paiement sont encadrés : 30 jours par défaut à compter de la réception de la facture, avec un maximum de 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois si un accord contractuel le prévoit.

Facturation B2C (client particulier)

Pour un client particulier, une note ou facture est obligatoire dès que le montant de la prestation dépasse 25 € TTC. En dessous de ce seuil, la facture reste obligatoire si le client la demande.

Certaines activités imposent une note systématique, quel que soit le montant : travaux immobiliers, déménagement, restauration. Le freelance doit conserver un exemplaire de chaque note ou facture émise. Les mentions de pénalités de retard et d'indemnité forfaitaire de 40 € ne s'appliquent pas aux clients particuliers.

Quelles sanctions en cas de facture non conforme ?

Les sanctions pour défaut de facturation ou facture incomplète sont lourdes. Mieux vaut connaître les risques pour les éviter.

Les amendes administratives

L'amende pour chaque mention manquante ou inexacte est de 15 €, plafonnée à 25 % du montant de la facture concernée. Ce montant peut sembler faible, mais il s'applique par facture et par mention.

Le défaut total de facturation est sanctionné bien plus sévèrement : 75 000 € d'amende pour une personne physique (entrepreneur individuel, micro-entrepreneur) et 375 000 € pour une personne morale (SASU, EURL, SAS, SARL). En cas de récidive dans les deux ans, ces montants sont doublés : 150 000 € et 750 000 €.

Les autres risques

Au-delà des amendes administratives, une facture non conforme expose à un redressement fiscal. L'administration peut remettre en cause la déduction de TVA pour votre client, ce qui détériore la relation commerciale.

L'article 1737 du CGI prévoit une amende fiscale de 50 % des sommes non facturées. Lors d'un contrôle, des factures irrégulières peuvent aussi entraîner le rejet pur et simple de votre comptabilité, avec une taxation d'office à la clé.

Facturation électronique : ce qui change pour les freelances

La réforme de la facturation électronique (e-invoicing) modifie en profondeur la façon dont les freelances émettent et reçoivent leurs factures. Voici le calendrier et les actions à anticiper.

Le calendrier de la réforme e-invoicing

La réforme se déploie en deux phases :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques au format structuré. Les grandes entreprises et ETI commencent à émettre à cette date.
• 1er septembre 2027 : obligation d'émission étendue aux micro-entreprises et PME.

Le format structuré (Factur-X, UBL ou CII) devient la norme. Un simple PDF envoyé par e-mail ne suffit plus : la facture doit contenir des données lisibles par une machine. Pour comprendre toutes les implications de cette réforme, le guide sur la facturation électronique et la loi de finances détaille les changements à anticiper.

Comment se préparer concrètement

Pour être prêt, plusieurs actions sont à mener dès maintenant :

• Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l'administration, ou utiliser le portail public de facturation (PPF)
• Vérifier que votre logiciel de facturation génère des factures au format structuré compatible
• Intégrer les nouvelles mentions requises : nature exacte de la prestation, SIREN du client, adresse de livraison
• Mettre à jour la mention de franchise en base : « article 293 B du CGI » sera remplacé par « article L.223 du CIBS » (l'ancienne formulation reste tolérée jusqu'au 31 décembre 2027)

L'app Swapn intègre nativement la facturation électronique via une plateforme de dématérialisation agréée, ce qui permet aux freelances en société d'être conformes dès septembre 2026 sans changer d'outil.

Quel outil utiliser pour facturer en freelance ?

Le choix du bon outil de facturation freelance conditionne la conformité de vos factures et votre sérénité face aux évolutions réglementaires.

Les critères pour choisir un logiciel de facturation

Un logiciel de facturation adapté aux freelances doit répondre à plusieurs critères :

• Conformité légale : mentions obligatoires pré-remplies et numérotation automatique séquentielle
• Compatibilité avec la réforme de la facturation électronique 2026 (format Factur-X, connexion à une PDP agréée)
• Génération de devis convertibles en facture en un clic
• Suivi des paiements reçus et relances automatiques en cas de retard
• Export comptable et transmission directe au comptable pour simplifier la tenue de votre comptabilité

Swapn propose une app tout-en-un qui intègre la facturation électronique conforme à la réforme 2026 via une plateforme agréée, avec transmission directe à votre comptable dédié, dès 29 € HT/mois sans engagement. Pour comparer les options disponibles sur le marché, notre comparatif des logiciels de comptabilité vous donnera une vue d'ensemble des prix et fonctionnalités.

Logiciel de facturation ou tableur : pourquoi le tableur ne suffit plus

Un fichier Excel ou Google Sheets ne garantit pas l'inaltérabilité des données, une exigence légale pour les documents de facturation. Rien n'empêche de modifier ou supprimer une ligne a posteriori, ce qui rend le fichier non conforme en cas de contrôle.

Le tableur expose aussi à des erreurs de numérotation, des oublis de mentions et l'impossibilité de générer des factures au format structuré requis par la réforme e-invoicing. Un logiciel de facturation conforme coûte entre 0 et 30 € par mois, un investissement minime face aux risques encourus. Les consultants indépendants trouveront par ailleurs une sélection d'outils adaptés à leurs besoins spécifiques.

Combien de temps conserver ses factures ?

La durée légale de conservation des factures est de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné (article L123-22 du Code de commerce). Cette obligation vaut pour les factures émises comme pour les factures reçues.

La conservation peut se faire sous format papier ou numérique. Les deux ont la même valeur probante, à condition que le format numérique garantisse l'intégrité et la lisibilité des documents dans le temps.

En cas de contrôle fiscal, l'administration peut exercer son droit de reprise sur les 3 derniers exercices clos. Mais les factures doivent rester accessibles pendant 10 ans. Un conseil pratique : archivez vos factures par année, en reprenant la numérotation correspondante (ex : un dossier « 2026 » contenant les factures 2026-001 à 2026-087).

Les questions fréquentes sur la facture freelance

Un freelance est-il obligé d'émettre une facture pour chaque mission ?

Oui, pour toute prestation réalisée auprès d'un professionnel (B2B), la facture est obligatoire quel que soit le montant. Pour un client particulier (B2C), elle est obligatoire dès que le montant dépasse 25 € TTC ou si le client la demande.

Quelle mention TVA mettre sur une facture quand on est en franchise en base ?

Vous devez inscrire la mention exacte : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». À partir de 2027, cette mention sera remplacée par « TVA non applicable, article L.223 du CIBS ». L'ancienne formulation reste tolérée jusqu'au 31 décembre 2027.

Peut-on utiliser Excel ou Google Sheets pour faire ses factures freelance ?

Techniquement oui, mais ce n'est pas recommandé. Un tableur ne garantit pas l'inaltérabilité des données exigée par la loi et ne sera pas compatible avec la réforme de la facturation électronique obligatoire dès septembre 2026 (réception) et septembre 2027 (émission).

Comment corriger une erreur sur une facture déjà envoyée ?

Vous ne pouvez ni supprimer ni modifier une facture émise. Émettez une facture d'avoir qui annule la facture erronée, en mentionnant son numéro, puis réémettez une nouvelle facture avec le numéro suivant dans la séquence.

Quelle est la différence entre une facture et un devis pour un freelance ?

Le devis est un document pré-contractuel qui décrit la prestation et son prix avant la réalisation. La facture est le document comptable émis après la prestation, qui constate la dette du client. Un devis accepté et signé a valeur de contrat. Les deux documents partagent les mêmes mentions d'identification. Un modèle de devis conforme est disponible en téléchargement gratuit.

Faut-il facturer en HT ou en TTC quand on est auto-entrepreneur ?

En micro-entreprise sous franchise en base, vous facturez un montant unique (HT = TTC puisque la TVA n'est pas applicable). Vous n'avez pas à distinguer HT et TVA. Indiquez simplement le montant total avec la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Quel délai pour envoyer une facture après une prestation freelance ?

La facture doit être émise dès la réalisation de la prestation. En B2B, elle doit être transmise au plus tard à la livraison. En pratique, un délai de quelques jours est toléré, mais facturez rapidement pour sécuriser le paiement et respecter la numérotation chronologique.

Comment numéroter ses factures quand on commence son activité en cours d'année ?

Commencez simplement au numéro 1 (ou 001). Vous pouvez utiliser un préfixe annuel (ex : 2026-001) pour faciliter le suivi. L'important est de maintenir une séquence chronologique continue sans rupture. Vous n'êtes pas obligé de commencer au 1er janvier.

Que risque un freelance qui oublie une mention obligatoire sur sa facture ?

L'amende est de 15 € par mention manquante ou inexacte, plafonnée à 25 % du montant de la facture. En cas de défaut total de facturation, l'amende peut atteindre 75 000 € (personne physique) ou 375 000 € (société), doublée en cas de récidive.

Est-ce qu'un freelance en portage salarial doit émettre ses propres factures ?

Non. En portage salarial, c'est la société de portage qui émet la facture au client final. Le freelance porté reçoit un bulletin de salaire. Il n'a pas besoin de numéro SIRET ni de se soucier des mentions obligatoires sur les factures. Pour en savoir plus sur cette option, le guide sur devenir freelance avec le portage salarial détaille les conditions et avantages de ce statut.

Sources & Références

Service-Public : Tout savoir sur la facturation

Legifrance : Article L441-9 - Code de commerce

impots.gouv.fr : Mentions obligatoires sur les factures (BOFiP)